Составление и оформление документов ПЭВМ

Экономичность построения таблицы обеспечивается со­блюдением следующих условий:

построение таблицы из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятель­ные таблицы или объединив графы, заполнение которых чис­лами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуе­мого относится каждое число;

включение в графы таблицы только обязательных тек­стов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдель­ных графах приводит к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез про-графки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы;

включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда пло­щадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы.

При несоблюдении этого условия таблица будет зиять пу­стотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место;

использование для одной-двух из нескольких групп под­лежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, места вразрез прографки;

размещение показателей подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боко­вике, если элементы прографки по объему (числу строк) намно­го меньше показателей подлежащего;

объединение соседних однотипных таблиц;

удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в строках) с перенесением этих сведений в тематический заго­ловок или в примечание к таблице;

построение таблицы таким образом, чтобы (если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо) в бо­ковике оказалось меньшее число строк.

2.3 Оформление основных элементов таблицы

Оформление нумерационного заголовка таблицы

Назначение нумерационного заголовка — упростить ссыл­ку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей.

Допустимы следующие варианты оформления нумераци­онного заголовка:

над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером;

перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструк­ция горизонтально центрируется;

перед тематическим заголовком в виде номера с после­дующей точкой, после которой с заглавной буквы следует те­матический заголовок, причем вся конструкция горизонталь­но центрируется;

над продолжением таблицы в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо;

над окончанием таблицы в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо;

нумерационный заголовок не используется, если табли­ца в документе единственная;

стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.

Оформление тематического заголовка таблицы

Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа.

При его оформлении следует учитывать то, что тематиче­ский заголовок:

необязателен в таблице, материал которой нужно исполь­зовать только по ходу чтения документа;

не ставится над продолжением и окончанием таблицы;

горизонтально центрируется.

Оформление граф в головке (шапке) таблицы

При оформлении граф в головке таблицы учитывается сле­дующее:

заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволя­ет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике;

если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:

словесное обозначение данных графы;

буквенное обозначение данных графы;

обозначение единицы измерения;

—              указание на ограничение (от, до, не более, не менее). Например: Температура t, °С, не менее;

заголовок графы, как правило, формулируется в имени­тельном падеже единственном числе; во множественном чис­ле —только в случаях, когда некоторые показатели графы сто­ят во множественном числе или когда заголовок графы — суще­ствительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная ха­рактеристика группы объектов;

заголовок графы пишется без сокращений, за исключе­нием общепринятых или принятых в тексте данного документа;

заголовок графы может включать в себя обозначения еди­ниц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначе­ния в виде специальных символов (градусы Цельсия — °С, про­центы — %, доллары США — $ и т. п.);

заголовок графы начинается с прописной буквы в верх­нем ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголов­ки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхне­го яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы;

если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка);

таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице;

нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических за­дач.

Оформление этих элементов таблицы должно производить­ся с учетом того, что:

нумерация или литерация граф не используется в про­должениях таблиц вместо заголовков граф;

в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буква­ми, а остальные графы -— арабскими цифрами;

графа "Номер по порядку" оформляется с учетом сле­дующих требований:

данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы;

графа рекомендуется для лучшего разграничения ру­брик разных ступеней в боковике;

заголовок графы оформляется в виде: № п/п;

допускается вместо указанной графы проставлять соот­ветствующий номер с последующей точкой непосредственно пе­ред наименованием показателя в боковике;

представление единиц измерения должно удовлетво­рять следующим требованиям:

включать в таблицу отдельную графу Единицы, измере­ния не допускается;

если все данные таблицы выражены в одной и той же еди­нице измерения, то она указывается после тематического заго­ловка таблицы (отделена от него запятой);

если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представ­ленными в других единицах измерения, то преобладающая еди­ница указывается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф;

если данные в таблице выражены в различных едини­цах измерения, то они указываются после заголовков соответ­ствующих граф;

единицу измерения, общую для всех данных строки, ука­зывают после заголовка строки в боковике таблицы;

заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следу­ющих требований:

как в боковике, так и в головке заголовок Итого относит­ся к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего — к сум­мирующим частные итоги;

в боковике принято заголовки Итого и Всего выравни­вать по левому краю.

Оформление заголовков боковика таблицы

Заголовки боковика оформляются с учетом следующих тре­бований:

заголовки боковика располагаются: при одной ступени:

от края боковика, если большинство умещается в одну строку;

—              с абзацного отступа, если они занимают две-три строки; при нескольких ступенях:

заголовки 1-й ступени — от края боковика, если боль­шинство умещается в одну строку;

заголовки последующих ступеней — с отступом от нача­ла заголовков предшествующей ступени или при выделении за­головков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

заголовок, в том числе рекомендуется размещать так же, как заголовки, к которым он относится;

заголовки 1-й ступени пишутся с прописной буквы, так же как и заголовки последующих ступеней, если они граммати­чески не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголов­ками старшей ступени;

заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике оста­ется место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю стро­ку прографки); отточие не является обязательным; при его от­сутствии никаких знаков препинания в конце заголовка не ста­вят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные за­головки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка про­графки выравнивается по верхней строке заголовка боковика;

если в боковике подряд расположены одинаковые заго­ловки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То же (при заголовках, занимающих две строки и более), а затем уже кавычки.

Оформление прографки таблицы

Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:

1) указание на отсутствие сведений или явления в програф­ке оформляется следующим образом:

при отсутствии сведений в соответствующей ячейке про­ставляется либо многоточие, либо слова Нет свед.;

при отсутствии явления в соответствующей ячейке про­ставляется тире;

обозначение ничтожно малых чисел оформляется сле­дующим образом:

если число значительно меньше одной десятой, то про­ставляется 0,0;

если число значительно меньше одной сотой, то простав­ляется 0,00 и т. д.;

при представлении многоразрядных чисел рекомендует­ся разделять числа пробелами (запятыми в англоязычных доку­ментах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо — для дробной части;

числовые значения в ячейках должны быть представле­ны в соответствии со следующими требованиями:

числовые значения, относящиеся к одному и тому же по­казателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);

числовые значения, относящиеся к различным показа­телям в одной графе, центрируются;

числовые значения, определяющие пределы, записыва­ются через многоточие или тире и выравниваются по раздели­телю;

при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пи­шут от... до... включ;

в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире;

округление числовых значений до первого, второго, тре­тьего и т. д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым;

расположение строк прографки по отношению к заголов­ку боковика определяется следующим образом:

если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответству­ющего заголовка боковика;

если среди строк прографки есть элементы в две стро­ки и более, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней стро­ке соответствующего заголовка боковика;

текстовые строки прографки рекомендуется выравни­вать по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

текст в ячейках таблицы должен быть оформлен следу­ющим образом:

—текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);

точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;

при повторении текста в нижестоящих ячейках програф­ки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся за­головки боковика;

линейки в прографке предназначены для разделения граф. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заме­нены на пробелы.

В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть обычно отделяется от другой двойными линейками.

Оформление примечаний к таблице

Примечания к таблице оформляются следующим образом:

если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы;

если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей;