Контрольная работа по дисциплине "Документирование управленческой деятельности"

       Если  в коммерческой переписке наступает  такая ситуация, что ожидаемый  ответ одного из партнеров по каким-либо причинам не поступает и невозможно с помощью других средств сообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма - письмо-напоминание (Прил.5). Содержание и тон письма- напоминания зависит от того, насколько важны для предприятия сведения или действия, задерживающиеся в связи с отсутствием информации от партнера. В зависимости от этих факторов письмо может содержать одну или две части. 
Письмо из двух частей включает в себя часть, собственно напоминающую и часть, содержащую меры, которые будут приняты в случае дальнейшего отсутствия вестей от партнера. В том случае, если информация не является важной или если никаких обязательств еще и не было, то вторая часть письма опускается. В приведенной ниже переписке письмо-напоминание написано без второй части так как обязательств фирмой дано не было и кроме того отправители письма заинтересованы в сохранении партнерских отношений с получателями.

       Следующее письмо - это письмо, отправленное в  ответ на напоминание, письмо-просьба (Прил.6). Это конечно, не значит, что на напоминания надо отвечать всегда просьбами - письмо просьба посылается в тех случаях, когда необходимо изложить какую-либо просьбу от лица предприятия или организации. 
В данном случае письмо-просьба является как бы дополнением к запросу, то есть в ней содержится просьба прислать дополнительную информацию о товаре и образец. Также там содержится просьба о предоставлении скидки и гарантий поставки.

       Ответ на просьбу в значительной степени  зависит от содержания просьбы и  в принципе это может быть любое  письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбу гарантировать поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки. Поэтому ответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо(Прил.7) Гарантийное письмо в общем случае содержит подтверждение определенных обещаний или условий и адресуются обычно организации или частному лицу. В описанной ситуации она содержит подтверждение сроков поставки и скидок.

       Письмо-заказ (Прил.8) - это вид делового письма, содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в определенном количестве, при оговоренных условиях. В нашем случае это обращение к продавцу, содержащее просьбу поставить компакт-диски на ранее оговоренных условиях в количестве 4000 штук.

       Ответом на заказ(Прил.9) в общем случае может являться, подтверждение заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа “заказ принят к рассмотрению”, “в данный момент заказ не может быть выполнен” и т.п. Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам не высылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работе такого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердые гарантии относительно сроков и условий поставки.

       В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с  момента получения заказа. Поэтому  компакт-диски высылаются с приложением  к ним сопроводительного письма(Прил.10). Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в том случае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого. Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве - с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой - сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное. 

                                                                           3. Резюме. 

       Как правило, резюме анализируется в  отсутствие претендента на рабочее  место . Этот документ должен содержать  лаконичную информацию об авторе, достаточную , чтобы понять , что он умеет и чего стоит. В резюме надо отразить всю свою индивидуальность, подчеркнуть положительные стороны своей деятельности. Большое значение имеет оперативность представления резюме, поэтому резюме стараются подготовить заблаговременно и всегда держать под рукой.

       Люди, впервые занимающиеся поиском работы, уверены, что есть какой-то волшебный  способ или заветные слова: стоит  только воспользоваться - и золотая  рыбка (новая работа) будет в руках. Должны вас огорчить - в поисках работы нет ничего сверхъестественного. А успех сопутствует тем, кто может увидеть все возможные варианты поиска и отработать их.

       Первый  шаг - оповестить как можно большее  количество людей о том, что вы ищете работу. В первую очередь - своих знакомых, бывших коллег, родственников. Далее следует опубликовать свое мини-резюме в газетах по трудоустройству. Их читают сотрудники служб персонала, руководители компаний, рекрутеры кадровых агентств. Это именно те люди, которые занимаются набором персонала.

       Таким образом, предложений у вас будет  значительно больше. Безусловно, у  этого пути есть издержки. Возможно, что часть предложений будет  неинтересна, вам придется много  раз проходить собеседования  и не все из них будут удачными, но зато вы приобретете некоторый опыт. Вам придется подготовиться к тому, что несколько дней после выхода объявления надо будет провести у телефона в ожидании звонков и ограничить личные беседы по телефону. И, конечно, никто не застрахован от звонков грубиянов (их в результате оказывается не так уж и много. Мы также уверяем вас, что число позвонивших маньяков незначительно).

       Конечно, невозможно предусмотреть все неприятности, но сократить их количество вполне возможно, если грамотно составить  краткое резюме. 

       Определите  должность

       Прежде  всего сформулируйте цель. Начните  свое резюме с должности, на которую  претендуете. Никто, кроме вас, не знает, какая работа вам интересна, и  никто не будет думать за вас и  что-то предлагать. Да и отношение  к подобным объявлениям соответствующее. Ну подумайте, кому нужен работник, который не знает, чего он хочет.

       Образование

       Следующее, что стоит указать в резюме, - это образование. Если оно профильное, надо непременно об этом упомянуть. Ваши шансы увеличатся, если вы, например, закончив архитектурный институт, ищете работу дизайнера. Если вы еще учитесь и ваше образование имеет прямое отношение к будущей работе, стоит написать, например, "студ. МГИМО, ф-т межд. права". Если же ваше образование никак не связано с профессией, лучше просто ограничиться сокращением в/о или средне-специальным.

       И еще одно соображение: не всегда стоит  указывать аббревиатуру названия института. Сейчас появилось так много новых  учебных заведений, что буквы  уже ни о чем не говорят. Это, безусловно, не касается МГУ и, может быть, еще нескольких вузов.

       Опыт  работы

       Если  он у вас есть, непременно стоит  указать стаж работы в этой должности. Но, если он небольшой (менее года), лучше  ограничиться фразой "есть опыт работы".

       Если, несмотря на бурное течение нашей  жизни, вам удалось поработать на одном месте, возможно, это будет оценено работодателем как показатель вашей стабильности и надежности. Упоминать об этом в резюме или нет решать вам, но это должно быть изящно сформулировано (никак не в виде фразы "весь стаж - одно место").

       Не  стоит также останавливаться  на перипетиях своей судьбы и рассказывать обо всех профессиях, где вам довелось поработать и набраться опыта, например: "Девушка 27 лет ищет работу. Опыт: мед. сестра, оператор а/мойки, повар, парикмахер". Это обстоятельства вашей биографии, и они вряд ли заинтересуют работодателя и прибавят вам шансы в получении работы.

       Один  из самых важных моментов - это то, что вы умеет делать, ваши навыки в этой работе. Постарайтесь вспомнить  все, что вам доводилось когда-либо делать, может быть, даже давно или не очень много, но о чем вы имеет представление и что может заинтересовать работодателя. Не ограничивайтесь фразой типа "все участки бухучета", напишите подробнее -балансы, налоги, оптовая, розничная торговля, услуги, склад, валютные операции и др. Если это важно для работы, укажите компьютерные программы, которыми вы владеете, пусть не в совершенстве, и непременно знание языка. Поверьте, владение языком, пусть даже на базовом уровне, может дать вам преимущества.

       И в заключение несколько ответов на распространенные вопросы. Указывать ли свой возраст?

       Это скорее принято, а не обязательно. Решайте  сами. Например, только 80% людей, опубликовавших свое резюме в издании "Работа сегодня", указывали свой возраст.

       При прочих равных условиях преимущества в получении работы есть у людей в возрасте от 25 до 45 лет. Но в нашей практике мы сталкивались с ситуациями, когда руководители отдавали предпочтение кандидатам предпенсионного и пенсионного возраста. Директор одной успешной фирмы взял на работу мужчину 60 лет, несмотря на то, что были претенденты моложе его. Руководитель посчитал, что опыт работы, стабильность, возможность целиком посвятить себя работе и житейская мудрость для него. 

       Пример:

       г. Ухта, пр. Ленина, д. 28, кв. 131

       Телефон: дом. (82147) 66083

       моб. 8 904 2737570 

       Картаева  Наталья Николаевна 

                                                          

                                                            4. Доверенность. 

       Доверенность - документ, который организация или предприятие выдает должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

       Доверенность  бывает личная и официальная.

       Реквизиты доверенности /официальной/

       Наименование  вида документа /ДОВЕРЕННОСТЬ/ Полное наименование организации выдавшей доверенность и ее адрес Дата

       Номер доверенности Срок действия доверенности

       Ф.И.О. должностного лица, которое получает материальные ценности Данные паспорта /номер, серия, кем выдан, когда/ Наименование организации поставщика Перечень и количество получаемых ценностей Подпись получателя доверенности

       Подпись руководителя организации и главного бухгалтера выдавшего доверенность Печать

       Реквизиты доверенности /личной/ Наименование вида документа /ДОВЕРЕННОСТЬ/ И.О.Ф. выдавшего доверенность И.О.Ф. кому выдана доверенность Текст доверенности

       Наименование  организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности

       Подпись лица выдавшего доверенность

       Дата  выдачи

       Должность и подпись лица, удостоверяющая подпись доверителя

       Дата  удостоверения подписи

       Печать 
 

       Статья 185. Доверенность 

       1. Доверенностью  признается письменное уполномочие,  выдаваемое одним лицом другому  лицу для представительства перед  третьими лицами. Письменное уполномочие  на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

       2. Доверенность на  совершение сделок, требующих нотариальной  формы, должна быть нотариально  удостоверена, за исключением случаев,  предусмотренных законом.

       3. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются: