Контроль исполнения документов

- централизованный контроль  перемещения документов между  подразделениями;

- организацию централизованной  картотеки всей документации  Думы;

- ведение локальных баз данных  в подразделениях.

 

 

 

Формы контроля за исполнением документов

 

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением  документов:

ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная. При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

Рисунок 1 - Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки (лицевая сторона).

После снятия документа  с контроля регистрационно-контрольная  карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

В настоящее время  наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью  персональных компьютеров и специализированного  программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением  документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения  управления (АСДОУ). Так например, система  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящее в семейство программных продуктов "ДЕЛО", позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого "ДЕЛО-Предприятие" позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на "рабочем столе" группируются в папки "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" и др.

Система «Кодекс: Контроль исполнения» автоматизирует следующие  функции делопроизводства по работе с контрольными документами:

регистрация контрольных  документов, заданий, исполнителей подразделения,

регистрация переносов сроков заданий по конкретному исполнителю с формированием контрольных карт с текущим сроком исполнения и последующим его контролем и рассылкой,

автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов,

формирование соответствующего дела, на основе Номенклатуры дел данного подразделения,

обмен регистрационными данными между системами данной серии,

автоматическая перерегистрация  документов при передаче контрольных  документов в подразделения, работающие с одной из систем данной серии,

формирование и выдача статистических форм, сводок и других форм отчетности, необходимых при  работе с контрольными документами.

 

 

Организация контроля исполнения документов

 

Постановка и ведение  документационного обеспечения  управленческой деятельности на уровне современных требований в организации любой формы собственности предусматривает создание единой комплексной системы документационного обеспечения управления, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения).

Одной из важнейших функций  документационного обеспечения  управления является обеспечение надежного  функционирования системы контроля исполнения документов. Она необходима для организации своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Надежно действующая  система контроля исполнения документов способствует своевременному и качественному принятию решений и достижению эффективной работы организации, в том числе и коммерческой.

Внедрена система контроля, начало которой было положено с подготовкой Инструкции по делопроизводству, в которой изложена технология контроля исполнения документов, в том числе:

кто осуществляет контроль исполнения документов;

какие документы (поручения) ставятся на контроль;

какие предусмотрены  этапы контроля исполнения документов;

описаны уровни контроля;

сроки исполнения документов;

формирование и использование базы данных, необходимой для проведения контроля;

отражение данных о ходе контроля в АСДД;

Эта работа предусматривает:

постановку документов на контроль и проверку своевременности  доведения документов, поставленных на контроль, до исполнителя; процесс регулирования хода исполнения документов, продление сроков исполнения, а также снятие документов с контроля;

постоянную работу с  исполнителями, взаимодействие с ними с целью проверки хода исполнения документов (поручения), напоминание  о наступлении срока исполнения, списание исполненных документов в дело;

обобщение, анализ данных и подготовку справок по исполнительской  дисциплине по соответствующим формам.

Контролируются документы, требующие исполнения. В случае постановки на контроль документа на нём делается отметка в зависимости от уровня контроля: при обеспечении контроля поручений Председателя Правления – проставляется штамп "контроль", на других уровнях контроля – буква "к". При постановке на контроль распорядительных документов на каждое контролируемое поручение заводится карточка контроля заданий.

С использованием АСДД возможен и осуществляется контроль исполнения документов на различных уровнях. В Газпромбанке установлен типовой срок исполнения документов – 10 рабочих дней – на основную часть документов, документы с пометкой "Срочно" исполняются в течение 5 рабочих дней или согласно указанному в резолюции или документе сроку. Если последний срок исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий рабочий день.

Индивидуальные сроки  исполнения указаны в тексте документа  или в резолюции Председателя Правления, других высших должностных  лиц или руководителей самостоятельных  структурных подразделений.

Основные задачи контроля исполнения документов решаются с использованием АСДД: отслеживается ход исполнения и фиксируются сведения о фактическом исполнении входящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обеспечивается продление сроков исполнения, а также обобщаются сведения о ходе и результатах исполнения.

Документ признаётся исполненным только после решения  всех поставленных в нём вопросов и, при необходимости, извещения  об этом корреспондентов и других заинтересованных лиц, предприятий  и организаций.

Промежуточный ответ, равно  как и запрос по исполняемому документу, не рассматривается в Банке как основание для признания документа исполненным.

Для изменения срока  исполнения поручения ответственный  исполнитель не менее чем за 2 рабочих дня до истечения этого  срока представляет руководителю, давшему поручение, докладную записку о ходе выполнения с обоснованием причины продления срока исполнения, с указанием планируемой даты исполнения. В случае изменения срока исполнения, ответственный исполнитель в течение рабочего дня представляет информацию о продлении срока исполнения в Управление делами.

В том случае, если срок исполнения наступил и не был перенесён, а поручение не исполнено, ответственный  исполнитель (или лицо, его замещающее в АСДД) готовит отчёт в АСДД с изложением состояния исполнения поручения и причинах нарушения установленного срока. Если исполнение не документировалось, то информация о характере исполнения записывается на входящем документе и вносится в АСДД.

 

Контрольные карточки заданий.

При постановке какого-либо документа на контроль, точнее при постановке на контроль какого-либо задания по документу (поручения или резолюции), в АСДД на каждого исполнителя из задания автоматически формируется контрольная карточка задания, в которой фиксируются такие данные, как: кто поставил на контроль (ФИО, должность и подразделение);

кого поставили на контроль (ФИО, должность и подразделение);

дата выдачи задания;

срок исполнения;

дата постановки на контроль;

дата снятия с контроля (разумеется это поле заполняется  при снятии с контроля);

текст задания;

Кроме этих данных в контрольной  карточке записываются данные (реквизиты) документа. Все контрольные карточки АСДД показывает в виде списков, сгруппированных по различным критериям, и в объеме, доступном для текущего пользователя. Таким образом, сотрудник отдела контроля может работать со всеми контрольными карточками, а руководители, их секретари и исполнители только с теми карточками, к которым они имеют отношение – или как авторы заданий, или как исполнители заданий, или как имеющие право работать с документами и заданиями автора или исполнителя заданий (в АСДД это называется "замещающие").

В ходе исполнения задания  и формирования в системе отчетов  о его исполнении контрольная  карточка автоматически дополняется  информацией из этих отчетов. Разумеется, в карточке отмечается и дата исполнения задания.

 

Напоминания о сроках исполнения.

Действует упреждающий и последующий контроль, который также организован с использованием АСДД: упреждающий контроль – еженедельное напоминание соответствующим руководителям и исполнителям по установленной форме в электронном виде о документах, сроки исполнения которых наступают на предстоящей неделе. В рамках текущего контроля проводится работа с руководителями, являющимися ответственными исполнителями по документам, с внесением в АСДД необходимой информации.

Режим периодичности  напоминаний указывается при  вводе в АСДД задания.

 

Отчетность.

С использованием АСДД проводится информационно-справочная работа по анализу  движению документов, готовятся также  еженедельные и ежемесячные итоговые справки для доклада руководству об исполнительской дисциплине. В справках указываются: общее количество документов (поручений) на исполнении, количество и процент исполненных и не исполненных в срок документов.

Всего на данный момент развития АСДД таких отчетов 9. Каждый отчет строится путем выбора соответствующего названия из предлагаемого списка запросов.

После выбора названия запроса (соответствующему типу отчета) АСДД производит поиск документов, удовлетворяющих  критерию, заложенному в этом запросе, и информацию из найденных документов размещает в Word или Excel файле, создаваемом по шаблону, ссылка на который указана в запросе.