Контроль исполнения документов

 
 
 
 

Контроль исполнения документов

 
 
 
 

• В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а так же в целях сохранения записей о произведенных с документами операций.

 
 
 
 

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 

Выделяет два вида контроля:

• Контроль действий
• Контроль местонахождения документа                  

 
 
 
 

Контроль действий: 

• В системе управления документами применяется для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применятся только в том случае, если документ зарегистрирован  в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

 
 
 
 

 Контроль местонахождения                      документа: 

• Осуществляется в тех случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение.

 
 
 
 

Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ. 

• Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по ДОУ. В инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

 
 
 
 

• Кем осуществляется контроль
• Какие документы ставятся на контроль
• Этапы контроля исполнения документов
• Сроки исполнения документов
• Формирование и использование массива данных, необходимых для контроля
• Отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах
• Ведение контроля исполнения документов
• Основные этапы работы с исполнителями
• Обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов
• Информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине

 
 
 
 

Основные задачи контроля исполнения документов 

• Отслеживание хода исполнения и фиксации сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих, внутренних документов, а также устных распоряжений руководства
• Обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения
• Выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины