Составление и оформление документов ПЭВМ

Это сокращает затраты трудовых и материальных ресур­сов на подготовку документации. Кроме того, передача тексто­вых материалов может быть осуществлена не в виде "твердой" (печатной) копии, а в так называемом "электронном" виде.

К основным операциям редактирования принято относить следующие:

добавление;

удаление;

перемещение;

копирование фрагмента текста.

К числу операций редактирования можно также отнести операцию поиска и контекстной замены.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (вы­деленная, маркированная) пользователем. Минимальный раз­мер фрагмента — один символ, максимальный — весь текст документа. Выделение текста является одним из основополагаю­щих принципов работы системы подготовки текстов.

Основная концепция большинства систем этого назначе­ния — "выдели и обработай". Различают строчные, прямоуголь­ные выделенные фрагменты либо цепочки символов. В послед­нем случае границами выделения служат первый и последний символ в цепочке.

Выделение фрагмента документа может производиться с помощью мыши или клавиатуры.

Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечает­ся либо цветом, либо негативным изображением. Снять марки­ровку с фрагмента можно специальной командой системы под­готовки текстов.

Размеры редактируемого текстового документа обычно пре­вышают размер области экрана дисплея для ввода, предостав­ляемой системой подготовки текста.

Для того чтобы пользователь мог работать с нужным ему фрагментом, система подготовки текста обеспечивает возмож­ность перемещения текстового курсора к тому месту документа, где в дальнейшем будет произведена любая операция с текстом.

Обычно для этой цели используются клавиши управления курсором клавиатуры либо их комбинации с управляющими кла­вишами. При наличии графического интерфейса перемещение по тексту осуществляется с помощью специальных графиче­ских компонентов интерфейса — линеек прокрутки с бегунками.

Для добавления одного или нескольких символов систе­ма подготовки текстов должна находиться в режиме вставки, а текстовый курсор — в том месте документа, где производится дополнительный набор текста. Индикация режима замены или вставки производится в статусной строке служебной области окна программы редактирования.

При наборе очередного добавляемого символа часть строки справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а введенный символ появляется в позиции курсора. Если вклю­чен режим замены, то вновь набираемые символы замещают присутствующие в тексте редактируемого документа символы.

Для удаления одного или нескольких символов использу­ется клавиши <Delete> тли <Backspace>. При нажатии клави­ши <Delete> удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.

При нажатии клавиши <Backspace> удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдви­гаются влево. Эта клавиша используется, в основном, для уда­ления одного или нескольких только что набранных символов. Технология удаления больших фрагментов текста предпола­гает предварительное выделение фрагмента для редактирова­ния. Как правило, в текстовом окне может быть выделен толь­ко один фрагмент.

Удаление может быть произведено в двух вариантах:

выделенный фрагмент изымается из текста, оставший­ся текст смыкается;

выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер временного хранения, откуда может быть извлечен для встав­ки в другое место редактируемого документа либо использован в текстах других документов (если система подготовки текстов поддерживает многооконный режим для одновременной рабо­ты с несколькими документами).

Содержимое временного буфера сохраняется в течение се­анса работы или до помещения в него новой порции информации.

Для копирования информации используется технология, во многом похожая на предыдущую:

предварительно копируемый текст должен быть выде­лен, а затем специальной командой "Копировать" системы под­готовки текстов помещен во временный буфер хранения. При этом в буфер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа;

текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;

копия фрагмента извлекается из буфера и располага­ется, начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсора текст сдвигается вправо.

Для перемещения фрагмента текста с использованием вре­менного буфера хранения технологические операции следующие:

выделение нужного фрагмента;

удаление в буфер временного хранения;

перемещение курсора в нужное место документа;

вставка содержимого буфера в документ. Проблема использования содержимого временного буфера

хранения решается в настоящее время не только за счет воз­можности многократного использования, но и за счет предо­ставления возможности хранения нескольких фрагментов тек­ста одновременно.

Например, текстовый процессор Word из комплекса Office 2000 позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и использовать их для редактирования выборочно или всех сразу.

Существующие на сегодняшний день графические оболоч­ки (например, Windows) поддерживают технику drag-and-drop работы манипулятора "мышь" в среде системы подготовки тек­ста. Эта техника предполагает, что для операций перемещения и копирования временный буфер не задействуется.

Однако в этом случае копирование или перемещение фраг­мента возможно только один раз, тогда как временный буфер хранения предлагает использовать помещенную в него инфор­мацию столько раз, сколько это необходимо пользователю.

Операция поиска в среде программы обработки текста мо­жет выполняться в нескольких вариантах. Это может быть по­иск по образцу, например, для последующей замены найденно­го словосочетания на другое.

Действия пользователя системы подготовки текстового до­кумента сводятся к следующей цепочке операций:

задается некоторый образец (символ, слово или цепоч­ка символов);

—              указывается направление поиска (вперед от текущей по-иции курсора либо назад);

система подготовки текстов начинает поиск заданно­го фрагмента, при обнаружении последнего просмотр приоста­навливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нуж­ную коррекцию.

Другой вариант поиска предполагает, что текст предвари­тельно размечается специальными служебными метками (за­кладками или bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользовате­лем по ее имени.

Команда замены производит замещение одного заданно­го контекста на другой. Замена может производиться в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверж­дения пользователем каждого варианта замещения.

1.3 Основные методы оформления (форматирования) текстовых документов

Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов тек­ста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню и оформление с помощью стиля.

Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форма­тирования. Каждый документ, создаваемый средствами тексто­вого процессора, имеет в качестве основы некоторое оформле­ние по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформле­ния), а также их конкретные величины определяются програм­мой текстового процессора.

Например, текстовый процессор Word для Windows пред­лагает следующие параметры оформления документа:

символы — нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;

абзацы — без отступов, выровнены влево, через один ин­тервал;

величина табуляции — через 0,5 дюйма (или 1,27 см);

размер печатной страницы документа — формат А4 (210 мм на 297 мм);

границы текста на печатной странице — левое и правое 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.

Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию или по шаблону уже существующего документа.

Различают три типа форматирования прозаических доку­ментов:

символьное (или шрифтовое) оформление;

форматирование абзаца документа;

оформление (верстка) страниц (или разделов) документа. Оформление символов текста

Минимальная единица информации, которой оперирует си­стема подготовки текста, — символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следу­ющие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт — комплект литер с буквами того или иного алфа­вита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта (typeface) или гарнитура — графиче­ские особенности шрифта, определяемые наклоном и характе­ром очка (шрифт прямого и курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного на­чертания).

Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много об­щего.

Печатники под шрифтом понимают совокупность трех ха­рактеристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (кур­сив, полужирный и полужирный курсив).

Гарнитуры можно подразделить на следующие большие категории:

Serif (Сериф — шрифт с засечками). Наиболее популяр­ны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонтальны, так и обрезаны под определенным углом к ба­зовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скольз­ит вдоль линии засечек.

Sans serif (Сане сериф — шрифт без засечек). Рубленые шрифты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гроте­сковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории Helvetica.

3. Script (Скрипт — имитация рукописного текста). Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт — единица измерения, принятая в полиграфии. Обозна­чается буквами pt pt = 0,352 мм.

Кроме пункта используется питч (pitch) — количество сим­волов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается буквой р. Интервал — величина, равная 12 pt. Размер шрифта на принтере в пунктах определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края са­мого низкого.

Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, "б"), а некоторые имеют нижний выступ (например, "у", "ф"). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые за­плечики — свободные пространства над и под очком, образую­щие межстрочные промежутки.

При выборе шрифта для матричных принтеров иногда зада­ется количество знаков, печатаемых на одном дюйме (character per inch, cpi).

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква "ш" шире, чем "а").

Операционная система Windows, например, использует мо­ноширинный шрифт Courier, шрифт Times New Roman — про­порциональный шрифт.

При выборе шрифта для печати документа основным крите­рием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не дол­жен отвлекать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надпи­сей различных составных частей документа (рубрик). Для основ­ного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками.

Прямое назначение засечек — повысить читабельность тек­ста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать вни­мание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий неразборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica.

Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:

не используйте на одной странице много видов гарнитур. Максимально рекомендуется три типа гарнитуры;

все страницы документа набирайте выбранным набором гарнитур;

придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и ил­люстраций на странице;

не стремитесь максимально заполнить все пространство страницы текстом.

При работе на ПЭВМ приходится иметь дело с выдачей символов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим, говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять, о чем именно идет речь: о принтерном или об экранном шрифте. Все шрифты, как те, так и другие, по технологии изготовления могут быть разделены на две большие категории: матричные (или растровые) и векторные (контурные).

Еще недавно категория матричных шрифтов являлась един­ственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с та­ким шрифтом хранятся "точечные" изображения каждого сим­вола внутри сетки точек фиксированного размера.