Подготовка документов к передаче на архивное хранение

 

Нумерация листов в деле

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используются простой графитный карандаш или нумератор. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Нумерация производится в соответствии с определенными правилами. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Приложения к делу, оформленные как самостоятельные тома, также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Если собственная нумерация листов документа совпадает с общей нумерацией, ее оставляют.

Фотография, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются в левом верхнем углу оборотной стороны листа. Сложенный лист формата верхнем углу оборотной стороны листа. Сложный лист формата А3 или А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист.

Если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т.п.), каждый из них нумеруются отдельно. Но лист с наглухо наклеены фотографиями, вырезками т.п. нумеруются как один лист. В этом случае в нижней части или на обороте листа делается опись наклеенных на него документов. В заверительной надписи в конце дела такие листы упоминаются отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруются конверт, затем следующими номерами – каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров (3а, 4а, 4б). Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом становится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

 

Составление заверительной надписи

Заверительная надпись дела составляется для учета числа листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Заверительной надпись составляется по установленной форме на отдельном листе – заверителе, который помещается в конце дела. Запрещается выносить лист – заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Заверительная надпись обязательно подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов дела проставляется на его обложке в соответствии с заверительной надписью.

В форме листа – заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве листов внутренней описи. Кроме того, указываются сведения, отражающие специфику документов и нумерации листов данного дела: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов и т.п. Также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации.

В листе – заверителе отмечаются и все изменения в составе в содержании дела, например замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.

 

Составление внутренней описи

Для учета ряда категорий документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составления внутренняя опись. Она подшивается в начале дела или подклеивается за верхний край к внутренней стороне его лицевой обложки.

Составление внутренней описи определяется спецификой документации в деле: особо ценные документы, личные дела, документы ограниченного доступа т.д. Кроме того, опись составляется на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены все приложения, относящиеся к нему. Кроме того, организация вправе принять решение о составлении внутренней описи и других дел и закрепить это в инструкции по делопроизводству.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. В ней содержится сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Завершается опись итоговой записью с указанием цифрами и прописью количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Внутренняя опись должна быть подписана ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. При необходимости подпись удостоверяется печатью.

Если в составе документов дела происходят изменения (например, при включении новых документов, изъятии документов, замене их копиями т.д.), в графе «Примечания» делается об этом запись со ссылками соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи. В случае наличия в деле листа с наклеенными на него документами, во внутренней описи делается оговорка.

Например:

«На листе 2 наклеено 4 фотографии и две вырезки согласно описи на обороте листа»

Оформление обложки дела

После того как документы подшиты и листы пронумерованы, оформляют обложку дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу имеет форму, установленную государственным стандартом на обложки дел длительного хранения8.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование структурного подразделения;
• Индекс дела;
• Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• Заголовок дела;
• Крайние даты дела;
• Число листов в деле;
• Срок хранения дела и номер статьи по перечню;
• Архивных шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при встрече дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации - правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Заголовок дела, перенесенный в начале года из номенклатуры дел, проверяется. В него могут вноситься уточняющие сведения: номера приказов, протоколов, указание на копийность.

Например:

Протоколы заседаний Ученого совета за 2010г. № 1-10,

или

приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности за 2010 г. № 1-102. Копии

Если дело состоит за несколько томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома. На обложке первого тома указывается также количество томов этого дела, на последующих томах – номер очередного тома, а на последнем томе после его номера добавляется слово «последний».

Кроме того, на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу дополнительного проставляются даты дела, номера тома (части), если дело имеет несколько томов, количество листов в деле и архивный шифр, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи. Все эти данные могут быть помещены на обложку дела только после окончания его делопроизводством при окончательном оформлении.

Важным реквизитом является дата дела. На обложке проставляются крайние даты документов, содержащихся в деле.

Крайним датам дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, приказы и др.), а также иные документы, для которых точные даты имеют большое значение, являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Это относится и к делам, состоящим из нескольких томов.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Если дело – журнал регистрации, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Датой личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которого заведено дело.

Даты могут не указываться на обложке дел, содержащих плановые и отчетные документы, так как они включены в заголовки дел.

При обозначении даты документа (первого и последнего в деле) вначале указывается число, затем месяц и год. Название месяца следует писать словами, чтобы избежать неоднозначности толкования даты.

В дело могут включаться документы (например, приложения), даты которых выходят за крайние даты дела. В таком случае об этом делается запись «в деле имеются документы за … год». Она помещается на новой строке под датами дела.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество  листов и сроков хранения дела. Число листов проставляется на основании заверительной надписи. Срок хранения и указание на перечень документов со сроками хранения переносятся из номенклатуры дел после сверки срока по перечню документов или уточнения по решению ЭК организации. В случае введения в действие новых перечней документов старые данные зачеркиваются, а сверху или рядом записываются новые данные. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Архивный шифр проставляется на обложке в архиве организации после того, как годовой раздел описи, содержащий данное дело, утвержден ЭПК архивного органа.

На обложке дела предусматривается место для наименования государственного архива, куда дела данной организации передаются для постоянного хранения, а также кодов этого архива и данной организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и / или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, отвечающего за делопроизводство.

 

Составление описи дел

Составление и оформление описи дел – последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшему экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания9. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Таким образом, являясь учетным документом и архивным справочником по содержанию дел, опись обеспечивает учет и оперативный поиск документов.

Составление описи дел – одна из функций работников службы документационного обеспечения управления. Описи ежегодно составляются в каждом структурном подразделении. По ним документы передаются в архив организации. Описи на дела структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, которую готовит архив для передачи дел на постоянное государственное хранение. В небольших организациях незначительным документооборотом составляется общая опись на дела, образовавшиеся за год в процессе ее деятельности. Опись структурного подразделения составляется в двух экземплярах, и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись составляться в трех экземплярах , так как один экземпляр передается в экспертную комиссию для ее рассмотрения и согласования.

Опись дел структурных подразделений составляется по установленной форме. В них указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело и закончилось их делопроизводством. В случаях когда структурное подразделение в течение периода, за которой вноситься дела в опись, было преобразовано и переименовано, под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья включает следующие элементы:

• Порядковый номер дела(тома, части) по описи;
• Индекс дела (тома, части)
• Заголовок дела (тома, части),полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• Даты дела (тома, части);
• Число листов в деле (тома, части);
• Срок хранения дела.

Кроме того, форма описи содержит графу  «Примечание».

По такой форме составляется описи на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Однако в опись на дело постоянного хранения не включают графу «Срок хранения».

Перед внесением в опись заголовков дел проверяется качество формирования и оформления дел. Если обнаруживается нарушения установленных правил, их устраняют.

При составлении описи следует строго придерживаются следующих правил:

• Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, под самостоятельным номером в опись вносится и к приложению к делу, сформированному как отдельный том;
• Порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет. Номера описям структурных подразделений присваиваются по согласованию с архивом организации;
• Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• Принесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются слова «То же». Однако все другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводиться полностью;
• Многотонные дела вносятся в опись по порядку номеров  томов. В этом случае в описи указывается наименование только первого тома, а наименование остальных томов. Если они помещены на одной страницы, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, заголовок дела необходимо повторить полностью. При несении в опись последнего тома после его номера добавляется слова «Последний».