Регистрация документов

Содержание

Введение

1. Понятие и развитие документооборота

1.1Развитие документооборота
1.2 Понятие  документооборота

2. Основные правила организации документооборота 
ООО «Газкомплектсервис»
2.1 Схема движения и технология обработки документов  
ООО «Газкомплектсервис»
2.2. Регистрация документов
2.3  Контроль исполнения документов
Заключение 
 

Список использованной литературы

Приложение 1

Приложение 2

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в какие-либо организации и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. 
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. 
Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом  курсового исследования является организация процесса документооборота на примере  предприятия города Москвы – Общества с ограниченной ответственностью «Газкомплектсервис».
Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ООО «Газкомплектсервис».
  
Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота данного предприятия.
Задачи: 
- изучить организационные  формы  делопроизводства на предприятии; 
- рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии; 
- описать  организацию  документооборота. 
Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы. 
Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы. 
В первой главе описано понятие документооборота и его развитие. 
Во второй главе рассмотрена организация документооборота ООО «Газкомплектсервис».
В заключении представлены  выводы по курсовой работе. 
В списке использованной литературы представлены 11 библиографических описания. 

1.Понятие и развитие документооборота 
1.1 Развитие документооборота

          Впервые понятие документооборот появляется и объяснение этого термина появились в 20 годы 20 века в трудах исследователей Покровского, Кержинцева. Первая попытка принятия документа была предпринята в 1931 году

         Институт труда в  1931 году издал проект общие правила в документации и документообороте.

В 1988 году в ГС ДОУ было внесено уточняющее понятие документооборота которое звучало следующем образом движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения и исполнения или отправки в дело.

      Это определение было перенесено в ГОСТ Р51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».)

Документооборот является важным звеном делопроизводства т.к определяет инстанции и скорость движения документов

Главное правило документооборота оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени труда. Основу документооборота в каждой конкретной организации определяют организационные документы

    Основная задача организации документооборота это прямоточность в движении документа (документ к одному адресату).

1.2. Понятие документооборота

         Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. 

   Основными правилами документооборота является оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени и труда.

    Максимальное сокращение инстанции документов. Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

  Выделяют 3 потока документов:

-Поступающие (входящие)

-Исходящие (отправленные)

-Внутренний поток

  Основными характеристиками потоков которые учитываются при организации документооборота является объем потока которые определяются количеством документов проходящих через канцелярию (или секретаря референта) за год, квартал, полгода.

Структура потока, определяемая разновидностью документов авторством и другими классификационными признаками.

Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию или секретаря референта.

Режим потока (утро-день, день-ночь) Документальные потоки различают по направлению и по отношению к управленческому потоку.

Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления

Вертикальные делятся на 2 вида :

Восходящие и низходящие потоки.

Документы направляемые нижестоящими организациями и восходящие –это документы подчиненных организации направляемые в вышестоящие инстанции.

Объем документооборота выражается общим количеством документов поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период времени. Кроме ТОО в объеме документооборота учитывается все копии изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Учет объема документооборота нужен для :

1)     Для расчета штатной численности персонала в службе ДОУ

2)     Для корректировки загрузки подразделения и отдела подразделений исполнителей работой с документами

3)     Для оптимизации маршрутов движений различных категорий документов

  Существует 2 основные формы работы с документами:

-Централизованные

-Децентрализованные

     -Смешанное

 
  Рис. 1. Схема движения входящих документов 

Вывод: 
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 

2. Основные правила организации документооборота в ООО «Газкомплектсервис»

        Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Газкомплектсервис». 
         Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Газкомплектсервис» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. 
Основными правилами организации документооборота в ООО «Газкомплектсервис»  являются: 
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); 
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. 
         Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. 
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ООО «Газкомплектсервис» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. 
          Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация 
документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Газкомплектсервис», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО «Газкомплектсервис». 
        Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Газкомплектсервис» и табелем унифицированных форм документов. 
        Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. 
          Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В ООО «Газкомплектсервис» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. 
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
        Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть 
установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные 
непосредственно во входящем документе. 
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). 
         Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Газкомплектсервис», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. 
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО «Газкомплектсервис» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. 

               2.1 Схема движения и технология обработки документов в ООО «Газкомплектсервис»

Входящие документы: 
Документы, поступившие, в ООО «Газкомплектсервис» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 )  . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в:

- проверке правильности доставки корреспонденции,

-вскрытии конвертов,

-проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ООО «Газкомплектсервис» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
2.Документы в адрес структурных подразделений.
        Документы первого потока передаются в отдел документационно-информационного обеспечения (ОДИО)секретарю данного отдела, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию. 
Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Газкомплектсервис» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Газкомплектсервис» передаются документы 
вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию 
по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.
Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  в организацию».
         Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации» и руководителям структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы
        Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации 
(Приложение 2)

        В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа". 
        Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он 
готовился. 
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, 

которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно в ООО «Газкомплектсервис» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель 
компании «Газкомплектсервис», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.
При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.
         Руководитель ООО «Газкомплектсервиса» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в электронной программе «Административная документация». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы. Здесь проверяется на правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ООО «Газкомплектсервис» имеется архив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. 
        Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. 
Внутренние документы. 
       Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах организации.
 Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты 
их различны для отдельных видов документов.  
Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установления:
- загрузки компании его подразделений и службы документационного обеспечения управления; 
- потребности компании организационной и электронно-вычислительной технике. 
         При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.