Правила оформления документов

- трудовые книжки;

- документы об образовании;

- уставы (положения) предприятий, учреждений  и организаций;

- договоры;

- доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

- образцы оттисков печати и  подписей работников, имеющих право  совершения финансово-хозяйственных операций;

- акты (приема законченных строительством  объектов, выполненных работ и  др.);

- командировочные удостоверения.

Предусматривается также проставление гербовой печати на иных документах в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь. Например, согласно требованиям инструкции по делопроизводству проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации (ведомственном архиве).

Также печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.

В соответствии с Положением о порядке изготовления бланков печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и печатью структурного подразделения (общий отдел, канцелярия, секретариат и т. п.), ответственного за размножение и рассылку документа.

Однако, указанное выше не исчерпывают перечень документов, на которых проставляется гербовая печать.

 

 В деловых бумагах наиболее  часты следующие лексические  ошибки:

1. Неправильное использование слов и терминов.

Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

Например: Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению. Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен). Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

3. Употребление архаизмов.

К  числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

4. Плеоназмы.

Одной из причин Плеоназмов (от греч. pleonasmos – излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами(«форсировать» означает «вести ускоренными темпами»). Плеоназмы засоряют язык.

5. Тавтология.

Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.

6. Неразличение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить и т. д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.

7. Ошибки в употреблении слов-синонимов.

Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести – построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз– может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.

Например: Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001.

В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

 

 

Вопрос 3.

Когда возникает необходимость в составлении протокола? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к  вводной и основной частям текста.

Допускается ли заканчивать текст приказа по основной деятельности формулировкой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»?

 

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

Необходимость протокола возникает при принятии в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

После заголовка, который должен быть согласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Затем в алфавитном порядке отмечают фамилии, инициалы присутствующих. Если последних более 15, то указывается их количество.

Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций приводятся отдельно в строке «Приглашенные».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, в которой перечисляют вопросы, подлежащие рассмотрению, и инициалы и фамилии докладчиков.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) – отдельно по каждому вопросу. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ и РЕШИЛИ, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца указываются фамилии и инициалы докладчика. Затем через тире с прописной буквы приводится краткая запись текста доклада, изложенная от первого лица.

Текст констатирующей части должен быть лаконичным, излагаться с употреблением неопределенной формы глагола (поручить, организовать, возложить и т.д.) и строиться по схеме «действие-исполнитель-срок».

Для некоторых разновидностей протокола вводятся такие реквизиты, как грифы утверждения и согласования. Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь. Решение, принятое на заседании, доводят до сотрудников организации в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него. Протокол помещают в дело после того, как секретарь ознакомит выступивших (под расписку) с содержанием их выступления.

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа. Для этого используется устойчивое выражение «Контроль за исполнением приказа возложить на … ». Структурное подразделение или лицо, на которые возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, то это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой »не допускаются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Беларускi дзяржауны эканамiчны унiверсiтэт		Белорусский государственный экономический университет
ПРАТАКОЛ		ПРОТОКОЛ
15.12.2014               №1
г.Мiнск		г.Минск

 

заседания профбюро

Председатель – А.П.Добродубов

Секретарь – С.В.Никитина

Присутствовали – Г.В.Кухтина, Н.С.Трубчик, О.Н.Морозов, П.К.Овчинников

 

Повестка дня:

1. О предоставлении путевок на оздоровление в санаторий «Спутник».

Докладчик Н.С.Трубчик.

 

СЛУШАЛИ:

Трубчик Н.С. – путевки на оздоровление на период летних каникул (13.07.2014-01.08.2014) в санаторий «Спутник» необходимо выделять студентам, закончившим учебный год со средним баллом не ниже 8.

 

ВЫСТУПИЛИ:

Морозов О.Н. – указал на целесообразность предложения.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Одобрить предложение Н.С.Трубчик.
2. Подготовить список студентов, закончивших сессию со средним баллом не ниже 8 (отв. Г.В.Кухтина).

Срок предоставления – 20.06.2015.

 

 

Председатель   Подпись          А.П.Добродубов

 

Секретарь     Подпись         С.В.Никитина

 

 

 

 

Таварыства з абмежаванай адказнасцю (ТАА «Рост»)		Общество с ограниченной ответственностью (ООО «Рост»)
ЗАГАД		ПРИКАЗ
22.09.2014              № 34
г.Мiнск		г.Минск

 

О введении в действие Инструкции

по документационному обеспечению

управления

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению управления в ООО «Рост» и ввести ее в действие с 05.10.2015 г.

2. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «Рост» руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными настоящей Инструкцией.

3. Начальнику отдела копирования В.Г.Островец обеспечить тиражирование Инструкции и передачу в структурные подразделения до 05.10.2015 г.

4. Считать утратившим силу приказ от 05.04.2008 №12 «О введении в действие Инструкции по документационному обеспечению управления».

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на секретаря-референта А.В.Скорину.

 

 

Директор ООО Подпись В.П.Коршук

 

Юрисконсульт

(подпись) В.С.Резько

22.09.2014

 

 

 

 

 
Акционерное общество «Сервис»

(АО «Сервис»)

 

ПРИКАЗ

 

04.08.2014 № 56-л

 

г.Минск

 

 

По личному составу

1. НАГРАДИТЬ ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ:

КУРАГИНА Алексея Ивановича, специалиста первой категории отдела маркетинга, за длительную добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения.

 

Основание: представление начальника отдела маркетинга И.В.Петрова, в соответствии со статьей 193 Трудового кодекса Республики Беларусь.

 

2. УВОЛИТЬ:

ГОЛУБЕВА Юрия Равильевича, заместителя директора по охране труда, 07.08.2014 за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, выразившееся в отсутствии надлежащего контроля за соблюдением правил техники безопасности, повлекшее физический ущерб работников.