Автор: Аня Дашкина, 12 Октября 2010 в 19:47, контрольная работа
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
1.Понятие и виды информационно-справочных документов…………....3
Список используемой литературы……………………………...………..1
Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.
Международные
телеграммы. Международные телеграммы
печатают на русском языке и латинским
шрифтом. Текст оформляют аналогично
простой телеграмме. Адрес включает:
отметку о категории, наименование
адресата, название пункта или страны
назначения. Текст подписывает
Телефонограмма. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.
Рекомендации для передачи телефонограммы:
- передавать только краткую и срочную информацию;
- проверять правильность записи повторным чтением;
- не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);
-
не использовать трудно
записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.
Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.
Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.
После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.
Секретарь
руководителя или лицо, ответственное
за документационное обеспечение, присваивает
телефонограмме регистрационный номер.
Телефонограмма считается переданной,
если получателем подтверждена правильность
ее записи и сообщена фамилия лица,
принявшего ее.
Список
использованной литературы
1. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: Изд. «Дашков и К», 2008. - 336 с.
2. Борискин В. В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. - М.: Омега-Л, 2008. - 197 с.
3. Камышов А. Л., Королев Ю. Б., Маковецкий В. В. Документирование управленческой деятельности.- М.: Колосс, 2008. - 176 с.
4. Лопатникова Е. Л. Делопроизводство: образцы документов с комментариями.- М.: Омега-Л, 2008. - 319 с.
5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д, 2007.- 167 с.
6.
Усманов Н. Р. Документооборот предприятия.-
М.: Изд. ПРИОР, 2008.- 400 с.