Составление и оформление отдельных видов организационно – правовых документов

     на  первом экземпляре документа: 

     к Постановлению Правительства

     Российской  Федерации

     от 28 декабря 2005 г. № 1562 

     на  экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводимых до широкого круга  исполнителей, на первом листе каждого  экземпляра:

     УТВЕРЖДЕНО

     Постановлением  Правительства

     Российской  Федерации

     от 28 декабря 2006 г. № 1562 

     Постановления оформляются на общем бланке с  указанием вида документа - «постановление». Дата постановления, проставляемая  на бланке на месте реквизита 09, - это  дата заседания коллегиального органа.

     Постановление, особенно издаваемое после 1991 г. высшими органами федеральной исполнительной власти, имеет только одну подпись - руководителя данного органа. Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имеют, как правило, две подписи - руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.

     Постановления Правительства Российской Федерации  и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

     Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

     Решение, принимаемое одним органом, оформляется  с соблюдением всех требований к  оформлению распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную  часть текста от распорядительной, является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

     Совместные  решения (приказы,, постановления) оформляются  на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указывается  полное наименование всех организаций, издающих данный документ. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

     Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем  организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и  оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

     Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

     Приказы по основной деятельности регулируют:

• деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
• организационно-правовое положение сотрудников;
• порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

     Приказ  оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, изложенных выше, за тем  исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместном приказе).

     В вводной части приказа по основной деятельности могут быть:

     ссылка  на законодательный или правовой акт вышестоящей организации  или правовой акт, изданный ранее данной организацией, например:

     «В  соответствии с приказом Комитета социальной защиты населения Москвы от 20.04.2000 № 78 «Об организации дежурства в  период праздничных дней»

     ПРИКАЗЫВАЮ:»;

     ссылка  на ранее изданный правовой акт (приказ, например), если вновь издаваемый правовой акт дополняет, изменяет или отменяет его;

     цели  и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие  основой для издания приказа, например:

     «В  связи с тем, что приказ Министерства образования Российской Федерации  от 31.05.2000 № 1620 «Об утверждении Типового положения о филиалах государственных и муниципальных образовательных учреждений среднего профессионального образования» не прошел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:»;

     цели  и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие  основой для издания приказа, например:

     «Для  взаимной увязки и устранения множественности  нормативных актов по организации  справочно-кодификационной работы по законодательству по социальной защите населения в органах социальной защиты

     ПРИКАЗЫВАЮ:».

     Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении  и обосновании, и вводная часть опускается.

     Приказ  подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента  его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

     Если  руководитель находится в отпуске  или в длительной командировке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия. При этом на приказе указывается его должность, например, «и.о. директора техникума» с указанием Ф.И.О. должностного лица, назначенного замещать руководителя.

     Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или  утверждение разрядов, вынесение  взысканий, поощрений, награждение. Оформление приказов по личному составу отличается от оформления приказов по основной деятельности.

     Приказ  по личному составу также оформляется  на общем бланке с указанием вида документа (приказ), однако заголовок  его, как правило, редко формулируется  как ответ на вопрос «о чем?» Приказы по личному составу сотрудников часто включают различные пункты - и о приеме, и об увольнении, и об отпуске, поэтому четко сформулировать заголовок не удается. Чаще всего в данных приказах в заголовке указывается - «по личному составу».

     В учебных заведениях издаются и регистрируются отдельно два вида приказов по личному составу - «по личному составу сотрудников» и «по личному составу студентов (учащихся, обучающихся и т.д.)».

     Особенностью  оформления приказов по личному составу  является также отсутствие в большинстве случаев вводной части. Большинство приказов по личному составу начинается с распорядительной части, с глагола, указывающего на предписываемое действие - «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.д., а далее по нумеруемым арабскими цифрами пунктам раскрывается содержание каждого пункта с указанием фамилии, имени и отчества сотрудника и его должности. Формулировки пунктов приводятся четкие, конкретные, отражающие фактическое положение, соответствующее нормам КЗОТа (или другим правовым актам). К каждому пункту приказа по личному составу должно быть указано основание предписываемого действия (заявление, диплом, контракт, свидетельство, докладная записка и т.д.). Все сотрудники, фамилии которых упоминались в приказе по личному составу, должны быть ознакомлены с приказом, поэтому ниже подписи руководителя печатается фраза «С приказом ознакомлен», и согласно действующему законодательству сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под расписку, т.е. он должен проставить свою личную подпись и дату ознакомления.

     Приказы по личному составу могут оформляться  как традиционным способом, так и  с использованием унифицированной  формы. Типовые формы первичной  учетной документации (в том числе  и по учету личного состава - шесть  форм) введены в действие с 1 января 1998 г. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах» от 8 июля 1997 г. № 8385 они распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации. В число приказов по личному составу, имеющих унифицированные межотраслевые формы, входят:

     приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма  № Т-1);

     приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

     приказ (распоряжение) о представлении отпуска (форма № Т-6);

     приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора (контракта) (форма № Т-8).

     Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях  разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

     Распоряжение  оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 14 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

«Начальникам 

     подразделений завода»

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

     Распоряжение  имеет одну подпись - руководителя или  заместителя (главного специалиста), или  руководителя структурного подразделения.

     Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

     Указание  как вид документа было введено  в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Основными задачами документационного обеспечения  управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

        Поставленная цель выполнена. В работе присутствуют сопровождающие теорию примеры оформления и составления распорядительных документов. В конце работы – примечание. 

 

     СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 
 

1. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.

 

2. Галахов В.В. Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.-2-е изд., перераб. и доп. -М: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 - 456 с.

 
 

3. ГОСТ Р 6.30-2003
 

4. Приложение 1