Правила подготовки и оформления документов

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной  комиссией работы, установленные  факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть  заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого табулятора, например:

Составлен в  трех экземплярах:

1-й экземпляр-

2-й экземпляр-

3-й экземпляр-

Количество экземпляров  акта определяются числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление  акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется  как реквизит «Отметка о наличии  приложений».

Акт подписывается  всеми членами комиссии. При расшифровке  подписей инициалы ставятся перед фамилиями. 

1.2.6 Доверенность

Доверенность  – это документ, фиксирующий факт представления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя, Официальные доверенности выдаются организацией своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или  других действий от ее имени, В тексте официальной доверенности указывается  должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются  доверитель, доверенное лицо и вид  действий по доверенности. 

1.2.7 Письма

Письма как  вид документа по содержанию и  назначению могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-завещаниями, письмами-приложениями, письмами-ответами и т.д.

Письма могут  быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных  в административном или юридическом  отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две составные  части.

Письмо, состоящее  из одной части, - это просьба без  пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и  др. Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая (заключительная) – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одно - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим  подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать  до пяти страниц текста. Они состоят  из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.

Во вступлении формулируются тема письма, объясняющая  причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) или  его отдельные пункты, послужившие  юридическим основанием или поводом  для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляет описание события  или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. 

1.2.8 Подготовка и оформление  совместных документов

Организацией  могут быть приняты документы  совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В том случае документ составляется не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются  полные наименования организации, участвовавших  в подписании документа. Первым указывается  наименование организации, являющийся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляется на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организации участвовало  в его организации участвовало  в его создании. Каждый подписанный  экземпляр является подлинником  и хранится в делах организации-участников. Экземпляр совместного документа  с визами согласования хранится в  делах организации – инициатора создания документа. На подписанных  документах проставляются номера и  даты, присвоенные документу в  каждой организации. 

1.3 Требования к документам, изготовляемым с  помощью печатающих  устройств; размножение  документов 

К этим документам предъявляются следующие требования:

1.3.1. Документы  изготавливаются на пишущей машинке  или при помощи печатающих  устройств средств электронной  вычислительной техники. Отдельные  внутренние документы пишутся  от руки (заявление, объяснительная  записка и т.п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей  машинке, должны быть написаны разборчиво синими, четными, фиолетовыми чернилами  и тщательно выверены.

Не принимаются  для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правильные карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое  написание фамилии, специальных  терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются  только общепринятые.

1.3.2. Тексты документов, не превышающие семи строк,  печатаются на листе формата  А5 (148*210 мм).

1.3.3. Тексты документов  на бланках формата А4 печатается  через 1,5 межстрочный интервал (межстрочным  интервалом называется расстояние  между основаниями смежных строк  машинописного текста). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому  изданию, печатаются через два  межстрочных интервала.

1.3.4. Машинописный  текст должен быть напечатан  аккуратно, без ошибок, пропусков,  помарок и правильно расположен.

1.3.5. Реквизиты  документа (кроме текста), состоящие  из несколько строк, печатаются  через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов  «Адресат», «Гриф согласования»  отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

1.3.6. Реквизиты  документа отделяются друг от  друга 2-4 межстрочными интервалами.

1.3.7. Наименование  вида документа, а также слова  «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОСТОНОВЛЯЕТ»  печатаются прописными буквами. Слово «Примечание», «Приложение», «Основание» печатаются строчными буквами.

1.3.8. Расшифровка  подписи (инициалы и фамилия)  в реквизите «Подпись» печатается  с пробелом на уровне последней  строки наименования должности.

1.3.9. Максимальная  длина строки многочисленных  реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает  150 печатных знаков, его допускается  продлевать до границы правого  поля документа или переносить  на следующую строку. Точка в  конце заголовка не ставится.

1.3.10. При печатании  документов используется восемь  стандартных положений табулятора (табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку  пишущей машинки в заданных  положениях, в компьютерных текстовых  редакторах имеется аналогичная  функция):

0- от границы  левого поля для печатания  реквизитов «заголовок к тексту»,  «Текст» (без абзацев), «Отметка  о наличии приложения», «Отметка  об исполнителе», «Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело» наименования должности  в реквизитах «Подпись» и «Гриф  согласования документа», заверительной  надписи «Верно», а также слов  «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,  «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1- после 5 печатных  знаков для начала абзацев  в тексте;

2- после 16 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

3- после 24 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

4- после 32 печатных  знаков для реквизита «Адресат»;

5-после 40 печатных  знаков для реквизитов «Гриф  утверждения документа» и «Гриф  ограничения доступа к документу»;

6- после 48 печатных  знаков для расшифровки подписи  в реквизите «Подпись»;

7- после 56 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

1.3.11. При наличии  нескольких грифов утверждения  и согласования они располагаются  на одном уровне вертикальными  рядами, начиная от 0-го и 5-го  положении табулятора.

1.3.12. Если в  тексте документа имеются примечания  или выделения в самостоятельный  абзац ссылка на документ, по  служивший основанием к его  изданию, слова «Примечание» и  «Основание» печатаются от 0-го  положения табулятора, а относящийся  к ним текст – через один  межстрочный интервал.

1.3.13. При изготовлении  документов на двух и более  страницах вторая и последующие  страницы нумеруются. Номера страниц  проставляются посредине верхнего  поля листа арабскими цифрами  и на расстоянии не менее  10 мм от верхнего края листа.

1.3.14. Документы,  поступающие в копировально-множительную  службу для размножения на  множительных аппаратах, должны  быть тщательно подготовлены  (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

2. Тираж документов 

При определении  тиража для рассылки документов следует  исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до всех заинтересованных сторон, которых эти  документы касаются. 

3. Особенности оформления  и передача телеграмм,  телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм 

1.Телеграммы  посылаются только по срочным  вопросам и лишь в случаях,  когда другим способом передать  информацию нельзя. В состав телеграммы  входят следующие реквизиты: наименование  документа; указание на категорию  телеграммы («Срочная» т т.п.); подробный  адрес с указанием номера отделения  связи; текст – содержание  телеграммы; регистрационный делопроизводственный  номер, дата регистрации; сокращенное  наименование должности лица, подписавшего  телеграмму; подпись; расшифровка  подписи.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. При  адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый  исполнителем. Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и  печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала  без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки  препинания пишутся полными или  сокращенными словами: точка - тчк, запятая  – зпт, двоеточие – двтч, скобка – скб, кавычки – квч. Словами  указываются следующие знаки: «№» - номер, «+» - плюс, «-» - минус, «!» - знак восклицательный, «?»- знак вопросительный, «%» - процент. Все цифровые данные в  тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента. Конец текста телеграммы заканчивается  точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как  в конце текста отделом документационного  обеспечения проставляется регистрационный  номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность  и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес организации; должность и фамилия лица, пописавшего  телеграмму; дата отправки, фамилия  и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На ваш». Визирование телеграмм  аналогично визированию писем. Подпись  в телеграмме оформляется отдельной  строкой и начинается с абзаца.

Телеграммы с  одним и тем же текстом и  подписью, адресованные в несколько  пунктов и адресов, и подписываются  в одном экземпляре. На экземпляре, оставшемся в организации, указываются  все адреса и прилагается список адресатов.

2. Передача оперативной  информации в организации, имеющие  телексную связь, осуществляется  в виде телетайпограмм.

Требования к  оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес организации) аналогичны требованиям, предъявляемые  к телеграммам. Частью реквизита  «Адресат» телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату. Телетайпограммы должны содержать  не более 30-40 слов. Визирование и  подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с  приложением списка абонентов.