Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов

1 Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов

Доставка документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической  связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи  поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения  по электронной почте.

Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.

Прием и первичная обработка  документов осуществляется работниками  отдела учета, распределения документации.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним  составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй 
приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.

Ошибочно присланные документы  возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме  случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени  отправки;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

На полученном документе в правом нижнем углу на первой странице проставляется  регистрационный штамп, и реквизиты  документа вводятся в компьютер.

Срочные документы после регистрации  доставляются незамедлительно под  роспись с указанием даты и  времени их получения.

Документы, поступившие в управление, минуя отдел учета, распределения  документации, в обязательном порядке  передаются в данный отдел для  регистрации.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и  соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В  разносных книгах ставится дата и  подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших  документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится.

Вся поступившая в отдел учета, распределения документации корреспонденция,распределяется на:

• входящую служебную;
• обращения граждан.

Поступившие телеграммы принимаются  под расписку с проставлением  даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.

Регистрируются все документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и  докладные записки) и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или  создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.

Таким образом, поступившие документы  проходят следующие этапы:

- первичную  обработку

- предварительное  рассмотрение, разметку

- регистрацию

- рассмотрение  документов руководством

- направление  на исполнение

- контроль  исполнения

- исполнение  документов

- подшивку  документов в дела

 

Отдел сбыта готовой продукции                                          Директору ООО «Люком» 
                                                                                                         А. С. Гаврютину 
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

03.12.2010 № 02

О приведении в соответствие 
текущей документации

  

 

 

В связи с вступлением в силу с 1 января 2011 г новой редакции Федерального 
закона от 26 марта 1998 г. № 41 -ФЗ «О драгоценных камнях и драгоценных 
металлах» прошу Вас: 
1. Принять меры по приведению текущей документации в соответствие 
с новой редакцией данного Федерального закона. 
2. Обязать всех начальников отделов ознакомиться с данным Федеральным 
законом в новой редакции не позднее 31 декабря 2010 г

 

 

 

 

 

 

Начальник отдела сбыта 
готовой продукции                                                              И.Л.Сидоров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В дело № 02

______________   03 декабря 2010 г.

    (личная подпись)

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Барбакова С.И., Комышев А.Л. Деловое общение. – Ижевск: Шеп, 2003.

2. Охотников А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Москва  ИКЦ «МарТ»: Роств н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004.

3. Паневчик В.В., Делопроизводство: Учеб. пособие/ В.В. Паневчик.- 2-е изд., испр. и доп. – Мн.: Высш. Шк., 2003.

4. Документационное обеспечение  управления: Учеб.-практ. пособие/ М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект: Велби, 2005.-383c.

5. Делопроизводство: Учеб./ Под ред.  Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004.-542c.

6. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. -9-е изд., перераб. и доп. - М.: Приор-издат, 2004.-160c.

7. Делопроизводство в учреждениях,  организациях и на предприятиях/ М.А.Татарников. - М.: ИНФРА-М, 2004.-206c.