Контрольная работа по дисциплине "Документирование управленческой деятельности"

       • от первого лица множественного числа (просим);

       • от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

       • от третьего лица множественного числа ( руководство предприятия и трудовой коллектив просят);

       В современной коммерческой переписке  принято использовать «формулы»  вежливого обращения и вежливого  заключения до и после письма, например:

       а) вежливое обращение: Уважаемый господин директор Уважаемый господин Иванов И.И. Уважаемый Борис Петрович Уважаемые коллеги

       б) вежливое заключение: с уважением,с благодарностью, с надеждой на сотрудничество с пожеланием успехов.

       Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж. Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами.

       Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными  должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам-главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации

       На  входящих (получаемых) письмах проставляются  отметка о поступлении и резолюции  руководящих работников организации, рассматриваемых письмо, а в дальнейшем отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

       Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: n изучения особенностей стиля написания коммерческих писем; n изучения определения и области применения каждого письма; n описания хозяйственной ситуации; n составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией; n написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем: 
Письмо-просьба, 
Сопроводительное письмо, 
Письмо-подтверждение, 
Письмо-напоминание, 
Письмо-извещение, 
Гарантийное письмо, 
Письмо-запрос и ответ на него, 
Заказ и ответ на него, 
Оферта и ответ на нее.

       В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.

       Глава 1

       Особенности написания деловых писем

       1.1 Язык и стиль делового письма.

       Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

       Тон письма должен характеризоваться вежливостью  и точностью - качествами неотъемлемыми  в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным  деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с ъъъъъприветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

       Каждое  письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. 
Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

       2 Основные части делового письма.

       Основными частями международного делового письма являются: 
Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица 
Ссылки и дата 
Внутренний адрес 
Приветствие 
Основная часть письма 
Заключительные фразы 
Подпись

       Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться  номер телефона факс, телекс и телеграфный  адрес(они могут быть и внизу  листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...). Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

       Ссылка  состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы  и цифры, обозначающие сектор, отдел  или иное структурное подразделение  пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо.

       Различают три основных формата: 
День, месяц, год - британский стандарт; 
Месяц, день, год - американский стандарт; 
Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

       Внутренний  адрес состоит из имен адресата и  почтового адреса

       Каждая  фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под  нарицательным именем. 
Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

       Почтовый  адрес обычно состоит из номера улицы  и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и  название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.

       Основная  часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно  продолжается на новом листе.

       Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение 
Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

       Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. 
              Название фирмы ставится под подписью.

       1.3 Дополнительные части делового  письма.

       Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные: 
Вниманию конкретного лица; 
Краткое содержание письма; 
Приложение и копии; 
Постскриптум; 
Заглавие листа продолжения;

       Маркер  вниманию конкретного лица применяется  когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

       Суть  письма для удобства читающего может  излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

       Когда письмо отсылается с приложениями или  копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как  правило используется слово 
“копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.

       Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему  чего-либо произошедшего в последнюю  минуту или для того чтобы подчеркнуть  какой-нибудь важный аспект.

       Заглавие  листа продолжения содержит имя  адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

       Например:

       ООО “Арт Компакт”

       1996-06-01

       Страница 2

       Или:

       ООО “Арт Компакт” 2 
1996-06-01

       4 Конверт

       На  конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.

       1.5 Формы пунктуации

       Пунктуация  в основной части письма такая  же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных  вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная. В письме с закрытой пунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.

       При открытой пунктуации все эти знаки  опускаются. Иногда это относится  и к точкам после сокращений.

       Использование смешанной пунктуации характеризуется  постановкой запятой 
(двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.

       В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.

       Глава 2

       Описание  хозяйственной ситуации и основные виды деловых писем

       В данной главе я не буду полностью  описывать классификацию всех деловых  писем и их области применения, а остановлюсь подробно лишь на тех  из них, которые будут написаны в  работе.

       Первым  письмом в составленной переписке  является письмо- извещение(Прил.2). Этот вид письма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информацией может  быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала, представительства; производстве нового вида продукции и т.п... В данной переписке письмо-извещение используется для уведомления фирмы- потенциального покупателя партии компакт-дисков о выходе нового альбома популярной группы.

       Следующее письмо - это письмо-запрос(Прил.3). В  деловой переписке этот вид письма используется для получения информации об объекте общих интересов. Такой  информацией может быть цена, количество, сроки поставки, качество и другие характеристики товара. В коммерческой, переписке составленной в этой работе письмо-запрос используется для выяснения фирмой- потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт-дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

       Третье  письмо - это ответ на запрос(Прил.4). Ответ на запрос в значительной степени  зависит от содержания самого запроса. В случае, например, если в запросе  содержалась просьба выслать  конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержать конкретные данные). В случае, если в запросе содержалась только просьба прислать образец, то ответом может стать высылка образца с сопроводительным письмом. Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемые данные, как и происходит в нашей переписке.