Регистрация документов, ее организация и формы

 
 
 
 
 
 
 
 

Тема: Регистрация документов, ее организация и формы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение……………………………………………………………………….…3

Регистрация документов и организация

справочно-информационного обслуживания…………………………………4

Организация и формы службы ДОУ…………………………………………..5

Организация документооборота…………………………………………….…8

Контроль за сроками исполнения документов………………………………..9

Организация делопроизводства по обращениям граждан…………………….11

Заключение……………………………………………………………………....14

Список используемой литературы…………………………………………….15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

     На сегодняшний день в управленческой практике преобразующим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако, ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.

     Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон об информации, информации и защите информации (ст.5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

     Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

     На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

     Предварительно рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

     Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

     На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

     При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

     Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

     Результаты учета документов обобщается службой документационного обеспечения, и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

     Согласно ГОСТ Р.6.30-97 учету подлежат полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

     Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

     Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки, при условии заверения каждой копии печатью организации. 

Организация и формы службы ДОУ

     Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

     Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

     управление делами;

     общий отдел;

     канцелярия;

     секретариат.

     В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

     Цели службы ДОУ:

     организация работы;

     руководство документационным потоком;

     координация видов работ с документами;

     контроль за последовательностью работы с документами;

     организация работ по документационному обеспечению управления.

     Задачи службы ДОУ:

     совершенствование форм и методов работы с документами;

     обеспечение единого порядка документирования;

     обеспечение единого порядка работы с документами;

     контроль за исполнением документов;

     хранение документов;

     унификация форм документов;

     сокращение, по возможности, документооборота;

     методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

     внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

     Функции службы ДОУ:

     разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

     обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

     доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

     контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

     изготовление и размножение документов;

     разработка номенклатуры дел, хранение дел;

     контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

     организация работы архива;

     повышение квалификации работников службы ДОУ.

     Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

     Централизованная форма.

     Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив - т.е. происходит полный цикл обработки документов.

     Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

     Смешанная форма организации работ с документами.

     Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.  

Организация документооборота

     При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

     максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

     исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;

     максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

     Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

     Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

     Учет документооборота позволяет:

     определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

     определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

     разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

     установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

     рассчитать численность службы делопроизводства.  

Контроль за сроками исполнения документов

     Контроль за документами осуществляют: