Правила подготовки и оформления документов

Правила подготовки и оформления документов

Содержание 

Введение

1.Документирование  управленческой деятельности

1.1 Требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению гербовых бланков

1.2 Особенности  подготовки и оформления отдельных  видов документов

1.3 Требования  к документам, изготовляемым с  помощью печатающих устройств;  размножение документов

2. Тираж документов

3. Особенности  оформления и передача телеграмм,  телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

Заключение

Список использованной литературы 

Введение 

Делопроизводство  в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным  подразделением (или назначенным  за делопроизводство лицом), на которое  возложены функции документационного  обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования  работы с документами, обеспечения  высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации  инструкция по делопроизводству (далее  – инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.

Инструкция разрабатывается  в соответствии с действующими нормативно-правовыми  документами по делопроизводству и  устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для  всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением  и использованием документов.

Организация и  совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением  установленного порядка работы с  документами осуществляются службой  ДОУ.

При оформлении служебных документов рекомендуется  соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В  Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Стандарт устанавливает  состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам  документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными  для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс  подготовки документов, но и значительно  улучшают их восприятие работникам.

При подготовке документов рекомендуется применять  текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 ( для  оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.

1.Документирование  управленческой деятельности 

1.. Документирование  управленческой деятельности заключается  в фиксации на бумаге или  других носителях по установленным  правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих  документов. Документирование осуществляется  на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том  числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также  при использовании вычислительной  технике – на машинном языке.

.2. Правила оформления  документов на бумажных носителях,  а также правила оформления  реквизитов документов определяются  ГОСТ Р 6.30-2003. 

1.1Требования  к изготовлению, учету,  использованию и  хранению гербовых  бланков 

1.1.1 Гербовые  бланки являются полиграфической  продукцией подлежащей учету.

1.1.2. Гербовые  бланки изготавливаются только  полиграфическими и штемпельно-граверными  предприятиями, имеющими лицензии  на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических  и технологических возможностей  для изготовления указанной вида  продукции на должностном качественном  уровне.

1.1.3. Гербовые  бланки подлежат учету. На них  типографическим способом или  специальным нумератором проставляются  учетные порядковые номера, а  при необходимости и серии  этих номеров. Учет гербовых  бланков ведется раздельно по  видам бланков в регистрационно-учетном  журнале, при этом используются  следующие реквизиты:

при поступлении  бланков: наименование вида гербового  бланка, дата поступления, номер сопроводительного  документа, наименование организации- поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и  номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка  об уничтожении и т.д.).

1.1.4. Гербовые  бланки хранятся в надежно  запираемых и опечатываемых шкафах.

1.1.5. Уничтожение  гербовых бланков осуществляется  по акту с отметкой в учетно-регистрационном  журнале. 

1.1.6. Лица, персонально  ответственные за учет, использование  и хранение бланков, начинаются  распорядительным документом руководителя  организации. 

1.1.7. Проверка  наличия, использования и хранения  гербовых бланков осуществляется  не реже раза в год комиссией,  назначаемой распорядительным документом  руководителя. О проверках делаются  отметки в учетно-регистрационном  журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений  при учете, хранении и использовании  гербовых бланков комиссия проводит  служебное расследование, результаты  которого оформляются актом и  доводятся до сведения руководителя  организации. 

1.2 Особенности подготовки  и оформления отдельных  видов документов 

1.2.1 Приказ, постановление

Приказ, постановление  – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений  должны составляться на основе тщательного  и всестороннего изучения затрагиваемых  в них вопросов с тем, чтобы  содержащиеся в проектах предложения  были конкретными и реальными, соответствовали  действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и  исключали необходимость выпуска  дополнительных приказов, постановлений  в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.

Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются основание или  причина составления документа.

В распорядительной части излагается решение руководителя.

Распорядительная  часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой  строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах  распорядительной части приказа, постановления  указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления  предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру  действий.

В случае если управленческое действие предполагает конкретного  исполнителя, соответствующий пункт  документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после  фамилии) в дательном падеже.

Страницы приказа, постановления и их приложений нумеруются как единый документ.

До представления  на подпись проект приказа, постановления  визируется на оборотной стороне  последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической  службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта  приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.

В приказах о  назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении  к дисциплинарной ответственности  фамилии, имена и отчества пишутся  полностью.

К приказам о  командировании сотрудников организации  прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы  подписывают руководители организации  или их по их поручению - заместители. 

1.2.2 Распоряжение

Распоряжение  – документ, издаваемый преимущественно  по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов. Инструкций и других актов.

Распоряжение  подписывают руководители организации  или по их поручению - заместители.

Подготовка и  оформление распоряжений проводиться  в соответствии с установленным  порядком подготовки и оформления приказов.

Последним пунктом  распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий  отдел или должностное лицо.

Распоряжение  нумеруется порядковыми номерами в  пределах календарного года. 

1.2.3 Инструкция

Инструкция –  документ. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны  деятельности организации.

В заголовке  к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых  делится на пункты, а при необходимости  – на подпункты.

Инструкции визируются руководителем структурного подразделения  – разработчика и утверждаются руководителем  организации или по их поручению  заместителям путем издания приказа  об утверждении инструкции или проставлением  грифа утверждения. 

1.2.4 Подготовка документов  к заседаниям коллегии

Подготовка и  представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей  отделов. Представляются следующие  документы: справка объемом 4-5 страниц  машинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения  с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии. С указанием  их должности и организации.

Указанные документы  не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания передаются секретарю  коллегии. Рассылаются документы  за три дня до заседания.

Решение – документ, принимаемый коллегией в целях  решения наиболее важных вопросов.

Текст проекта  любого решения, как правило, состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения  является документ вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается  наименование, дата, номер и заголовок  этого документа.

Распорядительная  часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.

Слово «РЕШИЛА» печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы  левого поля).

В качестве исполнителей могут быть указанны организации, их структурные подразделения или  должностные лица.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

Проекты решения  коллегии дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями  и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству в трехдневный  или установленной коллегий срок. 

1.2.5 Акт

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и  подтверждающий установленные ими  факты или события.

Текст акта состоит  из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной част акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие ли действие, его номер  и дата. При перечислении лиц, участвовавших  в составлении акта, указываются  наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт  составлен комиссией, то первым указывается  председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся  с прописной буквы.