Регистрация документов

Эффективность использования карточной формы регистрации  документов определяется   следующим:

          - карточки можно располагать в любом порядке, что обеспечивает возможность поиска по одному из признаков, положенных в основу их систематизации;

          - одним регистрационным актом  можно создать несколько карточек, организовать несколько карточек, что создаст условия для центорализации

регистрационных операций;           

         - карточки можно использовать для создания каталогов в период архивного хранения документов; заполнять карточки (в отличие от журналов) можно на пишущей машинке; 

- регистрационные работы можно ускорить за счет одновременного заполнения  карточек несколькими  работниками (вносить данные в журнал может только один человек).

С применением карточек для регистрации резко повышается возможность оперативного нахождения документа или группы документов и одновременно сокращается трудоемкость регистрационных   операций.

Эффективность использования картотек снижается, потому что карточки систематизируют по второстепенным поисковым признакам, например, по порядку регистрационных номеров; сведения о реквизитах, прохождении и исполнении документов фиксируют неполно и нечетко. На эти моменты следует обратить внимание при использовании карточной формы регистрации.

         Эффективность карточной формы регистрации документов проявляется в  следующих  условиях:

- частая необходимость быстрого нахождения одного или группы документов, объединенных общим признаком;

- соблюдение должностными лицами правил работы с карточками, картотеками и порядка выполнения соответствующих  операций;  

- техническое обеспечение эксплуатации картотек.

Бланки регистрационной карточки изготовляются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге повышенной  плотности формата А5 (148 X 210) и А6 (105 X  148 мм).

Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям, Чаще всего это два-три экземпляра; 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого

предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако при регистрации повторного обращения в регистрационной карточке указываются все признаки и первого документа, т.е. его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

 

Для визуального различия карт и картотек карты разрешается изготовлять из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Цветовые различия карт можно использовать следующим образом: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются соответственно на белых, желтых и голубых картах; письма, жалобы и заявления трудящихся на карточках с  красной   полосой.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Состав и содержание заполняемых граф зависят от того, па какой инициативный документ заполняется карточка — входящий, исходящий  или внутренний.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется

числом справочных, контрольных и  других картотек во всех структурных подразделениях, где документ будет исполняться  и  контролироваться.

В учреждениях I и II категорий карты заполняют в 3—5 экземплярах: два помещают в справочные картотеки, построенные чаще всего по корреспондентскому, предметно-тематическому или структурно-хронологическому принципу, третий направляют в контрольную картотеку, четвертый — исполнителю, а пятый — в подразделения, где ведутся специализированные картотеки (например, кодификационная картотека в юридическом отделе, картотека писем, жалоб и заявлений граждан в бюро жалоб или контрольной группе, картотека нормативных документов по труду в управлении (отделе) организации труда и заработной платы).

В учреждениях III и IV категорий при регистрации заполняют 2—3 экземпляра карточек, которые используются для создания справочной и контрольной картотек, а также в ряде случаев направляются вместе с документом исполнителю. В некоторых из этих учреждений при регистрации документов заполняют одну карту.

Число экземпляров карт, заполняемых при регистрации в учреждении,

не всегда постоянно: на каждый документ создается одно и то же количество

экземпляров карт, однако при регистрации тех документов, для учета которых в структурных подразделениях создаются специализированные картотеки,   оно  может  возрастать.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.

В графе «Корреспондент» указывается название учреждения либо фамилия, имя и отчество, место работы или домашний адрес лица, от которого поступил или которому документ направлен.  Название учреждения можно указывать в официально принятом сокращенном виде. При наличии утвержденного перечня постоянных корреспондентов с их условными обозначениями, они могут быть проставлены вместо названий  учреждений. При поступлении коллективного письма указывают фамилию, имя и отчество лица, первым подписавшего документ, а затем добавляют слова «и другие». Если документ составлен одним лицом, а прислан из другого учреждения, первым указывается автор документа, а затем после слов «поступил из» — название корреспондента,  передавшего документ.   Например,  «поступил из редакции газеты «Известия».

Если исходящий документ направляется (в копиях) нескольким адресатам, указывается не более 3. При массовой рассылке пишут обобщенное наименование корреспондентов (например, всем трестам и СМУ; секретарям исполкомов районных и городских Советов и т. д.) и номер списка рассылки, например, «Всем   предприятиям. Список рассылки № 6».

При регистрации внутренних документов в этой графе указывают наименование структурного подразделения, которому адресуется документ (приказ, распоряжение), или же наименование структурного подразделения, где он подготовлен (справка, сводка, докладная или объяснительная записка, протокол).

В графе «Дата поступления и индекс документа», которую заполняют только при  регистрации  входящего документа,  отмечают дату  поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил 

         Дата поступления документа является одновременно и датой его регистрации. Дата включает число,  месяц  и  год,  обозначаемые  шестью арабскими цифрами, например 06.04.07. Индекс, присвоенный документу при регистрации, отчетливо указывается  при  рукописном заполнении  карточек буквами и цифрами несколько крупнее обычных, при  машинописном, компьютерном — заглавными.

В графе «Дата и индекс документа» при регистрации входящего документа указываются дата и индекс, присвоенные ему учреждением — автором документа. Если регистрируется документ, который составлен в одном учреждении, а прислан другим, следует указать даты этих документов и   индексы,  присвоенные  им  учреждениями-отправителями:

03.02.07  274  ООО «Таверна»  25.02.07    56/1892 газета «Известия».

При регистрации исходящего или внутреннего документа в настоящей графе указывают дату его подписания  и  индекс документа.

В графе «Краткое содержание» указывают вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. Вид документа (кроме письма) указан на регистрируемом документе. Заголовок к тексту точно воспроизводится на карточке.

При отсутствии заголовка лицо, регистрирующее документ, знакомится с текстом документа и формулирует его краткое содержание одной обобщающей фразой. Чаще всего она строится на основе заключительной части документа, в которой содержатся выводы, предложения, просьбы, заключения и т. и. При этом целесообразно начинать изложение заголовка отглагольным существительным с предлогом О или Об (О изыскании, О проведении, Об изменении   и  т.   д.).

В отдельных случаях при регистрации входящего документа в данной

графе отмечают должность, звание, инициалы и фамилию лица, подписавшего его. Например, зам. министра связи В.Л. Саванчук, директор завода, депутат Верховного Совета А. В. Костенко, академик С. Максимов.

          При регистрации исходящих и внутренних документов должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ, указывают обязательно.

В графе «Резолюция или кому направлен документ» записывается резолюция  руководителя, которая  переносится  на  карточку без  изменений и сокращений. При  этом указывают инициалы и  фамилию руководителя, а в некоторых случаях и его должность. На карточку переносят все резолюции, содержащиеся в документе. При отсутствии резолюции в данной графе записывают название подразделения или инициалы и фамилию должностного лица, которому направляется документ. Вместо названия    подразделения можно записать его индекс (номер) или сокращенное  обозначение (СКВ.   БТИ,   ОТЗ).

 

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа
1	2	3	4	5	6

 

Резолюция или кому направлен документ					Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Исполнители	Задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата постановки резолюц.
7

 

В графе «Отметка об исполнении» в карточке, составленной на инициативный входящий документ, фиксируют  краткое содержание, дату   и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе, и, если необходимо, кем, когда и как об этом решении уведомлен автор этого документа. Приведенная запись удостоверяется  подписью непосредственного исполнителя документа с указанием его должности, инициалов и фамилии. Например:

Дано указание о дополнительной отгрузке бутового камня в третьем квартале 2006 г. Письмо зам. министра Р. Л. Веселова от 03.04.06 № 16/184.

Ст.   инженер  А.   Васильев 04.04.06

           Министром разрешена немедленная командировка в Красноярск и        Иркутск.

Передано директору завода по телефону  12.10.06 в  12 ч. 20 м.

Ст.    инженер  Л.   Ковалев. 12.10.06

          В карточке, составленной на инициативный исходящий документ, в данной графе проставляют дату получения ответа на него, дату и индекс ответного письма автора, указывают краткое содержание, в ряде случаев —должность и фамилию подписавшего его лица. Если ответный документ отсутствует, записывают, когда и какое решение принято по существу рассматриваемых вопросов. Приведенная запись удостоверяется подписью непосредственного исполнителя документа с указанием его должности, инициалов  и  фамилии.

В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе указывают конкретные действия по выполнению документа и достигнутые результаты. Если в процессе выполнения составлялся новый документ, указывают его дату  и  индекс, должность и фамилию лица,  подписавшего его.

Непосредственный исполнитель удостоверяет эту запись подписью с

 

указанием своей должности,  инициалов и фамилии. Например:

10, 14 и 28 января произведены  контрольные обмеры работ, выполненных  бригадами  штукатуров  СМУ-3. Докладная  записка от 05.01.08  № 4/25 представлена  управляющему. Подготовлен проект  приказа.

Ст.   инженер (подпись) С. А. Сидоров

08.05.08

Проведено совещание со старшими инженерами по технике безопасности, Подготовлено и разослано инструктивное письмо от 18.01.08 № 8/214

Начальник   отдела        (подпись) А.Р.   Андреев

          В графе «Контрольные отметки» фиксируют отметку о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов. На карточке входящего документа сведения о его движении могут располагать в следующем

порядке. Как правило, документы передаются и принимаются без расписки (расписки ставятся на карточке только в том случае, если в учреждении установлен такой порядок).

На карточках регистрации исходящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, а также лиц, завизировавших его.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.

 

 

 

 

 

 

 

 

Индексация документов

 

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых  условных обозначений,  указывающих место их исполнения (составления) и хранения.