О документах для таможенного оформления

 

ЛАБОРАТОРНАЯ  РАБОТА

по  дисциплине: «Внешнеторговая документация»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовка  документов в организации для  заключения внешнеторговой сделки. Документы, необходимые для таможенного  оформления

Процесс движения документов в организации очень сложен и многообразен. Для заключения сделки организации необходимо решить множество задач, к примеру: поиск организации-контрагента, которая нуждается в услугах или товарах, которые предоставляет данная организация, проверка её платежеспособности, переговоры с этой организацией, заключение контракта и т.д.

Так, очень многие компании нашей страны напрямую закупают продукты из стран зарубежья, что требует заключения контракта (например, закупка запчастей для иномарок, продукты для продуктовых магазинов и пр.). То есть в Российской Федерации имеется множество компаний, которые работают на экспорт и импорт.

Итак, под процедурами  подготовки и проведения экспортной или импортной сделки следует понимать коммерческую деятельность, направленную на отыскание контрагента, установление с ним контакта, подготовку и проведение переговоров о заключении сделки, её оформление и передачу контрагенту для исполнения.

Этапы подготовки и проведения внешнеторговой сделки включают в себя:

• маркетинговые исследования международных рынков;
• поиск зарубежных партнеров;
• установление контактов с потенциальным партнером – иностранной фирмой;
• анализ и проработка конкурсных материалов: подготовка конкурсного листа, расчет экспортных цен и т.д.;
• подготовка условий платежа и поставки;
• подготовка проекта контракта;
• проведение переговоров и согласование проекта контракта;
• подписание контракта;
• исполнение контрактных обязательств: поставка товаров, расчётно-платёжные операции;
• контроль над выполнением контрактных обязательств;
• рассмотрение возможных претензий.

организация состоит  из определённых отделов, каждый из которых  выполняет определённые функции, направленные на подготовку, заключение, оформление и выполнение внешнеторговой сделки.

Так, например, отдел маркетинга играет огромную роль в поиске контрагента (ПРИЛОЖЕНИЕ 1).

Маркетинговые исследования рынка проводятся чаще всего по трём направлениям:

• изучение спроса: цель выхода на рынок; ёмкость рынка; потенциал, круг потребителей; требования потребителей к товарам; определение перспективы развития рынка;
• изучение предложения: ассортимент, объёмы, структура предлагаемых товаров, прогнозирование появления новых товаров, изучение и оценка деятельности фирм-конкурентов;
• изучение условий работы на основе конъюнктуры товарного рынка: коммерческая практика специальных и финансовых договоров и контрактов; условия проведения торгов и аукционов; торговые обычаи; условия поставки; способы установки цены; формы и методы расчетов;
• условия перемещения товаров: выбор вида транспорта; условия перевалки и хранения; правила сдачи-приёмки грузов; правовые условия; торгово-политические воздействия.

Выбор партнёра (контрагента) начинается обычно с выбора страны. Предпочтения отдаются той стране, с которой уже есть нормальные деловые отношения, освоена правовая база, отсутствует дискриминация по отношению к другим странам.

При выборе фирмы партнёра отдел маркетинга изучает её характеристики: технологические; научно-технические; организационные; экономические; правовые.

И на основании полученных оценок определяется:

• стратегическая солидарность потенциального партнёра (методы деятельности, платёжеспособность, кредитоспособность, степень доверия к нему со стороны банков);
• деловая репутация (наличие опыта в данной сфере деятельности, пунктуальность выполнения обязательств, опыт прошлых сделок).

В итоге, предпочтение отдаётся тем контрагентам, которые занимаются экспортно-импортными операциями.

Источниками информации являются: справочники, годовые отчёты фирм и пр.

Важными факторами при  выборе партнёра являются:

• репутация фирмы и её продукции;
• надёжность финансового положения;
• достаточность производственного и научно-технического потенциала.

Таким образом, отдел  маркетинга отвечает за подготовку таких документов, как: оферта (ПРИЛОЖЕНИЕ 2), заказ, его подтверждение и т.п.

Далее следует такой  этап, как подготовка и проведение переговоров с зарубежными партнёрами:

• телефонные переговоры и устная форма переговоров;
• личная встреча с партнёрами.

Таким образом, этапы совершения и исполнения типовой коммерческой сделки включают в себя:

1. первый этап – это установление делового контакта с партнёрами:

• предложение поставщика – оферта (ПРИЛОЖЕНИЕ 2) твёрдая или свободная, деловые письма (ПРИЛОЖЕНИЕ 26), проект контракта, факс-телекс, сообщения;

• ответ покупателя на размещение заказа – акцепт (ПРИЛОЖЕНИЕ 3), контроферта, встречный запрос;
• обращение покупателя с конкурентным предложением – запросы, заказы, инициативные письма;
• ответ продавца на запрос – оферта, проформа, проект контракта;
• подтверждение продавцом готовности к заключению контракта;
• проверка платёжеспособности покупателя – справки, запросы, банковские или коммерческие отзывы и пр.;

2. второй этап – это оформление заказов покупателей:

• принятие и подтверждение заказов продавцом – безусловный акцепт, проект контракта, письмо о намерениях;
• оформление сделки – акцепт твёрдой оферты продавца, встречная оферта;
• указание о поставке – график поставки, закупочный ордер, письмо о намерениях и пр.;

3. третий этап – это обеспечение поставки и расчётов:

• определение контрактной цены – консульский счёт, счёт-фактура (ПРИЛОЖЕНИЕ 4), фирменные каталоги, прейскуранты;
• определение базисных условий поставки – по Инкотермс-2010 (ПРИЛОЖЕНИЕ 5);
• согласование условий расчёта и способа платежа – аккредитив (ПРИЛОЖЕНИЕ 6), инкассовое поручение (ПРИЛОЖЕНИЕ 7), чеки, платёжные расписки и требования;

4. четвёртый этап – это исполнение заказа продавцом:

• подготовка товара к погрузке – счёт-проформа (ПРИЛОЖЕНИЕ 8), упаковочный лист (ПРИЛОЖЕНИЕ 9), сертификаты, извещение о готовности к отгрузке;
• поставка и транспортировка, страхование – инвойс (ПРИЛОЖЕНИЕ 10), счёт-фактура (ПРИЛОЖЕНИЕ 4), сертификаты, погрузочный ордер, извещение о поставке, транспортная накладная (ПРИЛОЖЕНИЕ 11), коносамент (ПРИЛОЖЕНИЕ 12), извещение об отгрузке, страховой полис;
• таможенная очистка – таможенные декларации:
• декларация на товары (ПРИЛОЖЕНИЕ 13) – это документ, свидетельствующий о том, что участник внешнеэкономической деятельности совершил сделку законно, то есть имеется соответствие всех действий в процессе экспортной и импортной операции законодательству Российской Федерации и Таможенного союза;
• транзитная декларация (ПРИЛОЖЕНИЕ 14) – предназначена для помещения товарам под таможенную процедуру таможенного транзита;
• пассажирская таможенная декларация (ПРИЛОЖЕНИЕ 15) – предназначена для декларирования в письменной форме сведений о перемещаемых через таможенную границу физическими лицами товарах (любом движимом имуществе, в том числе валюте, валютных ценностях) и целях их перемещения, а также для использования в качестве разрешительного документа таможенного органа, отражающего результаты таможенного оформления;
• декларация на транспортное средство (ПРИЛОЖЕНИЕ 16) – в качестве данной декларации используются стандартные документы перевозчика, предусмотренные международными договорами в области транспорта, участниками которых являются государства-члены Таможенного союза;
• декларация таможенной стоимости (ПРИЛОЖЕНИЕ 17) – является неотъемлемой частью таможенной декларации на товары, является документом-приложением к ней. Без декларации таможенной стоимости таможенная декларация на товары недействительна;
• выставление платёжного счёта – коммерческий счёт, счёт-платёжное требование, счёт к оплате и пр.

На самом начальном  этапе продавец должен направить  коммерческое предложение (оферту) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2) нескольким заинтересованным в его товаре иностранным импортёрам – этим занимается отдел маркетинга. Конечно, можно направить оферту только одному покупателю, но так поступают только по отношению к надёжному многолетнему партнёру.

Импортёр может дать ответ на оферту направлением импортного запроса или коммерческого письма с уточняющими вопросами, предлагая включить их в последующую редакцию оферты.

Наиболее кропотливым следует  считать способ заключения контракта  купли-продажи путём подписания его контрагентами после проведения переговоров, позволяющих уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.

Таким образом, отдел маркетинга выполняет  задачу по продвижению организации на внешний рынок и благотворного сотрудничества с иностранными, а также национальными контрагентами.

Также в организации большую  роль выполняет транспортно-экспедиционный отдел (ПРИЛОЖЕНИЕ 18), который занимается транспортировкой товара, обеспечивает своевременное исполнение условий контракта по транспортировке груза и доставки его покупателю, осуществляет контроль за своевременным и правильным оформление товаро-транспортных накладных и т.д.

Таким образом, данный отдел  отвечает за подготовку и оформление таких документов, как, к примеру: товаро-транспортная накладная (ПРИЛОЖЕНИЕ 11), извещение покупателя о готовности груза к отправке и т.п.

Также можно выделить отдел документационного обеспечения, который занимается подготовкой и разработкой условий контракта (юридический отдел) и осуществляет организацию и контроль организационно-распорядительной документации и переписки (канцелярия).

А также отдел бухгалтерского учёта и отчётности, который ведёт контроль за всеми банковскими, валютными и расчётными операциями, контроль расчётов с поставщиками и пр., то есть отвечает за финансовую часть внешнеторговой сделки.

Так, организации для заключения внешнеторговой сделки необходимо подготовить следующие документы:

1.товарные и расчётные – документы, определяющие стоимостные и качественные характеристики товара. Они оформляются на фирменных бланках с указанием реквизитов. Чаще всего их оформляет продавец, а покупатель производит на их основании оплату товара:

• коммерческий счет (высылается покупателю);
• счёт-фактура (ПРИЛОЖЕНИЕ 4) (выписывается продавцом после завершения покупки товара покупателем). Представляет собой документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Документ выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательной приёмки покупателем (заказчиком) товара или услуг. Данный документ содержит в себе такие сведения, как: наименование и реквизиты продавца и покупателя; наименование товаров и услуг (перечень); их цена и стоимость; ставка и сумма НДС; ставка и сумма акциза и пр.;
• счёт-проформа (ПРИЛОЖЕНИЕ 8) – предварительный счёт, направляемый продавцом покупателю в соответствии с условиями договора, не подразумевающий требования оплаты товара;
• спецификация к контракту (ПРИЛОЖЕНИЕ 12) – представляет собой документ, уточняющий предмет договора;
• упаковочный лист (ПРИЛОЖЕНИЕ 9) (содержит перечень всех товаров, находящихся во всех товарных местах, содержит информацию о количестве и видах товаров в каждом месте). Представляет собой список позиций груза (сборного груза), грузосопроводительный документ с указанием номеров мест, в которые они упакованы, и весом каждого места;
• комплектовочная ведомость (список узлов и деталей, образующих комплекты отгрузки);
• документы, характеризующие качество товаров: сертификат качества (ПРИЛОЖЕНИЕ 20) и пр.;