Подготовка документов

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр передается руководству организации на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством организации. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

6. Срочные документы, потупившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, с последующей досылкой самого документа.

7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП) (E-mail).

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, предаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение получаемых и отправленных сообщений.

Адресат ЭП получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.

Заключение

Делопроизводством называется отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.

За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повысить свою квалификацию.

Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

Список использованной литературы

1.        Татарников М.А. «Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях, организациях». – М.:ИНФРА-М, 2006. – 208 с.

2.        Веселов П.В. «Современное деловое письмо в промышленности». - М., 2004.

3.        Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство»: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.

4.        ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.

5.        Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В. «Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления»: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: 2008.

6.        Кузнецова Т. В. «Делопроизводство: Документационное обеспечение управления» - М.: ЗАО "Бизнес-шк." "Интел-Синтез", 1999.- 317 с:

7.        Лопатникова Е. А. «Делопроизводство: образцы док. с коммент». — М.: Омега-Л, 2005. - 288 с.

[1] Кузнецова Т. В. «Делопроизводство: Документационное обеспечение управления» - М.: ЗАО "Бизнес-шк." "Интел-Синтез", 1999.- 317 с:

[2] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В. «Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления»: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: 2008.