Составление и оформление документов ПЭВМ

40

Содержание

Введение

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры.

При современном уровне развития компьютерных инфор­мационных технологий клавиатура ПК остается основным ин­струментом ввода текста будущих документов.

Информационная поддержка управленческой деятельно­сти включает в себя технологии подготовки и обработки различ­ных видов документов, в которых значительное место занима­ет информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т. п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Перечисленные формы представления управленческой ин­формации обобщенно будем называть табличными документа­ми, имеющими как самостоятельное значение, так и являющи­мися составными частями других документов.

Создание и обработка табличных документов — это та об­ласть информационной поддержки управленческой деятель­ности, в которой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).

1. Составление и оформление текстовых документов

1.1  Набор текста

Подготовка текстов с использованием компьютерной систе­мы подготовки текстовых докуменитов (СПТД) заключается в последовательном выполнении ряда этапов.

С некоторой долей условности можно выделить:

набор текста;

редактирование введенной информации;

форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

печать документа;

сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор опера­ций определяется конкретной программой, выбранной для под­готовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэто­му отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.

Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то при­бегают к операциям этапа редактирования. При редактирова­нии (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах на­бора и редактирования, так и при собственно форматировании.

При современном уровне развития компьютерных инфор­мационных технологий клавиатура ПК остается основным ин­струментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь ин­формации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обработки символов системой подготовки текстов от момента непосредственного вода.

Вводимый текст располагается в специально отведенной об­ласти экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Раз­меры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста.

Место экрана, на котором появляется следующий вводи­мый символ, т. е. позиция ввода, отмечается специальным зна­ком — курсором.

В служебной области всегда помещена информация о те­кущем положении курсора. Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода — вставки или заме­ны. Переключение между режимами осуществляется клавиш­ными командами программы, либо командой меню.

Возможность легко исправить ошибку набора снижает вни­мание пользователя и стимулирует высокую скорость набора текста, а следовательно увеличивает вероятность набора оши­бочных символов. Клавиша <Backspace> удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша <Delete> удаляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автома­тически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным является понятие "мягкого" и "жесткого" разделителя. При на­жатии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносит­ся символ "жестокого" пробела. Кроме этого символа в тексте могут существовать так называемые "мягкие" пробелы, вноси­мые в текст программой текстового процессора для выравнива­ния длины строк.

Термин "мягкий" указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет допол­нительные "мягкие" пробелы, в отличие от "жестких", которые автоматически в текст не включаются и не изымаются из него. Аналогично можно трактовать понятие "мягкий" и "жесткий" конец строки.

Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении кон­ца текущей строки, т. е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея бу­дут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдви­гает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зре­ния пользователя а внизу появляется пустая строка для даль­нейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место нару­шения правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора мож­но отнести следующие:

знаки препинания отбиваются (типографский термин) от предшествующего текста; допускается отбивать пробелом толь­ко вопросительный знак (?);

не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, секунда т. е. 45%, 20°, 5';

одним пробелом цифры отбиваются от № и §; однако при вводе нужно использовать "неразрывный" пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при пе­реносе;

дефис пробелами не отбивается; в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

тире, наоборот, отбивается пробелом; тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл "от" и "до", например 2001—2003 гг.

Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть больше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. Поэтому здесь необходим только "неразрывный" пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно "нераз­рывный" пробел после предлога, которым начинается предло­жение. В результате редакторской правки он может оказаться в конце строки, а правила запрещают заканчивать строку пред­логом или союзом, с которого начинается новое предложение.

Наконец, упомянем типичные ошибки, встречающиеся при использовании сокращений:

в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;

сокращения типа "т. д." и "с. г." записываются с пробелом;

сокращения "и др.", "и т. д.", "и т. п." могут быть приме­нены только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Для выполнения перечисленных правил рекомендуется сле­дующая культура набора текста:

там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следу­ющую строку, ставить символ "неразрывного" пробела;

там, где нужен дефис и недопустим перенос на следую­щую строку, ставить символ "неразрывного" дефиса;

не отбивать пробелами знаки препинания;

для набора "правильных" типографских символов мож­но воспользоваться механизмом макропоследовательностей си­стемы подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавиш­ной комбинацией символ, которого нет на клавиатуре.

Вторая группа ошибок набора связана с неправильной рас­становкой переносов слов. Системы подготовки текстов использу­ют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматиче­ской верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, вырав­нивается по правой границе за счет расстановки переносов с по­следующим равномерным расширением пробелов между словами.

Последний способ наиболее распространен, так как более всего соответствует удобству чтения и восприятия текста.

Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютер­ной системы подготовки текста, не преследуются специальные цели, например, зафиксировать с помощью рваной правой гра­ницы внимание читателя, то абзацы принято выравнивать вы­ключкой.

Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, возникает брак, называемый жидкой строкой или. зия­ющими пробелами. Выключка придает тексту более оформлен­ный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой стро­ке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому га­зетный стиль оформления текста использует колонки с выров­ненным по краям текстом.

В текст документа программа текстового процессора при выключке добавляет так называемые "мягкие" пробелы, осу­ществляется разгонка строк. Термин "мягкие" в данном случае подчеркивает возможность изменения положения пробела са­мой программой подготовки текста.

Пробелы, задаваемые пользователем в тексте при наборе, программой текстового процессора не могут быть изменены, поэтому они называются "жесткими" пробелами. "Мягкие" пробе­лы могут сильно увеличить междусловное расстояние и приве­сти к уже упомянутым "жидким" строкам, "дырявости" набора.

Проблема появления "мягких" пробелов и увеличения междусловного промежутка решается расстановкой переносов.

Перенос слов является важной функцией текстового про­цессора. Целесообразно выполнять перенос слов на завершаю­щей стадии редактирования. При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы "мягкого" пе­реноса (так называемые необязательные дефисы).

При необходимости переноса один из символов "мягкого" переноса разбивает слово на части с учетом максимально возмож­ного заполнения текущей строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице.

Существует две возможности переноса:

автоматический перенос без контроля разработчика документа;

принудительный перенос с контролем выполнения переноса пользователем.

При подготовке важных документов рекомендуется использовать принудительный перенос. Программа текстового про­фессора в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбиения слова, окончательное решение о месте переноса принимает пользователь. Если ни один из вариантов не устраивает разработчика документа, он имеет право отказаться от переноса в этом слове.

Напомним, что в местах нежелательных переносов слов в словосочетаниях типа "рис. 10", "Windows 2000" употребляется е обычный пробел, а символ "неразрывного" пробела.

Общая рекомендация заключается в использовании "мягкого" переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый специальный символ "мягкого" переноса превратится в реальный правильный знак переноса.

При возникновении конфликта между вашим "мягким" переносом и неправильным, который автоматически предлагает текстовый процессор, необходимо провести исправление пере­носа вручную.

Современные правила орфографии разрешают нарушение правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые про­цессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.

1.2 Редактирование введенной информации

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной техноло­гии изготовления документов с помощью обычной пишущей ма­шинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа.

Новая информационная технология использования систем подготовки текстовых документов отделила этап печати доку­мента от его набора и редактирования. Пользователь имеет воз­можность многократной "шлифовки" текста материала до до­стижения необходимого уровня качества изложения, не прибе­гая к печати документа.