Регистрация документов

Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов.  

При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать однообразную систему обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила: для всех индексов применяются только арабские цифры, индексы буквенные и смешанные (цифровые   и буквенные) не используются (исключение из этого правила оговариваются); расположение составных частей индексов должно быть постоянным;  система индексов, применяемая в учреждении, остается неизменной на протяжении достаточно длительного промежутка времени и может быть изменена в связи с реорганизацией делопроизводства.

В делопроизводстве индексируются регистрируемые и нерегистрируемые документы, группируемые в дела по номенклатуре. Как правило, документ получает только один индекс, проставляемый в карточке и на документе одновременно с регистрацией последнего. Основой делопроизводственной индексации является сводная номенклатура дел учреждения.

Регистрационные индексы проставляются на таких документах:

- входящих (приложения к  ним не индексируются);

- исходящих и их копиях, остающихся в делах учреждения   (приложения к  ним  не  индексируются);

- внутренних  и   всех  приложениях   к  ним.

На ответном документе проставляют индекс инициативного документа.

Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа

состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индекс документа включает условное обозначение подразделения, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, в которое он будет помещен. Например, 05—12 (05 — обозначение подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре). Индексы такой структуры используют для индексации любой категории дел в различных учреждениях,  организациях или  предприятиях.

При ведении в учреждении индивидуального учета документов к указанному индексу добавляют порядковый номер исходящего или входящего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/536 (536 — индивидуальный порядковый номер данного документа). Порядковые номера присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам и возрастают в пределах года.

При  индексации предложений, заявлений и жалоб граждан индекс документа включает обозначение дела в структурном подразделении, где будет рассматриваться документ, его порядковый номер в пределах своей группы документов и первую букву фамилии автора.  Например, заявление В.С. Боброва о недостатках в нормировании и оплате труда может иметь индекс 14-25/3186 (14 — условное обозначение отдела труда и заработной платы, 25 — порядковый помер дела по номенклатуре, 318 — порядковый помер заявления В.С. Боброва, б — первая буква фамилии заявителя).

В учреждениях с большим объемом заявлений граждан можно использовать другую систему индексации, в которой порядковый номер обозначает не место данного документа во всей группе заявлений и жалоб, а в группе документов, фамилии авторов которых начинаются на букву, например, 0, т. е. 14-25/6-318 (б — первая буква фамилии заявителей, отнесенных к данной  группе).

         Для большей информационности индекс можно усложнять. Например,

индекс рационализаторского предложения Р. Алексеева может иметь вид: 18/20А-530-8/18 (20А — индекс дела с заявлениями изобретателей, фамилии которых начинаются с буквы Л, 530 — порядковый помер заявления                    Р. Алексеева, 8 — условное обозначение цеха, в котором работает изобретатель).

Правила индексации некоторых видов внутренних документов отличны от правил индексации входящих, исходящих и ряда внутренних документов. Индексация постановлений, распоряжений, приказов, указаний и других распорядительных документов, а также протоколов производится раздельно по каждому виду и подвиду. Индексом является регистрационный номер документа в своей группе. Порядковые номера возрастают в течение года (в учебных заведениях в течение учебного года). Протоколы заседаний исполкомов Советов и других выборочных органов нумеруют в пределах срока их полномочий.

Следует отличать делопроизводственный индекс документа от индекса дела по номенклатуре и классификационного   индекса.

Присваивать документу очередной индивидуальный номер можно с помощью нумерационных бланков. Нумерационные бланки оформляют отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов и по мере присвоения документам номеров последние вычеркиваются на бланке. Если для регистрации этих документов применяют карточки разного цвета, нумерационные бланки оформляют на бумаге соответствующего цвета.

Индексы проставляют на документах при регистрации. В учреждениях I и II категорий номер дела в индексе проставляют в подразделении, где документ исполняется или был подготовлен, независимо от того, где его зарегистрировали. Если в этих учреждениях входящие и исходящи документы регистрируют несколько человек, то осуществлять индексацию целесообразно  одному  работнику.

 

Систематизация регистрационных карточек и организация справочных картотек.

 

Основу справочного аппарата в делопроизводстве составляет  справочная картотека, в которой регистрационные карточки расположены в определенном  порядке (по определенной схеме).

Справочный аппарат в делопроизводстве призван разносторонне раскрывать состав и содержание документов, циркулирующих в сфере делопроизводства; обеспечивать оперативный поиск документов и получение информации, необходимой для контроля за исполнением документов.

Количество и вид картотек в делопроизводстве определяются степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения. При централизации регистрационно-справочных операций все или большинство картотек располагают в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении указанных операций картотеки сосредоточивают в  структурных   подразделениях  и  службах.

В учреждениях I, II и III категорий справочные картотеки могут вестись как в канцелярии, так и в структурных подразделениях; в учреждениях IV категории ведется единая справочная картотека или журналы регистрации  па все регистрируемые документы.

Карточки помещают в картотеки немедленно после внесения в них учетно-справочных данных и при необходимости перемещают из одной части картотеки в другую, не извлекая из  нее.

Карточки группируют (систематизируют) в картотеке по алфавитному, географическому, корреспондентскому, номинальному, предметно-вопросному, структурному, хронологическому и другим признакам. Выбор  признака классификации карточек в картотеке определяется содержанием информационных запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

По алфавитному признаку располагают карты, которые с целью оперативного поиска можно систематизировать в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов. Алфавитный признак наиболее формализован и используется при построении картотек писем и заявлений граждан, рационализаторских предложений   и   т.   д.

При систематизации по географическому признаку карточки располагают в соответствии с отнесением зафиксированных в них событий или явлений  к  какому-либо  географическому   пункту.

Использование корреспондентского признака предполагает систематизацию карт в соответствии с порядком расположения организаций, с которыми ведется документооборот (например, министерства, заводы, институты и т. д.). По этому признаку карты систематизируют тогда, когда по запросу извне необходимо установить, кому направлен поступивший в аппарат  документ.

Номинальный признак предполагает расположение карт в картотеке в соответствии с видами документов, к которым они относятся. Рубрики картотеки при этом могут быть следующими: уставы, положения, постановления, распоряжения,   приказы,   протоколы   и  т.   д.

Предметно-вопросный признак является важнейшим при организации картотек. Карты в этом случае располагают в соответствии с содержанием документов или сферой народного хозяйства (деятельности), к которой относятся документы. Рубриками картотеки могут быть: названия отраслей народного хозяйства (промышленность, строительство, сельское хозяйство), отраслей промышленности (машиностроение, легкая, пищевая и т. д.), виды деятельности (снабжение, сбыт, финансирование и т. п.), наименование мероприятий (посевная кампания, борьба с весенним паводком, участие школьников в сельскохозяйственных работах).

При необходимости используют более глубокое деление понятий: народное образование:

 

- строительство школ;

- организация учебного процесса;

- организация   воспитательной   работы.

При организация картотек по структурному признаку карточки размещают в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям учреждения, т. е. к управлениям, отделам, секторам. Разделами и рубриками такой картотеки являются наименования структурных подразделений.

Согласно хронологическому принципу документы располагают в картотеке по датам их  поступления,  исполнения  и т.  п.

В большинстве случаев алфавитный и хронологический признаки используют в сочетании с другими для более глубокого деления массива карточек  и  ускорения  их  поиска.

Справочная картотека учреждения делится на две части: неисполненных  и  исполненных документов.

Картотека неисполненных документов нужна для поиска документов в процессе их исполнения и в большинстве случаев ведется централизованно. Карточки в ней располагают по группам документов (входящие, исходящие, внутренние), по корреспондентам (адресатам и адресантам), по срокам  исполнения, структурным подразделениям, хронологии (по датам поступления, отправления или подписания).

Картотеку исходящих неисполненных документов можно построить по структурным подразделениям (исполнителям) или корреспондентам. В первом случае документ находят по индексу (фамилии исполнителя) и дате документа,  но втором — по адресату и дате документа.

В картотеках входящих, исходящих и внутренних документов карточки можно располагать соответственно по датам их поступления, отправки и  подписания. По мере исполнения документов карточки из картотеки неисполненных  перемещают в картотеку исполненных документов, которая строится по  производственно-отраслевому, вопросному или предметному признаку.

Дополнительными поисковыми признаками здесь являются хронологический и  структурный.

Рубриками картотеки исполненных документов могут быть разделы и рубрики классификатора вопросов деятельности учреждения, разделы и статьи номенклатуры дел, объекты или явления, понятие о которых является собирательным по отношению к какой-либо группе документов.

Если рубриками картотеки являются разделы сводной номенклатуры дел, то последовательность расположения рубрик соответствует последовательности разделов номенклатуры. Последовательность расположения рубрик в картотеке подразделения соответствует статьям номенклатуры его дел. Если в номенклатуре дела перечислены, например, в таком порядке: приказы министерства, генерального директора объединения, положения о производственных единицах и структурных подразделениях, то и комплекты регистрационных карточек располагают в картотеке в той же очередности. На разделителях разделов картотеки указывают наименования подразделений, а на разделителях рубрик — заголовки дел.

Картотеку писем и заявлений граждан, поступающих в учреждение, выделяют в самостоятельную часть, а карточки систематизируют по алфавиту фамилий и имен заявителей. При большом количестве карточек картотеку можно построить по географическому (наименования административно-территориальных единиц) признаку в сочетании с  алфавитным.

Картотеки специального назначения в структурных подразделениях (кодификационные, нормативные и т. д.) организуют по предметно-тематическому, хронологическому или алфавитному  признакам.

Делопроизводственные картотеки передают в архив вместе с соответствующими делами и документами.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Основным принципом регистрации документов организации, ее структурных подразделений является однократность. Поступающие документы регистрируются в день доставки, отправляемые — в день подписания.

Самостоятельно регистрируется только инициативный документ, присланный извне или созданный в организациях. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на инициативный документ.

Обязательной регистрации подлежат документы, которые по своему содержанию требуют рассмотрения, решения или ответа.

При регистрации документов используются: список структурных подразделений; сводная номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; приказы о распределении обязанностей между руководителями; классификатор видов документов; классификатор исполнителей и контролеров; классификатор организаций; книга-нумератор.

На каждое поручение, обозначенное в документе и имеющее срок исполнения и ответственного исполнителя, заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК). Она обеспечивает цели учета, регистрации, контроля и поиска всех документов.

РКК изготавливается на листах карточной или обложечной бумаги (плотностью 160 г/м2) формата А5, бланки карточек должны печататься на бумаге светлых тонов, допускается цветовое различие карточек (и зависимости от группы или видов документов).

 

 

 

 

 

Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных

химических веществ в воздухе на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ

 

   В производственных помещениях, в которых работа с использованием ПЭВМ является вспомогательной, температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений.

В производственных помещениях, в которых работа с использованием ПЭВМ является основной (диспетчерские, операторские, расчетные, кабины и посты управления, залы вычислительной техники и др.) и связана с нервно-эмоциональным напряжением должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата для категории работ 1а и 1б в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами микроклимата производственных помещений. На других рабочих местах следует поддерживать параметры микроклимата на допустимом уровне, соответствующем требованиям указанных выше нормативов.