Содержание 

    1.Понятие и виды информационно-справочных документов…………....3

        Список используемой литературы……………………………...………..1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Понятие информационно-справочных документов 

     Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 
 

     Виды  информационно-справочных документов

     Акт

     Акт – справочно-информационный документ.

     Составляется  группой лиц для подтверждения  установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению  документов, акты аварий и т.д.).

     Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания  изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним  должностным лицом с указанием  документов, подтверждающих их полномочия.

     Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и  предложения).

     Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции  которого относится содержание акта.

     Акт может иметь гриф согласования.

     Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

     Во  вводной части указывают основание  для составления акта, перечисляют  лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

     При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

     В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или  практической необходимостью, место  нахождения каждого экземпляра или  адресаты, по которым они направлены.

     Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают).

     С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они  касаются. При этом проставляют согласующую  отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

     При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

     Акты  оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

     Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

       Протокол

     Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

       Протоколы оформляют на специальных бланках, где название              документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

     Постоянная  информация связана с употреблением  устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти  слова пишут с большой буквы  от начала левого поля.

     К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря  и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление  на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)

     Фамилии членов коллегиального органа располагают  в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее  количество и рядом в скобках  – регистрационный лист прилагается.

     К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

     Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня. Выражение «Повестка  дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной  строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени  важности и сложности. Не допускается  формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

     Основная  часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса  по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

     Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

     С красной строки пишут инициалы и  фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой  буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа  представлен докладчиком или  стенографирован, то вместо краткого изложения  доклада пишут: «Доклад прилагается».

     После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

     Если  выступающий предоставляет текст  выступления, то после тире указывают  – «Выступление прилагается».

     Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

     Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами  ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения  табулятора – левое поле).

     Постановляющую  часть строят по схеме: действие –  исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное  подразделение или конкретное должностное  лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят  на пункты, пронумерованные арабскими  цифрами. Каждый пункт начинают с  красной строки.

     Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь  ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить  к протоколу.

     При выборах в протоколе указывают  результаты голосования по каждой кандидатуре.

     Если  к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

     Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью  его выступления и получает подпись  выступающего, согласно с записью  своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

     Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.

     Номер протокола – порядковый номер, который  проставляется в течение календарного года.

     Докладная записка

     Докладная записка – документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

     В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

     В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют  внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

     Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата  А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

     Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. подписывает их руководитель организации.

     Датой документа считается дата ее подписания.

     Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной  записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные  записки о ходе выполнения работ  должны представляться руководству  постоянно.

     Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение  фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя  – организации или должностного лица.

     Письмо

     Письмо  – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения  учреждениями, частными лицами, позволяет  сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

     Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

     Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые  содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

     Письма  оформляют на специальных бланках  для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

     Применение  бланков с продольным расположением  реквизитов для оформления писем  не рекомендуется.

     Письма  могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному  должностному лицу, руководителю организации.

     Реквизит  «Адресат» оформляют с 4-го положения  табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

     При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут  в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.