Порядок регистрации и контроля исполнения документов

 

 

Задание 1

Изложите порядок регистрации и контроля исполнения документов

 
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения"[1]. Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.

Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.

Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного документооборота").

 

Журнальная форма регистрации документов

 

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления и регистрационный номер	Корреспондент, дата и номер документа	Краткое содержание	Распределение и перераспределение	Ход исполнения, отметка о хранении
1	2	3	4	5

 

 

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

 

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дата и регистрационный номер	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка о хранении
1	2	3	4

 

 

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

 

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)

Дата и регистрационный номер	Краткое содержание	Исполнители	Срок исполнения	Ход исполнения, отметка о хранении
1	2	3	4	5

 

 

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.

 

 

Карточная система регистрации документов

 

Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис.1).

 

Рис.1. Форма регистрационно-контрольной карточки

 

В поля карточки заносят следующую информацию.

Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних - указывают вид документа (08).

Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.

Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).

Краткое содержание - заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).

В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

Фонд №, Опись №, Дело № - позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.

Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:

В позиции "Примечание" указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.

При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

 

Индексация

 

Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый регистрационный  номер.

Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

01-20 - номер дела по номенклатуре  дел;

156 - порядковый регистрационный  номер.

При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

расположение составных частей индекса должно быть постоянным;

система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.

 

Систематизация РКК

 

Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК:

алфавитный;

географический (региональный);

корреспондентский;

номинальный (по видам и разновидностям документов);

предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);

структурный (по структуре организации, по отделам);

хронологический (по дате) и т.д.

При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.

Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (...5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.

Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

контроль исполнения по существу поставленных задач;