Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Омский Государственный Технический университет»

Факультет гуманитарного образования

Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело»

 

 

 

Реферат

По дисциплине «Основы делопроизводства и документооборота»

На тему: «Подготовка документов к передаче на архивное хранение»

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка группы МУ-113

Подольная Валерия

 

Проверила:        

                                                                                         Душенкина А.О.

 

 

 

Омск 2013

Оглавление

 

 

Введение

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнения Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает выполнение следующих работ:

• Экспертиза ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
• Оформление дел;
• Составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
• Составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения;
• Передача дел в архив организации.

 

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Общие положения.

Экспертиза ценности документов состоит в изучении документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации1.

Ценности различных документов, как для организации, так и для государства в целом, неравнозначна и зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. По этой причине, например, установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимостью их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются прежде всего важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли2. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может понадобиться содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения – еще одно важное назначение экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

• С постоянным сроком хранения;
• Со сроком хранения свыше 10 лет;
• Со сроком хранения до 10 лет;

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности производится при:

• Составлении номенклатуры дел;
• Формировании дел;
• Подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Уже на этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т.е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения. Это служит основанием для включения дел в описи для передачи в архив организации или акт для уничтожения документов и истекшими сроками хранения.

Следующим этапом экспертизы является оценка в отбор документов, на стадии когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов архив. В крупных организациях и учреждениях , имеющих внутреннюю структуру, экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения  осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива. Такой порядок установлен, например, для федеральных органов исполнительной власти3. В небольших организациях с централизованными ведением делопроизводства оценка документа проводится работником, отвечающим за делопроизводство, совместно с экспертной комиссией, если она сформирована.

Развитие экспертизы ценности в России прошло несколько этапов. Экспертиза начала широко применяться с первой половины XIX в. в связи с переполнением архивом учреждений. Этот вид работы называется «разборка решеных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводилась в отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранились только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов проводило к потере многих ценных документов.

В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов. До середины 1920-х гг. в основном осуществляется разбор документов в государственных архивах основе на непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель – отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усиление роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950-1980 гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-х гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят контакты, которые строятся на договорных отношениях. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают электронные носители информации.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

• Действующего законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации по архивному дела;
• Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;
• Нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

 

Прицепы к критерии ценности документов

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития. Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном комплексе, так как документы связаны друг с другом. Они могут повторяться, дополнять или поглощать другие документы и т.п.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т.е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

Критерии содержания – значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа относится: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые критерии.

Критерий места организации в системе управления значимость выполнимых ею функций определяет целесообразность передачи документов конкретной организации на постоянное хранение.

В государстве действуют разнообразные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т.д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организации, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.

Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения событий, явлений. По этой причине понятия «время происхождения документа» и «место происхождения документа» тесно взаимосвязаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие важное значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий т.д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Одним из основных критериев в ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факты, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

По этому признаку управленческие документы можно разделить на:

• Документы, отражающие основную деятельность организации, учреждения или предприятия в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;
• Документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для определения в целом, а также его структурных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
• Документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

С данными критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности и т.д. Однако критерий вида должен применятся только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, так как содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, так как в деятельности учреждений и организаций образуются значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.