Информационно-справочные документы

Автор: Аня Дашкина, 12 Октября 2010 в 19:47, контрольная работа

Краткое описание

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Оглавление

1.Понятие и виды информационно-справочных документов…………....3
Список используемой литературы……………………………...………..1

Файлы: 1 файл

документирование новая версия.docx

— 32.09 Кб (Скачать)

         Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности  оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько  пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат»  указывают только один из пунктов  назначения, остальные указывают  в тексте телеграммы.

         Международные телеграммы. Международные телеграммы печатают на русском языке и латинским  шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под  чертой указывают: номер, дату, фамилию  исполнителя, номер служебного телефона.

         Телефонограмма. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

         Рекомендации  для передачи телефонограммы:

         - передавать только краткую и  срочную информацию;

         - проверять правильность записи  повторным чтением;

         - не передавать сложные тексты (текст должен содержать не  более 50 слов);

         - не использовать трудно выговариваемые  и редкие слова;

         записывать  их в специальный журнал, или оформлять  на пишущей машине с последующей  регистрацией (применять специальные  бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к  ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.

         Принимающие телефонограмму несут ответственность  за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.

         Телефонограмму  составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

         После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или  должностному лицу-исполнителю.

         Секретарь руководителя или лицо, ответственное  за документационное обеспечение, присваивает  телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее. 
     
     

         Список  использованной литературы 

     1. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: Изд. «Дашков и К», 2008. - 336 с.

     2. Борискин В. В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. - М.: Омега-Л, 2008. - 197 с.

     3. Камышов А. Л., Королев Ю. Б., Маковецкий В. В. Документирование управленческой деятельности.- М.: Колосс, 2008. - 176 с.

     4. Лопатникова Е. Л. Делопроизводство: образцы документов с комментариями.- М.: Омега-Л, 2008. - 319 с.

     5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д, 2007.- 167 с.

     6. Усманов Н. Р. Документооборот предприятия.- М.: Изд. ПРИОР, 2008.- 400 с. 

Информация о работе Информационно-справочные документы