Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Организация экспертной комиссии. Функции и задачи.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев их ценности.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, организацию ее работы закрепляют нормативным документом - Положением об экспертной комиссии организации.

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения.

ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
• номенклатуры дел.

В задачи экспертной комиссии входит:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
1. проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
2. описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
3. описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);

актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Проведение экспертизы ценности.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

 

Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации.

Первый этап проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства:

• при составлении номенклатуры дел;

• при оформлении дел и проверке правильности формирования дел перед передачей в архив организации;

• при проверке правильности отнесения документов к тем или иным делам;

• при проверке правильности установления сроков хранения документов;

• при проверки дел на дублетность и т.д.

Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описки:

• на дела постоянного хранения;

• на дела по личному составу;

• актов о выделении дел к уничтожению и т.п.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

• постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
• длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

• основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;
• оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;
• документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет).

Перечни сроков хранения.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, организация труда и т.п.).

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. То есть, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 1993 г., исчисляется с 1 января 1994 г.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Отбор документов к уничтожению.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

 

 

 

Критерии экспертизы ценности

Экспертиза ценности документов осуществляется по следующим критериям:

• происхождение – определение роли, места организации или лица, составившего документ, в системе конкретной сферы деятельности или государственного управления, значимости составителя, времени и места образования документа;
• содержание – оценка важности отображаемого в документе факта (события, явления, предмета), значимости и качества отображения данных, дублируемость в других источниках, целевое назначение, подлинность и разновидность документа;
• внешние особенности документа – проверка юридической достоверности (присутствие подписи, печати, даты), наличия различных резолюций, пометок, физического состояния бумаги, особенностей изложения текста.

Помимо этих основных критериев экспертизы ценности, применяют общие принципы оценки:

• Значимость организации или лица, благодаря которым образовался документ. На сегодня существует огромное количество органов власти, учреждений и предприятий различного уровня и формы собственности, и чем большую роль они играют в жизни общества, тем более важен документ, созданный ими.
• Значимость содержания документа. В каждой организации вся документация делится на организационно-распорядительную и справочную. Первая отображает деятельность предприятия, а вторая исполняет вспомогательную функцию и со временем теряет актуальность.
• Значимость времени и места создания документа. В разные периоды функционирования общества документы имеют различное значение, и при оценке их ценности это необходимо учитывать.

Все критерии и принципы имеют большое значение для проведения качественной экспертизы ценности и применяются к любой документации.