Информационно-справочные документы

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

 «Тульский государственный  университет»

 

 

 

Политехнический институт

Факультет транспортных и технологических систем

 

Кафедра «Технология полиграфического производства и защиты информации»

 

 

 

КОНТРОЛЬНО-КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

"Документоведение"

на тему: Информационно-справочные документы

 

 

 

Выполнил  ст. гр.***

 «_____» _____________20__ г.

 

Проверил. ****

  «_____» _____________20__ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тула 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Акт

2. Протокол

3. Докладная записка

4. Письмо

5. Справка

6. Телеграмма

Заключение

Список литературы

 

 

Введение

Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных  лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация  работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров и т.д. Все  это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными  для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к  сведению.

1. Акт

Акт – справочно-информационный документ.

Составляется  группой лиц для подтверждения  установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению  документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания  изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним  должностным лицом с указанием  документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и  предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции  которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во  вводной части указывают основание  для составления акта, перечисляют  лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или  практической необходимостью, место  нахождения каждого экземпляра или  адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они  касаются. При этом проставляют согласующую  отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты  оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

2. Протокол

Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее  напечатано в типографии или на обычных  листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная  информация связана с употреблением  устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти  слова пишут с большой буквы  от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря  и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление  на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)

Фамилии членов коллегиального органа располагают  в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня. Выражение «Повестка  дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной  строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени  важности и сложности. Не допускается  формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная  часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса  по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и  фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой  буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа  представлен докладчиком или  стенографирован, то вместо краткого изложения  доклада пишут: «Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

Если  выступающий предоставляет текст  выступления, то после тире указывают  – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами  ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения  табулятора – левое поле).

Постановляющую  часть строят по схеме: действие –  исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное  подразделение или конкретное должностное  лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят  на пункты, пронумерованные арабскими  цифрами. Каждый пункт начинают с  красной строки.

Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь  ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить  к протоколу.

При выборах в протоколе указывают  результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если  к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью  его выступления и получает подпись  выступающего, согласно с записью  своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.

Номер протокола – порядковый номер, который  проставляется в течение календарного года.

3. Докладная записка

Докладная записка – документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют  внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата  А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной  записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные  записки о ходе выполнения работ  должны представляться руководству  постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение  фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя  – организации или должностного лица.

4. Письмо

Письмо  – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения  учреждениями, частными лицами, позволяет  сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые  содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Письма  оформляют на специальных бланках  для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

Применение  бланков с продольным расположением  реквизитов для оформления писем  не рекомендуется.

Письма  могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному  должностному лицу, руководителю организации.

Реквизит  «Адресат» оформляют с 4-го положения  табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут  в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.

Если  письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают  наименование предприятия.

В реквизит «Адресат» может входить  и почтовый адрес организации.

При отправлении письма частному лицу вначале  пишут адрес, фамилию, инициалы (или  имя, отчество полностью).

Элементы  реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес  основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в  четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают  один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо  может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают  обобщенно.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Письмо  освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они  взаимосвязаны.

Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении  и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

Во  вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления  письма, приводят ссылки на факты, документы  и т.д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ  и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).