Регистрация документов

                                       
2.2. Регистрация документов

       Общие правила регистрации документов в компании ООО «Газкомплектснрвис». 
       Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Главное назначение регистрации документа то придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления

  В обязательном порядке регистрируются документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации:

   1) Поступающие от органов власти и управления, или вышестоящих организаций, а так же направленные в их адрес.

   2) Входящие документы, которые требуют решения или ответа и соответственно исходящие документы.

   3) Важнейшие внутренние документы (все организационные документы.)

   4) Документы содержащие информацию о деятельности организации. (Планы, отчеты, договоры.)

   5) Ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируется:

1.      Копии писем присланные для сведения

2.       Телеграммы

3.       Текст задания на командировки

4.       Реклама, буклеты, плакаты.

5.       Прейскуранты

6.       Приглашения, пригласительные билеты, поздравительные письма, открытки.

7.       Сообщения о совещаниях и повестки дня

8.       Технические условия

9.       Печатные изделия
         Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. 
         Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ООО «Газкомплектсервис» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ООО «Газкомплектсервис», если он включает нерегистрируемую документацию всего ООО «Газкомплектсервис» , или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. 
         При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. 
         Индексация документов. 
         
Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.        
 Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации . 
        Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 
- 06 – год зарегистрированного документа; 
- 10 - номер дня в который зарегистрирован документ; 
- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. 
        Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены
первой буквой фамилии автора документа. 
       На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ООО «Газкомплектсервис». Место проставления штампа определено ГОСТ 
Р 6.30 - 2003 
        Формы регистрации документов и порядок их заполнения. 
       В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ООО «Газкомплектсервис» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 3).

Схема № 3 Организация контроля исполнения 
        
         В структурных подразделениях ООО «Газкомплектсервис» применяют программу административная документация (АД) для регистрации входящих и исходящих документов. 
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

                               
2.3  Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. 

        Организация контроля за исполнением документов в ООО «Газкомплектсервис» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4). 

 
                 Схема 4. Контроль  исполнения  документов

        Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. ( т.е. договоры, бухгалтерские документы и служебные записки на руководство.)
        Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ООО «Газкомплектсервис»
        В структурных подразделениях ООО «Газкомплектсервис» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. ( т.е менеджер делопроизводитель).
        Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, 
предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ООО «Газкомплектсервис».
       Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. 
        Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. 
        Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. 
        Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. 
         Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с 
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.[1] 
        Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. 
        
 Вывод: Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ООО «Газкомплектсервис» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства компании документированной информацией. 

Заключение

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом .Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ООО «Газкомплектсервис» я пришла к выводу , что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на примере организации документооборота всегда уделяется большое внимание.
          В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность. 
Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями компании и исполнителями, конкретное и оперативное руководство, а так же использование компьютера и определенного программного обеспечения которое способствует работе отдела ДОУ в организации ООО «Газкомплектсервис».
 

Список используемой  литературы

1.    Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту     фирмы - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994. 

2.     Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. 

3.  Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995 

4.  Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000. 

5.   Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному    обеспечению деятельности предприятия М.:2004 

6.  Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах   
      исполнительной власти ,утверждённая приказом Федеральной архивной  
      службы Росси от 27.11.2000 №68 

7.  Справочная правовая система «Консультант Плюс» 

8.  Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно- 
     практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с