Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии – заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в том числе на копиях документов, так как они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Экспертиза ценности электронных документов (ЭД) проводится во взаимной увязке с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме учета еще ряда факторов: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных архивов, препятствующих передачи ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения4. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций на бумажном носителе.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В федеральных министерствах, служба, агентствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. В соответствии с Федеральным законом «Об архивных деле Российской Федерации» они являются владельцами архивных документов: осуществляют владельцами архивных документов: осуществляют владение документами, их использование и реализуют полномочия по распоряжению документами в пределах, установленных законом. Однако этим же Законом установлено, что все юридические лица обязаны согласовывать с архивными органами решения, связанные с уничтожением документов5.

Работа экспертных комиссий строится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995г.), принятых Росархивом6. Эти документы служат основой для составления положений о центральных экспертных комиссиях и экспертных комиссиях конкретных учреждений и организаций. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации и вводится в действие с даты утверждения.

Назначение экспертных комиссий заключается в следующем:

• Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• Организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный и муниципальный архив.

Для этого экспертные комиссии наделены следующими функциями:

1. Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
2. Рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

• Проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурными подразделениям);
• Описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
• Описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы;
• Актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

3. Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
4. Участи в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль формирования дел в производстве и качества подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Документирование заседаний комиссии и хранение ее документов является функцией секретаря комиссии. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Утверждение результатов экспертизы находится в компетенции руководителя организации, так как именно он несет ответственность за сохранности документов.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которой проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК обычно один-два раза в год. Внеплановые заседания созываются по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации. В процессе экспертизы производится:

• Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• Отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• Выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. Документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
2. Документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
3. Документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
4. Документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК».

Это позволяет выявить в составе одного дела документы с разными сроками хранения. Такие дела должны быть расшиты и переформированы: документы с постоянными и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их у уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

Таким образом, в процессе экспертизы ценности документов в делопроизводстве определяют количество дел каждой из четырех категорий, при этом дела с постоянными, длительными сроками хранения и сроками с пометкой «ЭК», «ЭПК» просматривают полистно.

Оформление дел

Как уже говорилось, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться в архив организации. После окончания календарного года, в котором дела были заведены, производят их оформление и описание в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформление дела состоит в подготовке дела к хранению в соответствии с установленными правилами7.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не определяются в архив организации, подлежат частичному оформлению. Частичное оформление производится работникам службы документационного обеспечения управления при заведения дела. После завершения дела его продолжают хранить в папках-скоросшивателях, не проводят дополнительную систематизацию документов, листы дела не нумеруют дополнительную систематизацию документов, листы дела не нумеруют, заверительную надпись не составят.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

• Подшивку или переплет дела;
• Нумерацию листов в деле;
• Составление заверительной надписи;
• Составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
• Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

Подшивка или переплет дела

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов, даты. Визы, резолюции. Текст не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не должны вступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

Перед подшивкой (переплетом) проверяется правильность формирования дел: из них изымаются ошибочно включенные ранее дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с особо ценными или неформатными документами (карты, схемы, планы, фотоснимки другие документы большого формата) не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки и хранятся в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие как удостоверения личности, трудовые книжки т.п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (булавки, скрепки).