Контроль исполнения документов

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Введение            3

2. Контроль как важнейшая функция  процесса управления    4

3. Контроль исполнения документов       6

4. Формы контроля за исполнением  документов     11

5. Организация контроля исполнения  документов     14

6. Заключение           19

Список литературы          20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Вопрос, который рассматривается  в данной работе, чрезвычайно актуальный. Система государственного контроля за исполнением документов в России имеет богатую историю и не менее богата проблемами.

Большинство нынешних проблем социально-экономического развития нашего государства в значительной степени связаны с отсутствием  эффективных механизмов реализации принятых решений и контроля за исполнением  как на высшем уровне государственного управления, так и на уровне субъектов Российской Федерации, местного самоуправления.

К сожалению степень разработанности  данной темы не может считаться хорошей. За последние годы на серьезном научно-теоретическом  уровне эта тема затрагивалась либо косвенно, либо обзорно - в целях обоснования узкоспециальных аспектов практической деятельности. Причем чаще всего авторами для подтверждения своих выводов привлекалась теоретическая база государственного строительства доперестроечного периода. Почти не учитывалось то, что за последние годы изменилось и само государство, и общество, и образ нашей жизни, и мировоззрение российских граждан. Возникли новые проблемы, связанные с реалиями сегодняшнего дня - приватизацией, изменением форм собственности, банкротством предприятий.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей администрации. Он необходим для обнаружения и  разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

 

 

 

 

Контроль как  важнейшая функция процесса управления

 

Контроль исполнения документов включает в себя следующие  стадии:

1. Учет контролируемых  документов.

2. Непосредственную проверку  и регулирование хода исполнения  документов.

3. Анализ результатов  исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Система контроля - выражается в совокупности субъекта, объекта  и средств контроля, взаимодействующих  как единое целое в процессе установления желаемых результатов исполнения, измерения  состояния объекта контроля, анализа и оценки данных измерений, выработки корректирующих воздействий.

Используются различные  системы линейного, функционального  и операционного контроля. Линейный контроль охватывает администрацию  в целом. Каждая процедура функционального контроля ограничена рамками соответствующего подразделения и точно очерчена. Процедуры операционного контроля ограничены рамками одного конкретного задания.

 Контроль относится  к числу тех функций управления, сущность которых понимается  чаще всего неправильно. У многих слово "контроль" вызывает прежде всего отрицательные эмоции. В сознании чаще всего это связывается с ограничениями, принуждением, отсутствием самостоятельности, то есть со всем тем, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе. Но жизнь учит, что свобода есть результат правильного устройства общества. Цена свободы - вечная бдительность. Свобода без контроля приносит гораздо больше вреда, чем пользы. Свобода означает ответственность, право делать все то, что разрешают законы. А значит без контроля не обойтись. Контроль является одним из важнейших звеньев системы управления.

По мнению большинства  людей контроль - это то, что позволяет  удерживать работников в определенных рамках. В принципе это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

В администрации функция  контроля начинает осуществляться с  того момента, когда руководство  сформулировало цели и задачи в документах. Контроль за исполнением документов - это часть в едином процессе обеспечения достижения администрацией своих целей, выраженных в постановлениях и распоряжениях . Здесь важно то, что уже сами по себе цели и планы администрации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности организации исполнительной власти.

Функция контроля - это  такая характеристика управления, которая  позволяет выявить проблемы и  скорректировать соответственно деятельность администрации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Контроль должен иметь  стратегический характер, т.е. поддерживать цели и задачи той структуры, той  организации, в интересах которых  он существует. Одна из важнейших задач  контроля в связи с этим состоит  в обеспечении действенности принимаемых решений, реализации задуманных планов и нацеленности на практические результаты. Администрация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей. Когда она достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые, мы можем сказать, что контроль здесь существует, что он эффективен.

Контроль исполнения документов

 

 Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

контроль исполнения по существу поставленных задач;

сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ). В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа  на контроль, оформление отметки о контроле в

документе и в регистрационной  форме. Основанием для этого может

являться:

резолюция руководителя;

анализ содержания текста. Документ ставится на контроль в том  случае, если в тексте указаны или  предполагаются конкретные сроки исполнения.

2. Систематизация регистрационных  форм по срокам исполнения. Систематизация  проводится с целью выявления  документов, срок исполнения которых  истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».

При журнальной форме  регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (... 01.09.99, 02.09.99...) по срокам исполнения. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание  исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа  на исполнение, за три дня до  истечения контрольного срока,  в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения  поручения (за один день до  истечения срока исполнения, в  день исполнения).

5. Снятие документа  с контроля или перенесение  контрольных сроков. Основанием  для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической  справки или сводки об исполнительской  дисциплине. Предполагаемый состав  информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

Контролю за исполнением  подлежат наиболее важные входящие, исходящие  и внутренние документы, требующие  исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на учет, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение.

На левом поле бланка, на уровне реквизита "Заголовок к тексту" первой страницы документа, взятого на контроль, ставится штамп "КОНТРОЛЬ". По первому требованию сотрудника, осуществляющего контроль, исполнитель обязан дать исчерпывающий ответ об исполнении находящегося на контроле документа. Документы, поставленные на контроль директором предприятия, после исполнения вместе с ответом возвращаются директору для снятия с контроля и отправки адресату.

 Срок исполнения  может быть продлен только  лицом, которое его установило. Продление срока должно быть письменно оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, если в процессе выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается неисполненным в срок. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью контрольно-справочной картотеки.

 Помощник директора по организационным вопросам в установленные сроки представляет директору перечень неисполненных документов для принятия соответствующих мер.

 Отдел документационного  обеспечения осуществляет контроль  за исполнением приказов директора по основной деятельности, обеспечивает сбор информации от исполнителей, еженедельно представляет помощнику директора данные об исполнении распорядительных документов.

Работа Тульской Губернской Думы связана с интенсивным обменом информацией между участниками законотворческого процесса. Документооборот ТГД регламентируется требованиями единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), правилами, инструкциями и другими нормативными актами по ведению делопроизводства в организациях РФ. Эта система документов определяет:

- порядок обработки  поступающей информации;

- порядок подготовки  и обработки отправляемой корреспонденции;

- подготовку и оформление внутренних приказов и распоряжений;

- порядок ведения делопроизводства  по предложениям, заявлениям и  жалобам граждан;

- порядок и сроки  исполнения документов;

- порядок сдачи документов  в архив и ведение архива.

Комплекс "Контроль исполнения документов" имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточного выполнения указанных документов и поручений. Контроль осуществляется и на содержательном уровне и с точки зрения правильности и своевременности составления и оформления документов. Комплекс представляет собой совокупность следующих баз данных:

- Канцелярия: предназначена  для хранения информации о  входящей и исходящей корреспонденции  канцелярии, контроля исполнения  документов, наложения резолюций,  отслеживания состояния документов по мере их исполнения, сбора и анализа статистики и т.д.;

- Московская: предназначена  для хранения нормативно- правовой  входящей информации, регистрируемой  протокольной частью общего отдела  аппарата Думы;

- Контроль: служит для  интеграции информации о документах в базах "Московская" и "Канцелярия";

- Подразделение: предназначена  для организации хранения документов, попадающих на исполнение в  данное подразделение, регистрации  исходящих документов и т.д.;

- Исполнитель: предназначена  для хранения входящей и исходящей корреспонденции данного сотрудника.

В комплексе реализованы  следующие функции:

контроль исполнения поручений;

построение статистических отчетов по документам регистрационных баз данных.

 

 

 

Контроль исполнения поручений.

Данная функция реализовывает технологию электронного документооборота по ведению поручений руководителя своим подчиненным. Служебная переписка организована с помощью почты Notes. Для ведения поручений предусмотрены специальные формы Поручение, Отчет и Замечание. Осуществляется текущий контроль над исполнением поручений и автоматическое изменение статуса поручения.

 

Построение статистических отчетов по документам регистрационных  баз данных.

Данная функция предназначена  для интеграции информации о документах в базах данных "Московская" и "Канцелярия". Предоставляет возможность создать статистический отчет по исполнителям резолюций или по контекстному запросу.

Комплекс "Контроль исполнения документов" реализует распределенную обработку  документов. Это позволяет вести  централизованную картотеку входящих и исходящих документов Думы. В БД "Канцелярия" и "Московская" хранятся все документы организации, а в БД типа "Подразделение" - только те из них, которые были отправлены из БД "Канцелярия" или БД "Московская" на исполнение в данное подразделение. Такая схема обмена информацией обеспечивает: