Регистрация документов

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………… 3

Глава 1 Регистрация документов как один из видов документационного  обеспечения деятельности организации……………………………5

1.1 Общие положения………………………………………………. 5

Глава 2 Формы и порядок регистрации документов……………..8

Глава 3 Индексация докумекнтов…………………………………..12

Глава 4. Формы автоматизации  регистрации документов……….14

Глава 5. Организация справочно-информационной работы…….20

Глава 6. Журналы регистрации  документов………………………22

Глава 7. Контроль за сроками исполнения документов………….24

Заключение…………………………………………………………...25

Список литературы…………………………………………………..27

Приложение №1……………………………………………………….29

Приложение №2……………………………………………………….30

Приложение №3……………………………………………………….31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Цель моей курсовой работы – изучить и проанализировать технологию регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам).

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей  управления имеет информация, носителем  которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется  и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение  эффективности работы с документами  непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение  обслуживания граждан государственным  либо муниципальным учреждением  или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая  хочет получить современное решение  для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных  технологий до готовых комплексных  систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого  документа с момента его появления  в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти  на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи регистрации документов:

1. Раскрыть понятие;
2. Выявить все преимущества и освоить малоизвестные стороны данной темы;
3. Показать важность регистрации документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Регистрация  документов как один из видов документационного  обеспечения деятельности организации

1. Общие положения

Регистрация документов согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись  учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующий  факт его создания, отправления или  получения». Регистрация необходима для учёта, контроля исполнения и  поиска документов, придания им юридической  силы. Процесс регистрации позволяет  создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой  системы организации по всем документам.

Регистрации подлежит не вся  документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие  из вышестоящих федеральных и  местных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также  письма депутатов Государственной  Думы, важнейшие внутренние документы  – приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчёты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие  отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления  и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию  от других организаций, требующую решения  или ответа, материалы  постоянного  хранения. Регистрируется ценная и  заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный  перечень. Не подлежат регистрации  первичные документы бухгалтерского, материального и статистического  учёта и отчётности, поздравительные  письма и телеграммы, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по кадровым и другим вопросам, повестки дня, заявления о приёме на работу, увольнения, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые других.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь  руководителя или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее  время находят применение три  системы регистрации документов:

- централизованная, при которой  регистрация всех документов  организации производится в канцелярии, на малых предприятиях – у  секретаря руководителя;

- децентрализованная, при  которой регистрация документов  осуществляется в структурных  подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая  в себе элементы централизованной  и децентрализованной систем.

Практика показывает, что  наиболее эффективной среди рассматриваемых  выше является последняя, смешанная  система. При этом централизованно  регистрируется документация, поступающая  из федеральных и местных органов  власти, или направляемые в их адрес  важнейшие внутренние документы (приказы  по основной деятельности и личному  составу, протоколы, акты, докладные  записки и др.), а также предложения  и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учётно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих  структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в  организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы  – в день подписания.

Регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник  канцелярии или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и чётко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует заголовок, владеть компьютером и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Формы и порядок регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы  регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время  начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может  быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также  для учета специальных видов  документации, требующей особого  внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета  документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

В качестве примера приведём форму журнала регистрации входящих документов (Таблица 2.1).

Таблица 2.1

Форма журнала регистрации  входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметки об исполнении
1	2	3	4	5

 

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнён, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

При количестве учётных единиц документов свыше тысячи целесообразно  использовать карточную форму регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной  карточке (Таблица 2.2).

Форма регистрационной карточки

Таблица 2.2

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Корреспондент (организация – Автор документа)
Дата  поступления И индекс документа	Дата и индекс организации –  Автора  документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

 

Примечание

*- Срок исполнения (обводится  кружком)

 

Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Все графы лицевой стороны  карточки по содержанию соответствуют  содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной  карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации  входящих и внутренних документов в  данной графе указывают должность  и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Продолжение таблицы 2.2

Оборотная сторона

Контрольные отметки
Дата передачи	Подразделение или должность и  фамилия лица, которому передан документ			Расписка в получении (при необходимости)
Фонд №		Опись №	Дело №

 

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются  вместе с документами по истечении  срока их хранения в текущей работе.

Количество экземпляров  регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю  вместе с документом.

Применение карточек для  регистрации заметно повысило оперативность  поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации  по сравнению с журнальной формой.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации  документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация  документов позволяет:

- внести значительно больше  сведений о документах, учитывающих  специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию  документов непосредственно в  структурных подразделениях с  объединением сведений о документах  в единой базе данных организации;

- организовать на основе  базы данных информационно-справочную  работу;

- организовать эффективный  контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют  осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.