Составление и оформление документов

Министерство  образования науки РФ

ГОУ ВПО  «Братский государственный университет» 

Кафедра экономики и менеджмента 
 

      Контрольная работа

По дисциплине

 основы  документального обеспечения

                                                                                                                  
 
 
 

Составление и оформление документов. 
 

Отчет. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил:                                                                               Е.А. Богачёва

ст.гр.   ФиКз-10 

Руководитель:

старший преподаватель                                                         А.С.Чернигова 
 
 
 
 

                                                  ВАРИАНТ №2. 

1.Назовите  основные виды  организационных, распорядительных, иформационно справочных документов. Перечислите обязательные реквизиты этих видов документов. 

1.Распорядительные документы, их назначение и основные виды.

   Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

   Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам: организационным; планирования производства; строительства, материально-технического снабжения; сбыта; финансов и кредита; труда и заработной платы.

   Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1) всестороннее  изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование  текста и его подписание;

3) обсуждение  и принятие документа на заседании  коллегиального органа (постановление,  решение).

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Реквизиты приказа:1) наименование министерства или ведомства;2) название организации;3) наименование вида документа - ПРИКАЗ;4) дата, номер;5) место составления;6) заголовок;7) текст;8) подпись;9) визы согласования.

  Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Реквизиты выписки из приказа:1) наименование министерства или ведомства;2) название организации;3) наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;4) дата, номер (те же, что и у приказа);5) место составления;6) заголовок;7) часть текста;8) подпись (кроме личной подписи);9) заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Выделяют следующие  виды распоряжений: длительного действия; касающиеся конкретного вопроса.

Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

1) наименование  организации;2) наименование вида  документа;3) дата, номер;4) место издания;5) заголовок;6) текст;7) подпись;8) отметка  о согласовании.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.

Формуляр указания состоит из реквизитов:1) наименование министерства или ведомства;2) название организации;3) наименование вида документа;4) дата, номер;5) место издания;6) заголовок;7) текст;8) подпись;9) отметка о согласовании.

  Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.

Формуляр решения  состоит из реквизитов:1) название организации;2) наименование вида документа;3) дата, номер;4) место издания;5) заголовок;6) текст;7) подписи (председатель, секретарь);8) визы.

Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Организационные документы, их назначение и основные виды. 

2.Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.                      

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Реквизиты формуляра устава:1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;3) название вида документа;4) дата, номер;5) место издания;6) гриф утверждения;7) текст;8) подпись руководителя.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:1) наименование министерства или ведомства;2) наименование организации;3) наименование вида документа;4) дата, номер;5) место издания;6) заголовок в именительном падеже;7) гриф утверждения;8) текст;9) подпись автора;10) визы.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Формуляр-образец  ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов:1)наименование ведомства;2)название организации;3)наименование структурного подразделения; 4)гриф утверждения,5)наименование вида документа-положение; 6)дата, номер; 7)место издания (город); 8)заголовок; 9)текст;10)подписи;11)гриф согласования;12) визы.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:1) организация работы предприятия;2) взаимные обязанности работников и администрации;3) предоставление отпусков;4) командирование сотрудников;5) внутриобъектный режим. 

3.Информационно-справочные документы.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом  положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.Виды информационно-справочных документов:1) справка;2) докладная записка;3) объяснительная записка;4) протокол;5) акт;6) письма;7) телеграмма, телефонограмма.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Формуляр акта состоит из реквизитов:1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;3) наименование структурного подразделения;4) наименование вида документа;5) дата, номер;6) место издания;7) заголовок;8) текст;9) приложения;10) подписи (членов комиссии);11) гриф утверждения, согласования.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Формуляр протокола  состоит из реквизитов:1) наименование организации или ведомства (если есть);2) название организации - крупно;3) наименование структурного подразделения(если есть);4) наименование вида документа - протокол;5) дата заседания, номер (в течение календарного года);6) место составления (город);7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);8) текст вводной и основной части;9) подписи;

10) гриф утверждения,  согласования (если нужно).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование  структурного подразделения(если  есть);

2) наименование  вида документа - докладная записка;3) дата, номер;4) адресат;

5) заголовок;6) текст;7) приложения;8) подпись. 

Формуляр внешней  докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование  министерства или ведомства;2) название  организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование  вида документа - докладная записка;5) дата, номер;6) место издания;7) адресат;8) заголовок;9) текст;10) приложения;11) подпись.

Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1) наименование  министерства или ведомства;2) название организации;

3) наименование  структурного подразделения (если  есть);4) наименование вида документа;5) дата, номер;6) место издания;7) адресат;8) заголовок;9) текст;10) подпись. 

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Формуляр справки состоит из реквизитов:1) наименование министерства или ведомства;2) название организации;3) наименование структурного подразделения (если есть);4) наименование вида документа;5) дата, номер;6) место издания;7) адресат;8) заголовок;9) текст;10) подпись;11) печать.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:1) наименование министерства или ведомства;2) название организации-отправителя;

3) наименование  вида документа;4) дата, номер;5) место составления;6) адресат;7) заголовок;8) текст;9) подпись;10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11) должность,  фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Формуляр письма состоит из реквизитов:1) наименование министерства или ведомства;2) название организации;3) наименование структурного подразделения (если есть);4) адрес организации (почтовый, телеграфный);

5) номер телефона, факса, телетайпа;6) номер счета  в банке;7) дата, номер;

8) ссылка на  индекс и дату входящего документа;9) адресат;10) заголовок;

11) текст;12) приложения;13) подпись;14) печать;15) фамилия и телефон исполнителя;16) гриф ограничения доступа. 

2. В чем особенность составления и оформления докладных записок.

   Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

   Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

   В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

  Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная  записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем  организации - автора документа.

Внешняя докладная  записка оформляется на общем  бланке.