Составление и оформление документов

  Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.п.Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Текст докладной  записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие  причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

Датой докладной  записки является дата ее подписания.

Внешние докладные  записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Зарегистрированная  докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая  пишется на лицевой стороне первого  листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте (но не полях!). Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке. 

3.Составить  докладную записку  начальника планово-экономического  отдела руководителю  предприятия  об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Экономический отдел                                         Директору ООО «Сибирячка»

Докладная записка                                              Боровкову С.А.

20.03.2011г                                                           начальника планово-                           

г. Омск экономического отдела

о приобретении  предоставить предложения о

компьютеров предложения о возможности

      приобретения четырёх 

      компьютеров к 30.03.2011г.

                                                                                (подпись Боровкова)  

        20.03.2011г. 
 
 
 

Планово-экономический  отдел не может своевременно производить  печать документов, производить расчёты с использованием компьютеров, т.к. сотрудникам не хватает четыре компьютера. 

Прошу выделить средства для закупки четырёх  компьютеров Pentium 4. 
 
 
 
 

Начальник планово-экономического отдела ( подпись)     В.И.Воронов.