Подготовка документов к передаче на архивное хранение
Автор: Пользователь скрыл имя, 06 Марта 2014 в 20:45, реферат
Краткое описание
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнения Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Оглавление
Введение 3 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. 4 Прицепы к критерии ценности документов 7 Организация проведения экспертизы ценности документов 10 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. 12 Оформление дел 14 Подшивка или переплет дела 14 Нумерация листов в деле. 15 Составление заверительной надписи 16 Составление внутренней описи 17 Составление описи дел 20 Порядок передачи дел в архив организации 24 Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения 25 Депозитарное хранение документов 26 Заключение 28 Библиографический список 30
Между наименованиями дела
(заголовками) оставляется интервал не
менее 1 см.
В графу «Примечание» вносятся
отметки о приеме дел, особенностях их
физического состояния, передачи дел в
другие структурные подразделения со
ссылкой на соответствующий акт, в наличие
копий и т.п.
В конце описи вслед за последней
описательной статьей заполняется итоговая
запись, в которой указываются (цифрами
и прописью) количество дел, первый и последний
номер дела по описи, а так же фиксируется
особенности нумерации дел в описи: наличие
литерных и пропущенных номеров.
Опись дел структурного подразделения
должно быть подписано составителем с
указанием его должности, согласованно
с руководителем службы делопроизводство
и утверждена руководителем структурного
подразделения. При наличие подразделении
экспертной комиссии опись должна быть
согласована с ней.
На основе описей структурных
подразделений составляется годовой раздел
сводной описи дел организации. Подготовка
годового раздела осуществляется в архив
организации. Годовой раздел также составляется
отдельно на дела постоянного хранения,
дела временного (свыше 10 лет) хранения
и дела по личному составу по установленным
формам.
Годовой раздел описи дел постоянного
хранения составляется в четырех экземплярах.
Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации.
В случае одобрения в конце раздела ставится
гриф «Согласовано» с указание номера
протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на
котором он был рассмотрен. Затем он передается
на рассмотрение ЭПК архивного учреждения
и после его утверждения ЭПК утверждается
руководителем организации. Первый экземпляр
в качестве контрольного передается в
государственный архив, остальные остаются
в организации.
Годовой раздел сводной описи
дел временного (свыше 10 лет) хранения
составляется в двух экземплярах, одобряется
ЦЭК (ЭК) организации и после этого утверждается
руководителем. Один экземпляр передается
в архив организации, второй остается
в структурном подразделении.
Несколько годовых разделов
сводной описи дел постоянного хранения
или один годовой раздел, число заголовков
дел в котором достигло четырехзначной
цифры, считаются законченной описью.
Если в организациях ежегодно образуется
небольшое количество дел постоянного
хранения (до 200 дел), опись считается законченной,
если в нее включены годовые разделы за
5 лет. Законченной описи присваивается
определенный номер, к ней составляется
итоговая запись и заверительная надпись.
Законченная опись соответствующим
образом оформляется. Элементами оформления
являются титульный лист, предисловие,
справочный аппарат.
Титульный лист должен содержать:
Название фонда;
Номер фонда;
Номер описи;
Название описи, которое включает
название категории документов, содержащихся
в делах (постоянного, временного хранения);
Крайние даты дел, включенных в опись.
Справочный аппарат включает
оглавление, указатели и список сокращенных
слов. При необходимости справочный аппарат
составляют к описи дел структурных подразделений
и годовым разделам сводных описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения.
В списке сокращений сокращенные
слова располагаются в алфавитном порядке.
Например:
МЦФЭР – Международный центр
финансово – экономического развития
РГГУ – Российский государственный
гуманитарный университет
Список сокращений значительно
облегчает работу с описью, так как позволяет
однозначно определить значение встречающихся
аббревиатур. Общепринятые сокращения,
например «га, час., ООО» в список не включают.
Указатели представляют
собой перечень определенных понятий,
которые встречаются в тексте описи, с
указанием номер листов, на которых они
размещены. Указатели могут быть именными,
географическими, предметными и др. в зависимости
от тех понятий, которые важно быстро
находить в описи.
Например:
Кондратьева Л,И, - 5, 12, 14
Малинин С.М. – 5, 12, 15
Или
Федеральная налоговая служба
Департаменты – 9, 10
Территориальные инспекции
– 10, 14, 15, 36, 42
Порядок
передачи дел в архив организации
Передача дел осуществляется
по описям в соответствии с графиком, составленным
заведующим архивом, согласованным с руководителями
структурных подразделений и службой
делопроизводства и утвержденным руководителем
организации.
При подготовке дел структурных
подразделений к передаче в архив работник
архива проверяет правильность их формирования
и оформления. Проверяется также соответствие
чисел дел, включенных в опись, количеству
дел, заведенных в соответствии с номенклатурой
дел. Если обнаруживается отсутствие каких-либо
дел, включенных в опись, составляется
соответствующая справка.
Дела и описи на сдаваемые документы
доставляются в архив сотрудниками структурных
подразделений с сопроводительным письмом,
в котором указывается число дел и описей,
передаваемых в архив. Ответственность
за сохранность документов при транспортировке
и сдачу их в архив несет структурное подразделение,
передающее документы.
Прием дел от структурных подразделений
осуществляется заведующим архивом или
должностным лицом, ответственным за архив.
На обоих экземплярах описи делаются отметки
о наличии каждого дела. В конце описи
указывается число фактически принятых
дел, номера отсутствующих дел, дата приема
– передачи дел. Под ними ставят подписи
ответственных за архив, принявший дела,
и сотрудник структурного подразделения,
передавший их. При приеме на хранение
дел с особо ценными документами проверяют
количество листов каждого дела.
Вместо с делами в архив передаются
регистрационные картотеки на документы
организации. Наименование каждой картотеки
должно быть включено в опись.
Порядок
уничтожения документов и дел с истекшими
сроками хранения
Дела временного (до 10 лет включительно)
хранения передаче в архив, как правило,
не подлежат, они хранятся централизованно
службой делопроизводства или в структурных
подразделениях по месту создания документов
и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
В целях гарантированного сохранения
документальной информации акты о выделении
документов к уничтожению составляются
только после составления описей дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Описи дел и акты должны рассматриваться
ЭК организации в едином комплексе
и утверждаться ее руководителем10. Делопроизводственная служба
составляет акт о выделении документов
к уничтожению на основе сведений, полученных
от структурных подразделений по унифицированной
форме. Он подписывается должностным лицом,
проводившим экспертизу ценности документов,
и после утверждения ЭПК архивного учреждения
описи на дела постоянного хранения утверждается
руководителем организации.
В акт вносят документы, отобранные
по результатам экспертизы, за тот же период,
за который составлены описи. Электронные
документы (электронные дела) после истечения
установленного срока хранения подлежат
уничтожению также на основании акта о
выделении их к уничтожению, утверждаемого
руководителем11.
Дела включается в акт, если
предусмотренный для них срок хранения
истек к 1 января года, в котором составлен
акт. Например: дела с трехлетнем сроком
хранения и законченные в делопроизводстве
в 2007 г. Могут быть включены в акт, который
составлен в 2011 г.
Акт о выделении к уничтожению
документов составляется, как правило,
на дела всей организации. Акт о выделении
документов к уничтожению вместе с описаниями
дел хранится в архиве организации.
Если в акте указаны дела нескольких
структурных подразделений, то название
каждого из них указывается перед группой
заголовков дел этого подразделения. Заголовки
однородных дел, отобранных для уничтожения,
вносятся в акт под общим заголовком с
указанием количества дел, отнесенных
к данной группе.
Например:
«Переписка отдела кадров»,
«Переписка плавно – финансового
управления»,
«Первичные бухгалтерские документы»
и др.
Дела, предназначенные для уничтожения,
после утверждения актов о выделении их
к уничтожению, хранятся в специально
отведенном для них месте и сдаются работниками
службы делопроизводства или архива организации
в соответствующую организацию, занимающуюся
утилизацией документации. Акт о выделении
документов к уничтожению содержит отметку
о сдаче документов на переработку. Сдача
документов оформляется приемосдаточными
накладными, которые вместе с актами и
описями подшиваются в дело и хранятся
в архиве организации. Все эти документы
имеют постоянный срок хранения.
Порядок уничтожения документов
с грифом «ДСП» (для служебного пользования),
«Коммерческая тайна» определяется специальными
инструкциями.
Все работы по подготовке документов
к сдаче в архив выполняют работники службы
делопроизводства и структурных подразделений,
отвечающие за делопроизводство, под методическим
контролем службы делопроизводства и
архива. Эти работы могут быть выполнены
и на договорных условиях работниками
государственного или муниципального
архива. Комплексные расценки на основные
виды архивных работ утверждены органами
руководства архивным делом.
Депозитарное
хранение документов
В случаях когда организации
не создает свой архив или не располагает
свободными площадями для его размещения,
задача сохранения документов может быть
решена с использованием депозитарной
формы хранения. Возможность такой формы
хранения документов установлена федеральным
законодательством.
Депозитарное хранение документов
Архивного фонда Российской Федерации
– хранение документов федеральными органами
исполнительной власти и организациями
(в том числе государственными академиями
наук, за исключением Российской академии
наук) в течение сроков и на условиях, определенных
соответствующими договорами между нами
и специально уполномоченным Правительством
Российской Федерации федеральным органом
исполнительной власти12. В настоящее время таким органом
является Федеральное архивное агентство.
В законодательных актах ряда
субъекта Российской Федерации, в частности
в законе г. Москвы, содержится несколько
иное определение: «Депозитарное хранение
архивных документов означает их хранение
в архиве, музее, библиотеке на условиях,
определяемых договором между собственником
документов и архивом, музеем, библиотекой,
с сохранением за собственником права
распоряжения архивными документами13».
При депозитарной форме хранения
права на архивные документы остаются
за организацией – собственником архивных
документов. В договоре с государственным
(муниципальным) архивом оговариваются
порядок проведения упорядочения документов,
архивно-технической обработки, проведения
экспертизы ценности документов, передаваемых
на хранение . депозитарная форма хранение
может обеспечить сохранность документов
без создания архива, затрат на его оборудование
и введения в штат архивиста. Таким образом,
организация выполняет обязанности, определенные
федеральным законодательством по сохранности
документов, а ее документы находятся
в условиях, соответствующих сохранности
документов и их использованию.
Заключение
Подводя итог, я выяснила, что
завершающим этапом процесса делопроизводства
является подготовка исполненных документов
к архивному хранению. Но сначала экспертная
комиссия организации должна произвести
экспертизу ценности документов. Экспертиза
ценности документов в делопроизводстве
производится при составлении номенклатуры
дел. Работу по организации и проведению
экспертизы ценности документов должна
проводить постоянно действующая экспертная
комиссия (ЭК) организации. Предархивная
подготовка дел включает две процедуры:
описание и оформление дел.
Оформление дела – это комплекс
работ по его переучету, нумерации листов,
составлению заверительной надписи, внутренней
описи документов. Начинается оно с момента
заверения дела в делопроизводстве и завершается
в процессе подготовки его к передаче
в ведомственный архив. Опись является
учетным документом и основной частью
научно – справочного аппарата архива,
обеспечивающей оперативный поиск документов.
Опись составляется в трех экземплярах:
один передается вместе с делами в ведомственный
архив, второй – прилагается в качестве
основания к протоколу заседания экспертной
комиссии, третий – остается в качестве
контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
В ведомственный архив передаются
дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу. Передача
дел производится только по описям и в
соответствии с составленным заведующим
архивом графиком, согласованным с руководителем
структурных подразделений и утвержденным
руководителем организации. Вместе с делами
в архив передаются регистрационно-контрольные
картотеки делопроизводственной службы
учреждения.
Организации, полностью перешедшие
на безбумажный документооборот, имеют
возможность сэкономить значительные
площади, занимаемые ранее под архивохранилища.
Автоматизированные технологии позволяют
существенно ускорить делопроизводственные
операции по подготовке дел к архивному
хранению.
По окончании делопроизводственного
года производится сортировка по делам
всей базы данных о документах учреждения,
сформировавшейся в течении года в процессе
регистрации документов. Данные о документах
организации за истекший год используются
для составления описи всех документов,
сгруппированных по делам. Внутри дела
документы располагаются по порядку поступления.
Для дел постоянного и долговременного
хранения такой список документов дела
распечатывается в виде внутренней описи
и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают
составление описей дел постоянного и
долговременного сроков хранения. Наличие
автоматизированной системы учета позволяет
составить подокументные описи, невозможные
раньше при традиционной бумажной технологии
ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно
облегчают и ускоряют поиск необходимых
документов в архиве, обеспечивают их
учет и сохранность.
В случае передачи документов
на государственное хранение по требованию
архивных органов на основе подокументных
описей легко могут быть сформированы
обобщенные описи на дела постоянного
и долговременного сроков хранения.