Организационно – распорядительные документы, их составление и оформление

Организационно  – распорядительные документы, их составление  и оформление. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание: 

Введение…………………………………………………………………… 3

Организационно-распорядительная документация…………………….. 4

Основные документы  управления (ОРД) и их составление………...…. 5

Оформление документов и требования к ним…………………………... 9

Литература…………………………………………………………………16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

    Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, большая часть которой  отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В  зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных  видов документов. Они подразделяются по:

      -содержанию информации (отражают  основные функции управления)

      -происхождению (служебные и личные)

      -месту составления (внешние и  внутренние)

      -способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

-форме  изложения информации (типовые, созданные  для всех или для отдельных  учреждений, индивидуальные)

      -количеству вопросов (простые –  один вопрос; сложные – несколько  вопросов)

       Процесс управления включает  следующие документируемые операции: сбор и обработку  документной   информации; подготовку решения;  принятие и документирование  решения; доведение решений до  исполнителей; исполнение решения;  контроль исполнения; сбор информации  об исполнении; передачу информации  по вертикальным и горизонтальным  связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного  хозяйства и государственного управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Организационно-распорядительная документация. 

      Управленческая деятельность фиксируется  в основном организационно-распорядительными  документами (ОРД). В составе ОРД  различаются три группы: организационные,  распорядительные и справочно-информационные.

К  организационным  относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным – постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Другие  формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально  – техническое снабжение в  договорах, актах, нарядах, письмах  и так далее. 
 

Основные  документы управления (ОРД) и их составление. 

ПРИКАЗ 

Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы  основной деятельности.

Реквизиты приказа: название документа «Приказ», дата, индекс, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

Приказы по вопросам общей деятельности.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами «приказываю» крупным шрифтом  на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые  номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых  начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо указывается, если исполнение предписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут в дательном падеже (фамилию, должность, наименование организации). Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. (Приложение № 1)

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу составляют отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке приказа пишут  слова о приеме на работу, о переходе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о нарушении, о наложении  дисциплинарного взыскания. Констатирующая часть этого приказа может  отсутствовать. Распорядительная часть  делится на пункты. Каждый пункт  начинается с слова: перевести, освободить, объявить и так далее. Потом пишется фамилия, имя и отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть куда он назначается. Документ датируется датой подписания приказа руководством или вышестоящим лицом.  (Приложение № 2)

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

Это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом  Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и  касается узкого круга организаций  и должностных лиц.

Распоряжения  по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что  в текстах распоряжений отсутствует  ключевое слово, разделяющее вводную  и распорядительную части. (Приложение № 3)

ПРОТОКОЛ

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь  или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут бать краткими и полными. В кратких указывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации в целом.

           Заголовок протокола содержит  указание вида коллегиальной  деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального  органа и обсуждаемый вопрос. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос (доклад, сообщение) нумеруется и начинается с более важных и сложных. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ  начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

          Завершающая часть раздела по  каждому пункту повестки дня  -  запись принятого по обсуждаемому  вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько  вопросов, подразделяются на пункты  и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть  решений, как и распорядительные  документы, должна быть конкретна  и содержать составные части:  кому, что сделать и к какому  числу. При выборах должностных  лиц в протоколе указываются  результаты голосования по каждой  кандидатуре отдельно.

         Решения коллегиальных органов  доводятся до исполнителей в  виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся  в жизнь приказами. В остальных  случаях делается выписка из  протоколов.  (Приложение № 4)

АКТ

   Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами.  Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.

   Акт составляет комиссия, которая постоянно  действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним  документом, он должен содержать юридический  адрес.

       В вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.

      В основной части акта указываются  цели, задачи и существо проведенной  работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может  быть указано количество экземпляров  и место их нахождения. Акт  подписывается председателем и  членами комиссии. Для рядов актов  необходимо заверение печатью,  после чего они обретают юридическую  силу. (Приложение № 5)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение  какого-либо вопроса, с выводами и  предложениями составителя. Если докладная  записка содержит сведения внутреннего  характера, то она подписывается  составителем. Внешние докладные  записки подписываются руководителем организации.