Оформление сопроводительных документов

Салкиной Елены 59-е

Задание 3. Правила  заполнения сопроводительных документов.

Основные сопроводительные документы:

Для организации (предпринимателя), осуществляющей перевозку груза, оформление и наличие у водителя путевого листа и перевозочных документов является обязательным.

К перевозочным документам относится прежде всего товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме N 1-Т, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

ТТН предназначена для  учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки  на территории РФ и, как правило, оформляется  грузоотправителем.

Однако по согласованию сторон документ может составляться и перевозчиком.

Товарно-транспортная накладная  состоит из двух разделов - товарного  и транспортного.

Товарный раздел определяет отношения между отправителем и  получателем груза и служит для  списания ТМЦ со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя.

Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем - заказчиком автотранспортных услуг  с организацией - владельцем этого  транспорта, выполняющим перевозку  грузов, и служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные  услуги по перевозке грузов и другим сопутствующим работам. В товарном разделе накладной указывается: наименования, количество, вес и стоимость транспортируемого груза, а также – перечень других дополнительных документов на имеющийся груз. В транспортном разделе указываются наименование транспортной организации и ее реквизиты, наименование и реквизиты организации, которая будет оплачивать услуги по перевозке, а в строках "Пункт погрузки" и "Пункт разгрузки" - соответствующие адреса.

Товарно-транспортная накладная  в обязательном порядке должна быть заверена оригинальной печатью грузоотправителя. Выписывается этот документ в 4 экземплярах: один экземпляр останется у грузоотправителя, второй получит грузополучателя, третий – для водителя-перевозчика, а  четвертый экземпляр является документальным основанием для расчетов за перевозку  груза, он прилагается исполняющей  транспортной компанией к счету  на оплату услуг перевозки.

После прибытия автомобиля на основании предъявленного водителем путевого листа и других необходимых документов грузоотправитель заполняет остальные реквизиты ТТН.

В транспортном разделе вписываются  дата и номер путевого листа и  все необходимые реквизиты прибывшего под погрузку автомобиля, такие, как  фамилия, имя и отчество водителя, реквизиты лицензионной карточки, подтверждающей право заниматься грузоперевозками, марка автомобиля и его государственный  номерной знак и др. Если какой-либо реквизит отсутствует, то ставится прочерк. В товарном разделе в строке "Отпуск груза произвел" записываются должность и ФИО представителя грузоотправителя, выдавшего груз к перевозке, ставится его подпись и штамп (печать) и, таким образом, удостоверяется правильность всех данных в ТТН, а также выдача груза к перевозке.

В строке "Груз к перевозке  принял" записывается ФИО водителя (экспедитора), который своей подписью заверяет прием грузов к перевозке, а в поле "По доверенности N" - номер доверенности, дата и название организации-перевозчика, которая ее выдала.

Груз считается принятым к перевозке после передачи водителем  грузоотправителю подписанного им экземпляра ТТН.

В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться  другие документы, следующие с грузом.

При выдаче грузоотправителем  документов, определяющих качество груза  и взаимоотношения поставщика и  покупателя (сертификаты, счета, счета-фактуры, удостоверения, свидетельства и  т. д.), шофер обязан принять эти  документы и передать их вместе с  грузом грузополучателю. При этом грузополучатель  не вправе требовать сдачи груза  по этим документам.

Если количество и качество товара соответствуют указанному в товаросопроводительных документах, то на товарно-транспортной накладной и иных документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров, накладывается штамп грузополучателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует  сделать отметку об актировании.

По грузам нетоварного  характера, по которым не ведется  складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем  замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

▪  первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

▪  третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

Второй, не менее важный, обязательный сопроводительный документ – это путевой лист. Этот документ выписывается автомобильным предприятием-перевозчиком.

 Третий из основных документов – договор водителя-экспедитора (перевозчика) и грузоотправителя или грузополучателя. Либо копия такового договора, соответственно заверенная одной из сторон. Этот договор является официальным основанием для перевозки груза непосредственно этим конкретным перевозчиком. Договор часто заменяют доверенностью на перевозку груза, что также является допустимым законным вариантом. Доверенность выписывается на водителя грузоотправителем либо грузополучателем и также заверяется оригинальными печатями предприятия.

Дополнительные  документы:

• Иногда в товарно-транспортной накладной не указан подробный перечень товаров/перевозимых наименований. В этом случае водитель-перевозчик должен также иметь товарную накладную – документ, где приведен полный список перевозимых предметов.
• Некоторые товары обязывают перевозчика иметь при себе также соответствующие сертификаты качества и сертификаты соответствия, а также паспорта товаров.
• Счета-фактуры, а также договор поставщика с покупателем – не являются обязательными документами, однако многие предпочитают все же давать/брать и эти документы, дабы избежать излишних проблем и проволочек во времени при общении с ГИБДД.