Организационно – распорядительные документы, их составление и оформление

      Докладная записка содержит заголовок к тексту, который раскрывает его содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом написания.

         Вторая часть должна содержать выводы и предложения  о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять  в связи с изложенными фактами. (Приложение № 6)

КОНКТРАКТ

Контракт (договор) – документ, фиксирующий  соглашение двух сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается  между отдельными  гражданами и  организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами

не менее 10 лет. Контракты имеют следующие реквизиты: название и заголовок документа; дата, место составления, номер документа; наименование сторон; предмет контракта; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; а также условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственности сторон, в том числе за невыполнение принятых обязательств; гарантии и страхование; порядок разрешения спора; юридические и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов; подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей; дата подписания документа; печати сторон, заключающих контракт.

СПРАВКА

Документ  содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько  вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых  определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать. (Приложение № 7)

ДОВЕРЕННОСТЬ 

   Документ, дающий право совершение каких –  либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

Доверенность  бывает двух видов: официальная и  личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения  чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном  экземпляре и под расписку. Содержит следующие  реквизиты: название документа; наименование организации и полный юридический  адрес; дата выдачи документа и срок действия; номер; должность и инициалы лица, которому выдается доверенность; наименование документа, удостоверяющего  личность этого лица; наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия; образцы подписей получателя доверенности; подписи вышестоящих должностных  лиц; печать организации.

Личная  доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. Содержит следующие реквизиты: название документа; текст доверенности; подпись (расшифровка подписи) доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой работает заверитель; дата удостоверения; подпись; печать. (Приложение № 8)

ПОЛОЖЕНИЯ

Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение  об учебно-методическом объединении  по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады  среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся  на длительном стационарном лечении.

УСТАВ

В уставе определяются структура, функции и  права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также  структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление   школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

ИНСТРУКЦИЯ

Устанавливает правила, которые регулируют специальные  стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и  отдельных граждан. Например: Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция  о порядке пользования  печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и  так далее.

Инструкции  бывают типовые и индивидуальные. Текст  инструкции делится на разделы  и пункты.

ПРАВИЛА

Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые  к сотрудникам  предприятия. Правила издаются по различным  вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с  целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления  могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и  органа, издающего постановления, место  издания, заголовок к тексту, подпись  руководителя органа, издающего постановление.

Юридическими  основаниями для издания постановлений  служат законы Российской Федерации, постановления  Совета Федерации и Государственной  Думы.

РЕШЕНИЕ

правовой  акт, принимаемый коллегиальными органами и 

совещательными  органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или  более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

ПИСЬМА. ФАКСЫ

В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление писем.

Письмо – это общее название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответа.

Письма  инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. В них содержится рекомендации, указания, разъяснения; например, это отчетности, налоговые документы, экологические экспертизы и так далее.

В гарантийных письмах указываются сроки поставки, гарантии оплаты,  качества продукции и так далее.

Информационные письма, содержат напоминания, сообщения, просьбы, предложения.

Рекламные письма содержат информацию о рекламе, цены предлагаемых услуг и товаров.

Коммерческие письма составляются при заключении контрактов. Это - обращение покупателей к продавцам, что бы они предоставили  подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию.

Рекламационные письма (письма претензионные)- содержат требования возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие аргументы.

Письма-запросы, представляют собой письмо,  на которое предприятие просит дать ответ, или соответствующую информацию.

предприятие просит разъяснить какой-либо факт или  действие и побуждает фирму контрагента  дать ответ на письмо.

В письмах-факсах не указывается название документа.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты  и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого  вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно. (Приложение №  9)

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем. В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению. Документ содержит следующие реквизиты: наименование фирмы; название документа; дата и время передачи; адресат; текст; подпись

указание  должностей и Ф.И.О. лиц, принявших  и передавших информацию;

номера  телефонов фирм, передавших и получивших информацию. (Приложение №  10)

ТЕЛЕГРАММЫ

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по

телеграфу. Оформляются по правилам установленными органами связи. Текст должен быть кратким, не допускаются повторения. Знаки  препинания пишутся сокращенно (например: точка-тчк), союзы и предлоги опускаются. Перенос слов и исправления не допускаются. Телеграммы делятся на правительственные, срочные, обычные. Адрес, текст подпись печатаются с новой строчки. Цифровые данные пишутся словами.  

Оформление  документов 

   Существуют  следующие требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).

Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов: А3 – 297 х 420мм, А4 – 210 х 297мм, А5 – 148 х 210мм, А6 – 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.

Бланки

Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с  воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

Требования  к бланкам 

   Применяются два вида бланка документов, это  формат А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.

   В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков  – угловой и продольный. ( по верхнему полю). Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется  свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк.

Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: герб или эмблемы располагаются над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Общий  бланк организации в зависимости  от учредительных документов    включает  в  себя герб или эмблемы, наименование организации, дату и место составления или издания документа.