Формы регистрации документов

 

 

Содержание

1. Каковы формы регистрации документов?................................................................2
2. Какие меры были приняты Советским правительством для создания нового стиля работы государственного аппарата?………………………………………………..6
3. Составить срочную телеграмму….………………………………………………. 12
4. Составить проект приказа о повышении квалификации………………………....13
5. Литература…………………………………………………………………………...14 
   1. Каковы формы регистрации документов?

    Важнейшей частью работы  секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации. Регистрация-подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. В процедуре регистрации можно выделить три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

    Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте. Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурный подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

    Обязательной регистрации подлежат документы поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация- приказы, протоколы, доклады, и т.п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция. Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения;
• программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометкой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.

    Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые- в день подписания или утверждения, поступающие- в день поступления. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы  регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности- в канцелярии, по кадрам- в отделе кадров.

    На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

    В практической деятельности выделяют три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.    

   Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (канцелярия, подразделения и т.д.),что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, усложнены справочная работа и контроль исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом- до 1000 документов в год, а так же для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.

    Карточная форма позволяет применить принцип однократности регистрации путем заполнения на ПК (машинке) необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами, начиная от их заполнения и кончая сортировкой.

    После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата по служебным документам.

   При  карточной форме регистрации  документов создаются регистрационно-контрольные  карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

• справочные, контрольно-справочные;
• картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

   Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

   Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

  Регистрация документов на компьютере позволяет:

• регистрировать документы на различных рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
• на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
• организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

   При использовании автоматизированной  формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность  реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

   Автоматизированная форма  регистрации в настоящее время  широко применяется во многих  организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

  Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

   Принцип работы электронной  картотеки (базы данных)- в однократности  ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

   Заполняемая на экране  регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

   форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля , заполняемые  вручную (например, номер и дата  входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения  в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и , что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документах.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Какие меры были приняты Советским правительством для создания нового стиля работы государственного аппарата?

   Процессы, проходившие в советском государственном аппарате, в значительной мере определялись фактом принятия нового Основного Закона СССР.

    Конституция СССР установила  новое название Советов - Советы народных депутатов. Такое название отражало тот факт, что советское государство именовалось государством всего народа, общенародным государством. Советы народных депутатов составляли его политическую основу.

   Конституция СССР изменила  и сроки полномочий Советов. Срок  полномочий Верховного Совета СССР был увеличен с 4 до 5лет, а местных советов- с 2 до 2,5 лет.

   Основным законом СССР  устанавливалась равное число депутатов палатах Верховного Совета СССР- Совете Союза и Совете Национальностей - по 750 человек.  

   Конституция СССР 1977 г. расширила круг полномочий Верховного Совета СССР. Она предусмотрела проведение регулярных отчетов Совета Министров СССР, министрам, к председателю Комитета народного контроля СССР, председателю Верховного Суда СССР, Генеральному прокурору СССР.

   Несколько ранее, в 1966г. была изменена организационная структура палат Верховного Совета СССР- Совета Союза и Совета Национальностей. Если раньше в первой из них было 4 постоянные комиссии, а во второй – 5, то теперь в каждой  из палат создавалось по 10 постоянных комиссий, затем к ним добавилось еще по 6 комиссий. Таким образом, и в той, и в другой палате функционировало по 16 постоянных комиссий (мандатная, законодательных предложений, планово-бюджетная, по промышленности, по транспорту и связи, по сельскому хозяйству, по науке и технике и др.).

    Верховный Совет СССР  Законом от 19 апреля 1979г. утвердил  Положение о постоянных комиссиях Совета Союзов и Совета Национальностей, в котором определялись порядок их образования, компетенция, права и обязанности. Конституция СССР 1977 г. расширила права местных Советов, которые могли координировать и контролировать деятельность расположенных на их территории предприятий , учреждений и организаций вышестоящего подчинения. охраны природы, строительства, использования трудовых ресурсов, производства товаров Народного потребления, обслуживания населения, соблюдения законодательства.