Контрольная работа по дисциплине "Документирование управленческой деятельности"

Федеральное агентство по образованию

Ухтинский государственный  технический

университет 
 
 

Кафедра экономики и управления на предприятии 
 
 
 

Контрольная работа 

по дисциплине: Документирование управленческой деятельности 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

Ухта 2007 г.

 

                                                                         

                                                                          СОДЕРЖАНИЕ 

 

                                                  1. Этика деловых отношений. Деловой этикет.

       Древнегреческий философ Аристотель ввел слово «этика»  как название науки о морали, о  нравственности. Этика в теоретической  форме отвечает на вопросы реальной жизни : что такое хорошо и что  такое плохо, что есть добро и зло, в чем смысл жизни , как надо поступать в тех или иных случаях и др. Она должна гуманизировать, облагораживать общение между людьми. Профессиональная этика прежде всего существует в тех профессиях, объектом которых является человек. Профессиональная этика делового человека предполагает соблюдение норм профессионального кодекса чести и достоинства, который воспитывает у него сознание принадлежности к общности людей, стремящихся к совершенству в своей профессии. Профессиональная честь и достоинство являются мерой профессионализма, показателями нравственных качеств делового человека.

       В энциклопедии этикет определяется как  «установленный порядок поведения где-либо». Этикет формируется, прежде всего, в соответствии с нравами и обычаями. Его становление зависит от всей системы регулирования отношений между людьми : норм права и морали , установившихся традиций, общественного мнения. Невозможно слепое копирование англо-американского, западноевропейского, японского или корейского опыта без учета национально-психологических особенностей делового общения в нашей стране.

       Деловой этикет- свод форм и правил наиболее целесообразного поведения, которое  должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях. В практике деловых отношений имеются стандартные ситуации, с которыми часто приходится сталкиваться при выполнении профессиональных обязанностей. Для этих ситуаций и вырабатываются правила поведения.

       Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и  внешнего вида делового человека, манеры общения с партнерами, сослуживцами и руководителем, ведения переговоров по телефону; определяет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, то есть предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потребуются деловому человеку, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, связанной с его работой.

       Деловому  человеку необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие  качества, как доброжелательность, вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уверенность в себе. Вопросы поиска делового партнера и проверки его финансовой надежности очень актуальны. Качественное улучшение информированности снижает степень риска.

       Надежная  информация нужна до начала переговоров. Предположим, информация получена. Как  ее можно интерпретировать? Если денег  мало, то возможно он беден или удачно ими оперирует. Если денег много, то возможно они лежат без движения, возможно он богат, возможно на его счету находятся заемные средства.

       Платежеспособность  фирмы определяется на основе анализа  ее бухгалтерского отчета за ряд лет; его можно выполнить самостоятельно или с привлечением специалистов по финансам. На экономическое положение  фирмы могут влиять не только производственные, но и политические факторы. Так, например, последние события в Югославии разорили многие местные фирмы.

       Итак, получение надежной информации до начала переговоров с потенциальным  партнером позволяет снизить  расходы и делает предпринимательскую деятельность более доходной. Собрав нужные сведения о компании, начинают думать, как же связаться с нею. Для этого на помощь приходит деловая переписка.

       Все разнообразие официальной корреспонденции  может быть разделено на два основных вида:

       А) официальная переписка между  государственными организациями различных стран; этот вид корреспонденции используется в дипломатической практике;

       Б) деловые письма; имеющие часто  полуофициальный характер и широко применяемые при организации  деловых контактов и т.д.

       Стиль официальной переписки может  измениться в зависимости от языка  и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим  правилам, определяемым международной  практикой.

       Любой документ, будь то вербальная нота или  коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций: обращение, комплимент, подпись, дата, адрес.

       Кроме того, при оформлении деловой корреспонденции  желательно придерживаться следующих  общепринятых правил:

       1. Служебные письма пишутся на  чистом бланке или листе бумаги, только на его лицевой стороне;

       2. Каждая страница нумеруется арабскими  цифрами;

       3. Служебные письма печатаются  на машинке;

       4. В тексте не допускается подчистки,  исправления;

       5. Письмо складывается текстом  внутрь;

       6. На письмо необходимо дать ответ в течении 10 дней. Умение правильно говорить по телефону также важно, как деловая переписка и переговоры.

       Российская  практика делового общения показывает, что при разговоре по телефону наиболее отчетливо проявляются  скверные манеры служащих. Разговор должен быть коротким, вежливым, касаться существа дела. Набрав номер и услышав, что трубку сняли, поздоровайтесь, убедитесь, что связались с интересующим Вас абонентом, назовите себя и попросите к телефону нужного человека. Если разговор должен быть обстоятельным, поинтересуйтесь, имеет ли собеседник время Вас выслушать.

       Сняв  трубку по звонку, назовите организацию  или свою фамилию. В случае занятости, попросите перезвонить в удобное  для Вас и для абонента время. Никогда не ведите частных разговоров в присутствии кого-либо. Помните, что если телефонная связь прервалась перезванивает тот, кто звонил. Не следует звонить по делам в выходные дни. Помните, что ваша речь отражается на ваших сотрудниках и нас самих. Необходимо постоянно вежливым и приветливым. Думайте о других, и успех вашего дела будет обеспечен.

       Умение  общаться с деловым партнером, понимание  психологии другого человека, интересов  другой организации можно считать  одним из определяющих факторов в  процессе ведения переговоров.

       В основе человеческого поведения лежат сокровенные желания. Прежде всего, надо понять эти желания, "затем надо заставить вашего собеседника чего - то пожелать. Человек, который пытается бескорыстно служить другим людям, приобретает огромное преимущество. Самое существенное, заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять к нему внимание и поощрять его наградами, помогать самоутверждению партнера по переговорам.

       Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, мнениями. В ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.

       Как правило, беседы, и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров важно точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений. Один из методов в составлении балансовых листов. Усложнение переговорного процесса, желание повысить его эффективность привело к использованию персональных компьютеров. Они позволяют устанавливать связь с партнерами по переговорам, согласовывать повестку дня, время и место проведения переговоров, выбрать нормы и процедуры для принятия решений, определять степень риска и т.п. Существует несколько методов ведения переговоров. Метод ведения переговоров с более сильным партнером состоит в апелляции к длительным «историческим отношениям» с данной стороной. Более слабая сторона подчеркивает продолжительность хороших отношений с партнером и просит учесть это.

       Как бы продолжением предыдущего метода может стать обращение к будущему отношений с партнером: «Менее сильный может указать на вероятность развития отношений на длительный период в будущем и использовать такую перспективу в качестве основы для призыва к заключению более разумного соглашения на нынешнем этапе».

       Для усиления своих позиций более  слабые участники переговоров могут  объединяться и образовывать коалицию. Жесты, мимика, интонации -высшая часть делового общения. Интерпретация жестов, поз не всегда бывает однозначной. В процессе общения необходимо учитывать общую атмосферу беседы, и содержание. На переговорах с партнером, не следует принимать позу, характеризующую закрытость в общении и агрессивность: насупленные брови, сжатые кулаки и т.д.

       Позы  участников беседы отражают их субординацию. О стремлении к доминированию свидетельствуют такие позы, как: обе руки на бедрах, ноги чуть расставлены и т.д. Напротив, при желании подчеркнуть согласие с партнером можно наблюдать своеобразное копирование его жестов.

       Точных рецептов, как завоевать доверие руководителя, не существует, но безусловно одно: деловой человек должен быть профессионалом своего дела. Для этого необходимо постоянно совершенствоваться , читать дополнительную литературу, быть в курсе всех новинок в своей области, прослушать курс лекций. Никогда не критикуйте партнеров по бизнесу на людях и не обсуждайте их с другими партнерами. Будьте дружелюбны и

       общительны. Не воспринимайте критику как  глубоко личную обиду. Став профессионалом, не следует забывать о человеческих качествах: доброжелательности спокойствии, дипломатичности и общительности, готовности помочь и т.д.

       Оптимальный вариант - когда руководитель или партнеры по бизнесу, или подчиненные видят в вас делового партнера, на которого можно положиться.

       Вопросы делового этикета важны для руководителя компании, прежде всего потому, что  профессионал – это не только тот, кто владеет тонкостями какой-либо специальности, но и тонкостями делового общения. Если руководитель является специалистом, например, в менеджменте, то чтобы эффективно управлять, ему необходимо еще быть специалистом в деловом общении.

              Эффективное общение невозможно без владения нормами этикета. Оно пронизывает всю профессиональную деятельность руководителя. Ведь он не сам выполняет работу за своих подчиненных. Его задача - обеспечение выполнения работы с помощью других людей. Эффективное деловое общение и владение нормами этикета - это связующие процессы среди четырех основных функций управления - планирования, организации, мотивации, контроля.

       Кроме того, сотрудники очень чувствительны  к стилю общения и манерам  руководителя. Разумеется, с помощью  уважения, внимания и деликатности можно добиться от подчиненных больших результатов, чем с помощью давления, угроз, пренебрежения.