Общие требования к оформлению документов

 

 

 

 

 

 

Реферат

                       по курсу    «Делопроизводство в маркетинге»

на тему  «Общие требования к оформлению документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2011г.

 

Содержание:

 

Введение… …………………………………………………………………3

1.Требования к оформлению текста документа………………………….4

Список литературы………………………………………………………... 7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

           Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

 

           В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

 

           От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Требования к оформлению текста документа

           Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

           Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

           Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор  предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

А.В. Иванов

 

           Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

           Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

           Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

           При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

от границы  левого поля для печатания реквизитов

0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

           При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

           При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

           В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы

 

1.   Андреева  В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 1995.

 

2.   Богатеев  Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999

 

3.   Кузнецова  Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.