СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     В настоящее время для большинства  российских государственных организаций  и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

     Поэтому очень важно соблюдать  требования к оформлению и составлению документов, о чем и пойдет речь в моей работе, на примере распорядительных документов

          Цель: Определение требований к  оформлению и составлению распорядительных  документов.

 

Сведения  о распорядительных документах

 

     Распорядительные  документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

     С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т.е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

     К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

     Распорядительные  документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные  подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются юридическими документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.

     Правовой  акт - документ, содержащий подзаконное  официальное решение, принятое органом  исполнительной власти или должностным  лицом в односторонне-властном порядке  и с соблюдением установленной  процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

     С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

     К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся постановления, решения.

     Ко  второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней - заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание.

     В определенных управленческих ситуациях  возникает необходимость издания  совместного распорядительного  документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право  издавать одинаковый вид распорядительного  документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительных документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения. 

Требования  к оформлению и составлению распорядительных документов

     Оформление  данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июля 2003 г.

     Распорядительные  документы могут быть документами  длительного действия и действовать  до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости  отменять документ полностью, и тогда  в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

     Любой распорядительный документ, за исключением  совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость:

• организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;
• осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

     В первом случае вводная часть текста распорядительного документа начинается словами «Во исполнение...» и  далее приводится наименование вида документа с указанием автора, заголовка, даты, регистрационного номера, например:

     «Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 2005 г. № 1268...».

     Во  втором случае в вводной части, как уже было отмечено, излагаются цели и мотивы (основания) для издания распорядительного документа по инициативе организации, например:

     «В  целях обеспечения качественного  набора студентов на новый учебный  год...»

     или:

     «На основании решения стипендиальной комиссии техникума...».

     Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

     Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимости от вида распорядительного  документа), который печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал¹ с красной строки оформляется распорядительная часть.

     В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

     В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

     В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа  и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».

     Распорядительная  часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если документом предписывается выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать следующую информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители, например:

     «2. Обеспечить перевозку документов и  материальных ценностей в здание Реабилитационного центра с 11.05.2000 по 15.05.2000 (отв. Лепанова А. В.)» или:

     «3. Зам. директора по учебно-методической работе Чадаевой А. П. организовать учебный  процесс в форме самостоятельной  работы студентов в период переезда техникума с 11.05.2000 по 15.05.2000».

     В заключении распорядительной части  указывается, какие распорядительные документы, изданные ранее, отменяются, например:

     «7. Признать утратившим силу постановление  коллегии Министерства социального  обеспечения РСФСР от 26 июня 2008 г. "О состоянии справочно-кодификационной работы в органах социального обеспечения РСФСР"».

     В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осуществляет контроль за исполнением распорядительного  документа, например:

     «9. Контроль за исполнением приказа  возложить на зам. директора по учебной  работе Чернову А. П.».

     Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности -как правило, две подписи - председателя коллегиального органа и ответственного секретаря (или руководителя службы документационного обеспечения управления). Например, постановление коллегии должно быть подписано председателем коллегии и ответственным секретарем коллегии.

     Постановление - правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих пред данными органами, и установления стабильных норм и правил.

     Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.

     Постановления оформляются в соответствии, а  юридическими основаниями для их издания могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы,  
 
 
 
 
 

Составление распорядительных документов

 

     Структура текста постановления, как и у  всех распорядительных документов, включает в себя две части.

     Вводная часть текста может содержать  ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной, например: 

     «Правительство  Москвы

     ПОСТАНОВЛЯЕТ:» 

     Распорядительная  часть текста строится также по стандартной  для всех распорядительных документов схеме, т.е. по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).

     Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении  данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, например:

     «1. Утвердить Положение о порядке  аттестации педагогических и руководящих  работников государственных и муниципальных  образовательных учреждений».

     Если  утверждается один документ, то в тексте это указывается следующим образом: «Утвердить прилагаемое Положение о ...»

     На  самом документе, который утвержден  постановлением, на первом листе в  правом верхнем углу делается отметка, например: