Экспертиза ценности докуметов

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

В настоящее время экспертиза ценности документов в учреждении проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив; в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

     При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также, подведомственных им организаций, с указанием на сроки хранения (отраслевые перечни), с указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших, в указанные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативно правовыми актами.

Экспертная комиссия создается по приказу руково­дителя организации. В нее обычно включается не ме­нее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих струк­туру, деятельность, делопроизводство и состав доку­ментации данной организации.

Решения экспертной комиссией принимаются кол­легиально большинством голосов на заседаниях, кото­рые проводятся в соответствии с утвержденным пла­ном работы ЭК и по мере необходимости [10, c 78-80].

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы засе­даний подписывают председатель и секретарь комис­сии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Экспертиза ценности документов проводится еже­годно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с эксперт­ной комиссией под методическим руководством сотруд­ников архива организации.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ И ЦИТИРУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:КНОРУС, 2008. – 256 с.
2. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебное пособие / Е.В. Алексеева. – М.: Наука, 2002. – 271 с.
3. Альбрехт, Б.В. Архивоведение / Б.В. Альбрехт. – М.: МЦФЭР, 2005. – 192 с.
4. Афанасьева, Л.П. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. – 1998. - №4. – С.18-23.
5. Басаков, М. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: учебное пособие / М. И. Басаков. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. – 348 с.
6. Барахин, А.Б. Делопроизводство / А.Б. Барахин.  – М.: МЦФЭР, 2008. – 243 с.
7. Бардаев, Э. А. Документоведение [Текст] : учебник для вузов / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. – М.: Академия, 2008. – 301 с.
8. Березина, М.Н., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство / М.Н. Березина, Л.М. Лысенко. – 3-е изд., перераб. – СПб: Питер, 2008. – 321с.
9. Булюлина, Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: Наука, 2001. – 243 с.
10. Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, М.Л. Вялова. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.
11. Ватолина, М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с.
12. Вовкотруб, О.В. Архивоведение / О.В. Вовкотруб. – М: ПГУ, 2008. – 299с.
13. Голиков, А.Г. Архивоведение / А.Г. Голиков. – М: МФЭЦР, 2008. – 211с.
14. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебное пособие / Э.Н. Давыдова. – Минск: Книжный дом, 2008. – 295с.
15. Демин, Ю.Н. Делопроизводство / Ю.Н. Демин. – М.: МФЦЭР, 2008. – 224с.
16. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело / С.Ю. Кабашов. – М: Наука, 2009. – 294с.
17. Касьянова, А.Н., Куликов В.П. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / А.Н. Касьянова, В.П. Куликов. – 2-е изд., перераб. – СПб: АБАК, 2010. – 256с.
18. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В. Кирсанов. – М: ИНФРА - М, 2010. – 288с.
19. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. –Киев: Знання, 2001. – 324 с.
20. Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения IX Международной научно-практической конференции, 5-6 декабря 2002 г. М., 2003. С. 37.
21. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. – М: АСТ: Восток – Запад, 2008. – 427с.
22. Моисеенко Т., Свищев М. Изучение аграрной истории России последних десятилетий: перспективы "компьютерного источниковедения" // История и компьютер: Новые информационные технологии в исторических исследованиях и образовании. St. Katharinen, 1993. - С.93 .

23.             Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы. 2002. № 1. С.44-52.

24. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 224 с.
25. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. –  М.: Приор, 2006. – 144 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

Наименование организации (предприятия)

ПРИКАЗ

__________                                  Место издания                                 №________

О создании экспертной комиссии

В целях______________________________________________________ __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель - __________________________________________________________________

                                                   (должность, инициалы, фамилия)

Секретарь - __________________________________________________________________

                                                   (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии:

1.____________________________________________________________

                                                    (должность, инициалы, фамилия)

2. ___________________________________________________________

                                                   (должность, инициалы, фамилия)

3. ___________________________________________________________

                                                   (должность, инициалы, фамилия)

  2. Разработать положение об экспертной комиссии до ____________.

Руководитель организации         Подпись                    Расшифровка подписи

(предприятия)                            __________                 _____________________

Визы

Приложение 2

Протокол заседания экспертной комиссии (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Матрешка»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

10.19.2011                                           Москва                                               №3                       

Председатель комиссии – Павлов А. С., заместитель генерального директора.

Секретарь – Сенина А. О., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии:

Сумин О. Л. – главный бухгалтер

Терёхин Н. И.– старший менеджер

Жаркова Е. Е. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Матрешка» за 2001–2011 годы.

Доклад ответственного за архив Е. Е. Жарковой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив Е. Е. Жарковой.

1. СЛУШАЛИ:

Е. Е. Жаркову– ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Матрешка» и его предшественника, ТОО «Полянка», за 2001–2011 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). 

ВЫСТУПИЛИ:

Сумин О. Л., Терёхин Н. И., Сенина А. О.– предложили согласовать представленную опись. 

РЕШИЛИ:

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Матрешка» и его предшественника, ТОО «Полянка», за 2001–2011 годы в количестве 30 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

Е. Е. Жаркову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 280 единиц хранения за 2001–2011 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 2001–2011 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена. 

ВЫСТУПИЛИ:

Сумин О. Л., Терёхин Н. И., Сенина А. О.– предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

РЕШИЛИ:

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Матрешка» и его предшественника, ТОО «Полянка», за 2001–2011 годы в количестве 280 единиц хранения согласно представленному акту. 

Председатель                                  Павлов                               А. С. Павлов

Секретарь                                    Сенина                              А. О.Сенина

Приложение 3

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению