Информационно-справочные документы

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует  избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…», от третьего лица множественного числа – «Педагогический коллектив  и ученики школы приглашают…», от первого лица единственного лица – «Прошу…», от первого лица множественного числа – «Просим…».

Письмо  оформляют в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

К тексту письма могут прилагаться  документы. В этом случае после текста (через 1, 5-2 интервала) пишут слово  Приложение (от начального поля, с большой  буквы).

Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными  должностными лицами. Визы проставляют  на лицевой стороне последнего листа  копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих  элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка  подписи (инициалы, фамилия – 2-е  положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

На  входящих письмах ставят отметку  о поступлении в организацию  и резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении документа в  организацию состоит из следующих  элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют  отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения  и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана  первой. Резолюцию пишут между  реквизитами «Адресат» и «Текст»  или на любом свободном месте  лицевой стороны документа.

Письма  подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствие с занимаемой должностью.

5. Справка

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие  факты или события в производственной  деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей  организации или руководителя организации  для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в  установленные сроки. Текст такой  справки состоит их двух частей.

В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к  написанию, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной  записки.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки  может содержать период времени  или дату, на которые прилагаются  сведения, приведенные в документе.

Справка должна объективно отражать состояние  дел, поэтому ее составление требует  тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться  таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера  подписывает и главный бухгалтер  учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата  А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие юридические  факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности,  места проживания и т.д. их  выдают по запросам заинтересованного  лица или учреждения. Это наиболее  многочисленная и ежедневная  составляемая группа справок.  Как правило, при составлении  таких справок применяют унифицированные  трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Переменные  и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму  справки от руки или на пишущей  машине.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и  печатью.

6. Телеграмма

Телеграмма  – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Телеграммы  могут быть посланы с несколькими  текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму  строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

- отметку  о категории или особом виде  телеграммы (при необходимости);

- адресат;

- текст;

- фамилию  должностного лица, подписавшего  телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

- наименование  организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);

- подпись  лица, от имени которого телеграмма  исходит (указание должности);

- печать;

- дата.

По  срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах  категорию не указывают.

При указании адреса в телеграммах, как  правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз  адрес указывается полностью. Может  быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки  препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При  необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью  аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).

Тест  ответных телеграмм надо начинать с  индекса (номера) документа, на который  дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые  данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы  избежать искажений при передаче.

Реквизит  «подпись»

  Во второй части телеграммы (под  чертой)

  Обязательно заверяют печатью  организации или специальной  печатью «Для телеграмм».

Телеграммы  подписываются руководителем организации  или его заместителями (по принадлежности вопроса).

Дата  подписания телеграммы должна соответствовать  дате ее отправления.

В совместных телеграммах, принадлежащих  нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.

При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная  авансовая печать или отметка  о номере авансового счета.

Телеграмму  печатают на чистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр  передают на телеграф, второй подшивают  в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию).

При наличии телетайпа телеграмму оформляют  в двух экземплярах и в бухгалтерию  не передают.

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) печатают крупным шрифтов (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с  новой строки без абзаца. Адресат  от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности  оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько  пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

Международные телеграммы. Международные телеграммы печатают на русском языке и латинским  шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под  чертой указывают: номер, дату, фамилию  исполнителя, номер служебного телефона.

Телефонограмма. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Рекомендации  для передачи телефонограммы:

- передавать  только краткую и срочную информацию;

- проверять  правильность записи повторным  чтением;

- не  передавать сложные тексты (текст  должен содержать не более  50 слов);

- не  использовать трудно выговариваемые  и редкие слова;

записывать  их в специальный журнал, или оформлять  на пишущей машине с последующей  регистрацией (применять специальные  бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к  ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.

Принимающие телефонограмму несут ответственность  за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.

Телефонограмму  составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или  должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное  за документационное обеспечение, присваивает  телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

 

Заключение

Управленческие  документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный  характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление  предприятием неизбежно требует  создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета  и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей  предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному  составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная  деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно  документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая  юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

 

Список литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.
3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.
4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.
5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.
7. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.
8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.
9. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.
10. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.
11. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с.