Регистрация документов, ее организация и формы

     служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

     руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

     исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

     Документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и на те, контроль которых необязателен. Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

     документы вышестоящих органов;

     распорядительные документы данной организации;

     важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

     Снятие документов с контроля состоит из следующих этапов:

     принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

     постановки отметки об исполнении в РКК (регистрационно-контрольной карточке) и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

     перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную карточку (раздел);

     подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

     Документы считают выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

     Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

     Типовые сроки устанавливают с помощью законов РФ и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документного обеспечения управления (ГСДОУ).

     Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции. Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

     Справочный аппарат представляет собой картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов.

     Контрольная картотека делится на 33 ячейки. Из них 31 ячейка соответствует количеству дней в месяце, 32 ячейка предназначена для документа, сроки исполнения которого наступают в следующем месяце, а в 33 располагают карточки на неисполненные в срок документы. По ячейкам картотеки располагают РКК в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по структурным подразделениям или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение. 

Организация делопроизводства по обращениям граждан

     Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления.

     В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

     Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из номера по номенклатуре дел, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, который может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность обращений.

     Регистрация обращений граждан производится на регистрационно-контрольных карточках обращений граждан.

     Если поступившее обращение сопровождается письмом или поручением, то в регистрационно-контрольную карточку вносятся его реквизиты.

     Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству в день их поступления и регистрации.

     Переписка по обращениям граждан учитывается и хранится в отделе по работе с обращениями граждан, с соблюдением режима секретности и контроля, соответствующей службе подведомственной организации, отдельно от других документов. Обращения граждан, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.

     Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

     При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.

     Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения. Ответ может быть дан в устной или письменной форме. В случае устного ответа в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись.

     Прием устных обращений граждан:

     Прием устных обращений может быть осуществлен по телефону. Обращения от граждан, поступившие в диспетчерские службы, регистрируются в журнале и передаются в течение дня для исполнения в соответствующие службы по принадлежности.

     Порядок приема граждан:

     В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, проводящих прием граждан, прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

     В случае если обращение заявителя не может быть решено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший его учет, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определенном для письменных обращений. На таких обращениях делается пометка: «С личного приема».

     Граждане принимаются в назначенный для приема день в порядке очередности. При осуществлении приема граждан для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекаться к их рассмотрению работники соответствующих подразделений.

     Лицо, проводящее прием граждан, руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

     дать устное разъяснение;

     удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

     отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

     принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения.

     В журнале учета приема граждан делается отметка о результатах рассмотрения, разрешения или движения обращения с последующим контролем его исполнения.

     Если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию организации, то должностное лицо, ведущее прием, разъясняет ему, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает содействие в этом. 

  
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

     Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

     Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

     Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

     Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

     Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя. 

     СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Быкова Т.А.,Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. М.,2005 67 с.

2. Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 2003. 66 с.

3. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

5. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2. С. 21-25.

6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.