Регистрация документов

   В помещениях всех типов образовательных и культурно-развлекательных учреждений для детей и подростков, где расположены ПЭВМ, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата.

  В помещения, оборудованных ПЭВМ, проводится ежедневная влажная уборка и систематическое проветривание после каждого часа работы на ПЭВМ.

   Уровни положительных и отрицательных аэроионов в воздухе помещений, где расположены ПЭВМ, должны соответствовать действующим санитарно-эпидемиологические нормативами.

   Содержание вредных химических веществ в воздухе производственных помещений, в которых работа с использованием ПЭВМ является вспомогательной, не должно превышать предельно допустимых концентраций вредных веществ в воздухе рабочей зоны в соответствии с действующими гигиеническими нормативами.

С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

          Конечный  результат управленческой  деятельности государственного  аппарата  зависит от  множества  промежуточных  звеньев,  одним  из которых является  делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность  и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования  до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные  типовые  документируемые операции: сбор и обработку  документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

  Аппарат управления  реализует свои функции  главным  образом посредством универсальных и полномочных организационно-

распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

    Если учесть, что  в аппарате управления занято более  14 млн.  человек,  а ежегодный документооборот в стране составляет примерно  60 млрд. листов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Правила оформления визиток

 

Как правило, визитная карточка - это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин - скажем, 90 х 50 мм и 80 х 40 мм. Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - как правило, 70 х 35 мм. Следует подумать о том, чтобы и ваша карточка имела стандартный размер, и ее не пришлось подгибать или подрезать.

Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты.

Визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек. В последнее время типографии предлагают широкую гамму цветных карточек, карточек на пластмассе или даже на коже, но нормы строгого этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Старайтесь избегать и глянцевой поверхности карточек. Цветные и необычные карточки пока остаются уделом художников, типографов, а также коммивояжеров, работников служб сервиса и рекламных агентов.

Во многих двуязычных странах широко применяются двусторонние карточки - с текстом на другом языке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно. Ведь оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было бы сделать какие-то записи. Если у вас есть возможность, постарайтесь заказать отдельные карточки на русском и иностранном языках. Но, тем не менее, двусторонние карточки вполне допустимы - главное соблюсти правила написания карточек на иностранном языке. Если на визитке есть логотип, его цвета должны быть соблюдены идеально. То же самое относится к выбору шрифтов и общему стилевому оформлению. Различающиеся логотипы у разных ее сотрудников или на разных визитках одного человека, отпечатанные через некоторый промежуток во времени, явно не послужат укреплению имиджа предприятия.

 

Какие заказывать визитки?

 

Любая визитная карточка, оставшаяся у собеседника, создает у него ассоциацию с ее владельцем. Поэтому она должна быть сделана так, чтобы вызывать положительные эмоции у того, кто на нее смотрит. Независимо от того, каким подходом руководствовались при ее заказе (для красоты или для дела), визитная карточка должна быть стильной, хорошо сверстанной и качественно отпечатанной.

Заказчик, формулируя свои пожелания дизайнеру, тоже участвует в творчестве, поскольку художественный образ складывается из взаимодействия формы и содержания. Представьте, например, тисненое золотом на мраморной бумаге "Василий Пупкин. Инженер III категории".

Или скромную одноцветную карточку на простой бумаге менеджера рекламного агентства. Однако, в конце концов, это дело вкуса. Например, один из нас считает эстетической вершиной визитки в один - два цвета с массой свободного места и мелким строгим шрифтом, а другому нравятся визитки сочные, насыщенные, с легко читаемым текстом не меньше 10 кегля.

С другой стороны, заказ визиток - это коммерческое мероприятие, вложение каких - никаких средств, и поэтому перед размещением заказа полезно подойти к задаче аналитически, чтобы визитки отработали вложенные в них средства по максимуму.

Анализ задачи начинается с ответов на три вопроса:

· Для чего нужны эти визитки?

· Кому они предназначаются?

· Как ими будут пользоваться?

Ответ на первый вопрос должен указать первичные и вторичные цели этого кусочка бумаги. Самые простые - "чтобы раздавать", "чтоб было", "чтобы люди не забыли мое имя и телефон" - это на самом деле только начало ответа. Коротко можно сказать так, первичная цель - "информировать". На самом деле всегда подразумевается, что карточка должна еще и оказать некоторое действие на получателя. Мало, чтобы человек узнал Ваш рабочий телефон - надо, чтобы у него возникло желание этим телефоном воспользоваться. Таким образом, вырисовывается вторая задача - "рекламировать".

Естественно форму и содержание визитной карточки, следует связать с родом деятельности компании. Например, если они принадлежат фирме страхования автомобилей, уместно сделать их на самоклеящейся бумаге и с ярким оформлением, чтобы владельцы машин могли (и захотели!) наклеивать их в салоне машины.

Если визитка принадлежит врачу или парикмахеру, можно использовать ее одновременно и как талончик записи на прием - достаточно сделать на обороте поля для пометки даты и времени визита. Менеджеру,

продающему небольшой стандартный набор товаров или услуг - указать их перечень. Рекомендации для более традиционных визиток, у которых преобладает информационная задача, менее очевидны.

Поскольку лицо, получившее визитку, обычно хочет сделать на ней свои пометки, бумага должна быть удобной для записей. В идеале это матовая меловка, и ни в коем случае не пластик или ламинированная бумага. По этой же причине оборотную сторону визитки желательно оставить пустой. Двусторонняя визитка на двух языках скорее скажет не о том, что владелец крутой и работает с иностранцами, а о том, что у него не хватило денег на два комплекта карточек - отдельно для русских и зарубежных партнеров. Хотя, с другой стороны, для иностранцев, работающих в России, двуязычная визитка вполне уместна: для нас это самый удобный способ запомнить, как правильно произносить и как правильно писать фамилию шведского или французского коллеги.

Во многих местностях и странах есть свои национальные пристрастия. Например, в Италии популярны визитные карточки в виде книжек, в Англии - вертикальные карточки, и т.п. При выборе стиля, не рекомендуется слишком удаляться от этих общепринятых традиций. Помните, что те, кому приходится работать с большим числом партнеров, обычно хранят визитки в специальных настольных визитницах или альбомах с пластиковыми кармашками. Визитка с вертикальной компоновкой, вставленная в альбом, заполненный горизонтальными карточками, будет выделяться из общей массы, но человеку придется каждый раз выворачивать шею, чтобы прочитать на ней номер телефона. Не сложно догадаться, кому он позвонит первому, если удобная и неудобная карточки от двух конкурирующих фирм окажутся рядом.

 Развитая индустрия  производства визитных карточек  и их доступность привела к тому, что в некоторых странах их наличие при деловых контактах стало не только желательным, но и обязательным условием. Например, если

в России или во Франции к отсутствию визитки при ведении переговоров партнер отнесется снисходительно и просто запишет информацию на листе бумаги, то в Японии бизнесмен, извиняющийся, что у него кончились визитки, полностью себя компрометирует. Собеседник воспримет это либо как несерьезность человека, либо, что еще хуже, как неуважение к себе.       Принтеры – устройства вывода текстовой и графической информации из персонального компьютера на бумажный носитель. В современных моделях принтеров существует возможность вывода информации на какой-либо другой носитель, например - синтетическая пленка.

По принципу вывода текстовой и графической информации принтеры делятся на:

1. лепестковые
2. матричные (игольчатые)
3. струйные
4. лазерные

В свою очередь каждый из этих классов устройств можно подразделить еще на несколько подклассов.

 

Лепестковые принтеры

 

Исторически первым типом принтеров были лепестковые принтеры. Их устройство походило на устройство печатных машинок. То есть у принтеров были такие же литеры, закрепленные на рычагах, как и у простых печатных машинок

Данные принтеры имели несколько недостатков:

1. они не могли выводить графическую информацию  т.к. имели ограниченный набор символов.
2. низкая скорость вывода информации (около 100-200 знаков в минуту).
3. сильный шум при работе.
4. низкая механическая надежность, определяемая большим количеством элементов и большими ударными нагрузками, приходящимися на эти элементы.

 

Было предложено использовать вместо отдельных рычагов с литерами один диск, с выгравированными по периметру на нем литерам символов букв и знаков. Этот диск при помощи шагового двигателя поворачивался на нужный угол (так, что бы печатаемая буква или символ находилась напротив электромагнита), затем  этот электромагнит включался и ударял по выбранной литере. Литера ударяла по бумаге через специальную красящую ленту, и, таким образом, получался отпечаток требуемой буквы или символа на бумаге.

Такие принтеры были способны намного быстрее выводить информацию на бумажный носитель (200-300 знаков минуту) и обладали большей механической надежностью, по сравнению с предыдущим типом принтеров.

Но эти принтеры так же обладали еще и некоторыми недостатками:

1. невозможность вывода графической информации т.к. они тоже имели ограниченный набор символов.
2. сильный шум при работе.

Два последних типа принтеров не получили широкого распространения т.к. их вскоре вытеснили более производительные матричные принтеры.

 

             Матричный (игольчатый)  принтер

 

Игольчатый принтер долгое время являлся стандартным устройством вывода для РС. В то время, когда струйные принтеры работали еще неудовлетворительно, а цена лазерных принтеров была достаточно высока, игольчатые принтеры повсеместно использовались с компьютерами. Они еще

часто применяются и сегодня. Достоинства этих принтеров определяются, в первую очередь, скоростью печати и их универсальностью, которая заключается в способности работать с любой бумагой, а также низкой стоимостью печати.

Существуют 4 вида матричного принтера: 9- , 18- и 24-игольчатые принтеры и строчный принтер.

При выборе принтера всегда необходимо исходить из задач, которые будут перед ним поставлены. Если необходим принтер, который должен целый день без перерыва печатать различные формуляры, или скорость печати важнее, чем качество, то альтернативы игольчатому принтеру в настоящий момент нет.

Вообще игольчатый принтер является существенно более универсальным принтером при работе с бумагой, чем лазерный или струйный, для которых, как правило, отсутствует возможность использования бумаги в рулоне.

К параметру "скорость печати" надо относиться осторожно. Изготовители всегда указывают теоретическую скорость печати, т.е. максимально возможную скорость чернового режима, при этом качество печати не играет роли. LQ-печать для игольчатых принтеров длиться, конечно же, дольше. Еще дольше приходится ожидать печати графики, потому что при этом набор знаков не читается из внутренней памяти принтера, а каждая печатаемая точка должна рассчитываться.