Регистрация документов

Поиск сведений по конкретному  документу может выполняться  по неисполненным и исполненным  документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости  по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения  информации по конкретному документу  на экран выводится, а затем распечатывается  соответствующая регистрационная  форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран  в табличной форме, а также  при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя  находится документ, и в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение  полнотекстовые системы поиска необходимой  информации. В этих целях к регистрационной  карточке на документ прикрепляется  файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить  поиск не только по реквизитам регистрационной  карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

Глава 6 Журналы регистрации документов

1. Журнал регистрации входящих документов (приложение № 1):

1) Дата документа

2) Входящий регистрационный  номер, присваиваемый документу  организацией -  получателем

3) Автор (корреспондент)

4) Дата документа, присвоенная  организацией - автором

5) Регистрационный номер  документа, присвоенная организацией - автором

6) Заголовок

7) Резолюция

8) Срок исполнения полученного  документа

9) Исполнитель

10) Ход исполнения (все  передачи) документа, результат исполнения

11) Номер дела (куда будет  подшит документ после подписания)

Регистрационную форму входящего  документа сначала заполняют  не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет  резолюции, срока исполнения и исполнителя.

Эти данные вносятся после  рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа  и номер дела в регистрационную  форму вносятся в процессе, и после  исполнения документов.

2. Журнал регистрации  исходящих документов (приложение № 2):

1) Название подразделения  подготовившего документ

2) Исходящий номер документа 

3) Дата документа

4) Адресат

5) Краткое содержание  документа

6) Фамилия исполнителя  подготовившего документ

7) Контрольная дата ожидаемого  ответа

8) Ссылка на входящий  документ, если документ является  ответом

9) Номер дела, в который  подшивается копия отправленного  документа или оригинал

Могут быть добавлены и  другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки  и др.

3. Журнал регистрации  внутренних документов (приложение № 3):

1) Порядковый регистрационный  номер, присвоенный документу

2) Дата документа

3) Краткое содержание  документа

4) Наименование структурного  подразделения, подготовившего документ

5) Исполнитель документа

6) Срок исполнения

7) Отметка об исполнении

8) Номер дела, в которое  подшивается документ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 7 Контроль за сроками исполнения документов

Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем  вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в  определенный срок, который может  быть:

- типовым (типовые сроки  исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов  указами Президента РФ, законами  РФ, правительственными нормативными  актами (например, для передачи документов  постоянного хранения из ведомственных  органов в государственные и  др.), а также ведомственными позаконными  актами (например, для предоставления  статистической и финансовой  отчетности, для предъявления претензий  по качеству продукции и др.);

- индивидуальным (индивидуальный  срок исполнения указывается  в тексте документа или устанавливается  резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует  в составе типовых или отличается  от установленного автором). При  установлении срока исполнения  учитываются практические возможности  учреждения (наличие оргтехники, количество  работников и др.), а также содержание  документа.

Срок исполнения входящего  документа исчисляется с момента  поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента  доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который  возлагается на профессионально  организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп  «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с  контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило  его на контроль.

Заключение

Регистрация документов - это  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений о  документе в регистрационных  формах.

Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации  документов идет по пути включения  данной функции в единые интегрированные  программные комплексы автоматизации  делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс  прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение  документов, аналитическую обработку  содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение  деятельности организации, предоставляют  возможность поиска любого документа  по элементу содержания или по любым  реквизитам  максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного  обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку  любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при  неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа  вычурных, малоупотребляемых слов и  выражений, наконец, в случае банальных  опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при  вводе информации даже самая совершенная  система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и  очень быстро вместо организующего  эффекта даст абсолютно противоположный  – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного  повышения ответственности и  уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато использование средств  автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального  технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого  документального пространства, и  полный контроль за регистрацией и  движением документов и исполнительской  дисциплиной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов». М., Госстандарт, - 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». М., Госстандарт, - 1998.

3. Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, - 2006.

4. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов  образовательных учреждений среднего  профессионального образования. 3-е  изд., перераб. И доп., М.: Издательско-торговая  корпорация «Дашков и К°», 2004.-336 с.                                         ISBN 5-94798-453-9

5. Басаков, М.И. Делопроизводство  и корреспонденция в вопросах  и ответах: Учебное пособие  для студентов экономических  вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. И доп.// Серия «Учебники  и учебное пособие»- Ростов н/Д:  изд-во «Феникс», 2000.- 320 с.                                                                      ISBN 5-222-01097-Х

6. Белов, А.Н., Белов, А.А.  Делопроизводство и документооборот.  Учебное пособие.- М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 624 с. – (Образовательный стандарт  XXI).

                                                                                                     ISBN 5-699-11246-4

7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-М.:Издательско-торговая  корпорация «Дашков и К°», 2005.-504 с. 

                                                                                                     ISBN 5-94798-527-6

8. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. С коммент.-3-е изд., стер.-Москва: Омега-Л, 2006.- 319 с.- (Библиотека  типовых документов).

                                                                                                     ISBN 5-365-00265-2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  № 1

Журнал регистрация  входящих документов

 

Дата  документа	Вход. Рег. №	автор	Дата  док-та (организ. Автора)	Рег. № (организ. Автора)	заголовок	резолюция	Срок  исполнения	исполнитель	Ход и  результат исполнения док-та	№ дела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №2

Журнал регистрация  исходящих документов

 

Название подразделения подготовив. Док-т	Исходящий № док-та	Дата док-та	адресат	Краткое содержание док-та	Фамилия исполнителя	Контрольная дата ожидаемого док-та	Ссылка на вход. Док-та	№ дел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №3

Журнал регистрация  внутренних документов

Порядковый Рег. №	Дата док-та	Краткое содержание	Наименование структурного подразделения	исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнении	№ дела