Порядок регистрации и контроля исполнения документов

сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).

В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

резолюция руководителя (16);

анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает "сегодня", "завтра", "послезавтра".

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей.

При использовании регистрационно-контрольных карточек (РКК) необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии по срокам исполнения.

Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 2

Дайте характеристику видам служебных писем

Служебное письмо – наиболее массовый вид управленческой документации. Сегодня уметь составить служебное письмо или телеграмму, словом, любой справочно-информационный документ необходимо любому работнику аппарата управления. Это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации. На служебную переписку приходится 80 % от общего объема документации организаций. Поэтому служебным письмом рекомендуется пользоваться в том случае, когда это вызывается необходимостью. В противном случае излишняя переписка создает почву для волокиты и бюрократизма.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

Единой государственной системой делопроизводства предусмотрено, что «учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в пределах своей компетенции».

Письма подготавливаются по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов; по просьбе подведомственных учреждений; при осуществлении оперативных связей; по просьбе граждан.

Практика свидетельствует, что письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.

Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем.

Обязательными реквизитами служебного письма являются:

– наименование организации и ее подведомственность;

– наименование структурного подразделения (в отдельных случаях);

– справочные данные об организации;

– дата;

– регистрационный номер;

– ссылка на дату и номер поступившего документа;

– адресат;

– заголовок к тексту;

– подпись;

– отметка об исполнителе в сопроводительных письмах;

– отметка о наличии приложений;

– в отдельных случаях – печать;

– фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя;

– отметка о направлении копии в другие адреса.

 

 

 

 

 

Задание 3

Пользуясь справочным или учебным пособием, СТБ и пр. постройте:  формуляры - образцы организационно- распорядительных документов с угловым и продольным расположением реквизитов, с указанием табуляторов, печатных знаков, интервалов, расстояния между реквизитами. В текстовой части документов отразите структуру текста, указав основные элементы структурных частей : акт, полный протокол.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                     Список   литературы:

1. М. И. Баскаков. Делопроизводство  и корреспонденция, - Ростов-на Дону, - "Феникс", - 2000, - 254 с.  
2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с.  
3. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксёнов. Курс делопроизводства. Москва-Новосибирс, "Инфра-М", - 1999. - 421 с.  
4. Кузнецов И. Н., авт. -сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2007, - 354 с.  
5. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007, - 322 с.