Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Между наименованиями дела (заголовками) оставляется интервал не менее 1 см.

В графу «Примечание» вносятся отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, передачи дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт, в наличие копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номер дела по описи, а так же фиксируется особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров.

Опись дел структурного подразделения должно быть подписано составителем с указанием его должности, согласованно с руководителем службы делопроизводство и утверждена руководителем структурного подразделения. При наличие подразделении экспертной комиссии опись должна быть согласована с ней.

На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации. Подготовка годового раздела осуществляется в архив организации. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указание номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и после его утверждения ЭПК утверждается руководителем организации. Первый экземпляр в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, одобряется ЦЭК (ЭК) организации и после этого утверждается руководителем. Один экземпляр передается в архив организации, второй остается в структурном подразделении.

Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной описью. Если в организациях ежегодно образуется небольшое количество дел постоянного хранения (до 200 дел), опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы за 5 лет. Законченной описи присваивается определенный номер, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.

Законченная опись соответствующим образом оформляется. Элементами оформления являются титульный лист, предисловие, справочный аппарат.

Титульный лист должен содержать:

• Название фонда;
• Номер фонда;
• Номер описи;
• Название описи, которое включает название категории документов, содержащихся в делах (постоянного, временного хранения);
• Крайние даты дел, включенных в опись.

Справочный аппарат включает оглавление, указатели и список сокращенных слов. При необходимости справочный аппарат составляют к описи дел структурных подразделений и годовым разделам сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В списке сокращений сокращенные слова располагаются в алфавитном порядке.

Например:

МЦФЭР – Международный центр финансово – экономического развития

РГГУ – Российский государственный гуманитарный университет

Список сокращений значительно облегчает работу с описью, так как позволяет однозначно определить значение встречающихся аббревиатур. Общепринятые сокращения, например «га, час., ООО» в список не включают.

Указатели  представляют собой перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номер листов, на которых они размещены. Указатели могут быть именными, географическими, предметными и др. в зависимости от тех понятий, которые важно быстро  находить в описи.

Например:

Кондратьева Л,И, - 5, 12, 14

Малинин С.М. – 5, 12, 15

Или

Федеральная налоговая служба

Департаменты – 9, 10

Территориальные инспекции – 10, 14, 15, 36, 42

 

Порядок передачи дел в архив организации

Передача дел осуществляется по описям в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства и утвержденным руководителем организации.

При подготовке дел структурных подразделений к передаче в архив работник архива проверяет правильность их формирования и оформления. Проверяется также соответствие чисел дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Если обнаруживается отсутствие каких-либо дел, включенных в опись, составляется соответствующая справка.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается число дел и описей, передаваемых в архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы.

Прием дел от структурных подразделений осуществляется заведующим архивом или должностным лицом, ответственным за архив.  На обоих экземплярах описи делаются отметки о наличии каждого дела. В конце описи указывается число фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема – передачи дел. Под ними ставят подписи ответственных за архив, принявший дела, и сотрудник структурного подразделения, передавший их. При приеме на хранение дел с особо ценными документами проверяют количество листов каждого дела.

Вместо с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы организации. Наименование каждой картотеки должно быть включено в опись.

Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях по месту создания документов и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В целях гарантированного сохранения документальной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК организации в  едином комплексе и утверждаться ее руководителем10. Делопроизводственная служба составляет акт о выделении документов к уничтожению на основе сведений, полученных от структурных подразделений по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

В акт вносят документы, отобранные по результатам экспертизы, за тот же период, за который составлены описи. Электронные документы (электронные дела) после истечения установленного срока хранения подлежат уничтожению также на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем11.

Дела включается в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например: дела с трехлетнем сроком хранения и законченные в делопроизводстве в 2007 г. Могут быть включены в акт, который составлен в 2011 г.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описаниями дел хранится в архиве организации.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Например:

«Переписка отдела кадров»,

«Переписка плавно – финансового управления»,

«Первичные бухгалтерские документы» и др.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или архива организации в соответствующую организацию, занимающуюся утилизацией документации. Акт о выделении документов к уничтожению содержит отметку о сдаче документов на переработку. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными, которые вместе с актами и описями подшиваются в дело и хранятся в архиве организации. Все эти документы имеют постоянный срок хранения.

Порядок уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования), «Коммерческая тайна» определяется специальными инструкциями.

Все работы по подготовке документов к сдаче в архив выполняют работники службы делопроизводства и структурных подразделений, отвечающие за делопроизводство, под методическим контролем службы делопроизводства и архива. Эти работы могут быть выполнены и на договорных условиях работниками государственного или муниципального архива. Комплексные расценки на основные виды архивных работ утверждены органами руководства архивным делом.

 

Депозитарное хранение документов

В случаях когда организации не создает свой архив или не располагает свободными площадями для его размещения, задача сохранения документов может быть решена с использованием депозитарной формы хранения. Возможность такой формы хранения документов установлена федеральным законодательством.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между нами и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти12. В настоящее время таким органом является Федеральное архивное агентство.

В законодательных актах ряда субъекта Российской Федерации, в частности в законе г. Москвы, содержится несколько иное определение: «Депозитарное хранение архивных документов означает их хранение в архиве, музее, библиотеке на условиях, определяемых договором между собственником документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права распоряжения архивными документами13». 

При депозитарной форме хранения права на архивные документы остаются за организацией – собственником архивных документов. В договоре с государственным (муниципальным) архивом оговариваются порядок проведения упорядочения документов, архивно-технической обработки, проведения экспертизы ценности документов, передаваемых на хранение . депозитарная форма хранение может обеспечить сохранность документов без создания архива, затрат на его оборудование и введения в штат архивиста. Таким образом, организация выполняет обязанности, определенные федеральным законодательством по сохранности документов, а ее документы находятся в условиях, соответствующих сохранности документов и их использованию.

 

Заключение

Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

 

Библиографический список

1. Современное делопроизводство: Учебное пособие. Кирсанова М.В., – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 215с.;