Регистрация документов

используемые внутри организации, так и направляемые в другие рганизации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

      Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:                                  

      - рекламные письма;

     - поздравительные письма и телеграммы;

    - приглашения;

     - программы семинаров, совещаний и конференций;

      - печатные издания (книги, брошюры, журналы);

      - пакеты с пометкой "лично";

      - копии нормативных документов, постановлений и распоряжений

         государственных органов;

      - информационные материалы.  

       В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости. Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.     

       При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

       При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

      - наименование организации (автора или корреспондента);

      - наименование вида документа;

      - дата и регистрационный номер документа;

      - дата и индекс поступления;

      - заголовок к тексту (краткое содержание документа);

      - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

      -срок исполнения документа;

      - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.  

       Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

      - гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

      - внутренняя переадресация документов по исполнителям;

      - код по тематическому классификатору;

      - ключевые слова;

      - количество листов документа;

      - наличие приложений;

      - должностное лицо, поставившее документ на контроль;

      - промежуточные сроки исполнения;

      - перенос сроков исполнения;

      - срок хранения документа;

      - статус документа (проект, версия);

      - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

         Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Расположение реквизитов и границы зон углового бланка (формата А4)

 

Расположение реквизитов и границы зон продольного бланка (формат А4)

 

Формы регистрации документов

 

         Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:

         - регистрационно-контрольные карточки (РКК);

         - экранные формы;

         - регистрационные журналы.

 В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

 Сведения о входящих документах включают:

        - автора (корреспондента);

        - название документа;

        - дату документа, проставленную организацией-автором;

        - индекс документа, присвоенный организацией-автором;

        - дату поступления;

        - индекс поступившего документа (входящий индекс);

        - заголовок документа или его краткое содержание;

        - резолюцию;

        - срок исполнения;

        - исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

        - отметку об исполнении;

        - номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается

после исполнения.

       Сведения об исходящих документах содержат:

        - исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);

        - дату документа;

        - регистрационный индекс;

        - корреспондента (кому адресован документ);

        - заголовок документа или его краткое содержание;

        - количество листов;

        -номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

       Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

      На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

       - количество входящих, исходящих и внутренних документов;

       - наличие документов, требующих строгого учета;

       -принятая на предприятии система делопроизводства   (централизованная или децентрализованная);

        - возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

 

Журнальная форма регистрации

 

        Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

      Журнальная форма регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы,

регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы.

 

 

Например, журналы могут быть:

        - входящей корреспонденции;

        - исходящей корреспонденции;

        - входящих распорядительных документов от руководства;

       - входящих телеграмм;

       - исходящей переписки с руководством и т.д.

 Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие графы.

 

        В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др.

          Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

          В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

           Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем

постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени.

Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

           Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

       При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

 
Карточная форма регистрации

 

      Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

- карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов

 

      Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

        С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.                                              Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны.

         Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.

          Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д.             Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

          Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

          В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

           Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.