Подготовка документов

25

Введение

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.

Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.

Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.

При оформлении служебных документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работникам.

1.           Документирование управленческой деятельности

1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной технике – на машинном языке.

2. Правила оформления документов на бумажных носителях, а также правила оформления реквизитов документов определяются ГОСТ Р 6.30-2003.

1.1.      Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией подлежащей учету.

2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной вида продукции на должностном качественном уровне.

3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографическим способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации- поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

6. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, начинаются распорядительным документом руководителя организации.

7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

1.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Приказ, постановление

Приказ, постановление[1] – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.

Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются основание или причина составления документа.

В распорядительной части излагается решение руководителя.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру действий.

В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Страницы приказа, постановления и их приложений нумеруются как единый документ.

До представления на подпись проект приказа, постановления визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании сотрудников организации прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы подписывают руководители организации или их по их поручению - заместители.

Распоряжение

Распоряжение[2] – документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Инструкций и других актов.

Распоряжение подписывают руководители организации или по их поручению - заместители.

Подготовка и оформление распоряжений проводиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий отдел или должностное лицо.

Распоряжение нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года.

Инструкция

Инструкция – документ. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации.

В заголовке к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости – на подпункты.

Инструкции визируются руководителем структурного подразделения – разработчика и утверждаются руководителем организации или по их поручению заместителям путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

Подготовка документов к заседаниям коллегии

Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов. Представляются следующие документы: справка объемом 4-5 страниц машинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии. С указанием их должности и организации.

Указанные документы не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за три дня до заседания.

Решение – документ, принимаемый коллегией в целях решения наиболее важных вопросов.

Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.

Слово «РЕШИЛА» печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

В качестве исполнителей могут быть указанны организации, их структурные подразделения или должностные лица.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

Проекты решения коллегии дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству в трехдневный или установленной коллегий срок.

Акт

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной част акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие ли действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого табулятора, например:

Составлен в трех экземплярах:

       1-й экземпляр-

       2-й экземпляр-

       3-й экземпляр-

Количество экземпляров акта определяются числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

Доверенность

Доверенность – это документ, фиксирующий факт представления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя, Официальные доверенности выдаются организацией своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от ее имени, В тексте официальной доверенности указывается должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

Письма

Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-завещаниями, письмами-приложениями, письмами-ответами и т.д.