Регистрация документов

Регистрация документов с  применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых  данных обо всех документах, циркулирующих  в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии  движения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Индексация документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют  на документах (место простановки  определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных  подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие  номера документов. Так, индеек 01/05/89 входящего документа включает:

01 – индекс структурного  подразделения;

01-05 – номер дела по  номенклатуре;

89 – индивидуальный порядковый  номер входящего документа, присвоенный  при регистрации.

В организациях с большим  количеством корреспондентов дополнительно  можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который  присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

Исключения составляют индексы  распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а  в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные  номера, которые присваиваются особо  в пределах каждого вида документов.

Индексы предложений и  жалоб граждан могут быть дополнены  первой буквой фамилии автора документов.

К индексам приказов по личному  составу допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

Порядковый регистрационный  номер присваивается, начиная с  номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4 Формы автоматизации  регистрации документов

В последние годы произошло  переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают  как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и нормализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы  регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся  системы управления электронным  документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции  управления документами на пути прохождения  от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля над перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейших характеристик  СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа  (система, обеспечивающая хранение  и поиск документов, а также  система обмена сообщениями. В  настоящее время используется  архитектура «клиент /сервер»);

- поддержка распределенной  обработки информации;

- возможности масштабирования  (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры  и возможность интеграции с  другими приложениями;

- широкий выбор типов  документов, с которыми работает  система (форматы документов; поддержка  работы с составными документами  и несколькими версиями документа;  связи документов (один документ  может быть ответом на другой  или может быть порожден при  исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных  и обычных (бумажных) документов);

- возможность коллективной  работы группы исполнителей над  одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по  «свободной» схеме (без жесткой  фиксации маршрутов);

- возможности контроля  над прохождением документов;

- наличие системы оповещения  должностных лиц; 

- возможность настройки  системы под нужды конкретного  заказчика (например, набор реквизитов  регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

- наличие средств регламентации  доступа и криптозащиты;

- наличие средств оповещения  о нарушениях в регламенте  прохождения документов;

- ориентированность на  отечественную концепцию документооборота.

С точки зрения системы  автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация  документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

- организовать на основе  базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль над исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы  передаются руководителю, который наносит  соответствующую резолюцию. Автор  резолюции и ее текст также  заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Процесс регистрации позволяет  создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному  документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения  информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое, дело данный документ подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль над исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной  форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.

При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих  местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах принципиально  не способны решить проблему автоматизации  документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки  или журналы, пусть и в ином качестве.

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота организации.

Для организации такой  работы с использованием сети, наиболее продвинутые из систем автоматизации  делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют, как отслеживать  бумажный документооборот, так и  организовать перемещение по сети и  работу с электронными документами. 

Чем большее число рабочих  мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и  контроль.

В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с  документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 5 Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в  которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается  в ответе в любой момент на два  вопроса: первый – в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой  стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится  искомый документ, второй – в  каком документе (в каких документах) находится информация по нужному  вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно  с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в  картотеке по признакам, которые  полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться  с ее помощью.

Справочная картотека  делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую – на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки  перемещаются в соответствующую  рубрику второй части. На регистрационной  карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все  графы.

Использование цветных индикаторов  позволяет проводить классификацию  справочного массива и облегчает  поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного  обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.