Экспертиза ценности документов

Содержание:

Введение……………………………………………………………………..….3

1. Система экспертных органов……………………………………………….5

2. Критерии экспертизы ценности…………………………………………….8

3. Порядок проведения экспертизы ценности документов……………...…11

Заключение……….…………………………………………………………...14

Список литературы …………………………………………………………..15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные  вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством  их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается  в записи по установленной форме  необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме  того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Документы как источники  информации неравноценны.

Одни содержат информацию о политической, культурной и научной  жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют  документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и  общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Документы «но личному  составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.

По срокам хранения документы  подразделяются на три группы:

- документы постоянного хранения;

- документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

- документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

- отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);

- выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате проведения экспертизы ценности:

- устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

- определяются уникальные и особо ценные дела;

- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

 

 

 

 

 

 

1. Система экспертных органов

 

Для организации и  проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).

Председателем ЭК назначается  один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

В организациях, имеющих  подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

В состав ЭК и ЦЭК входят:

- экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);

- работник делопроизводственной службы;

- руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;

- специалист по научной, производственной и другим видам документации;

- специалист по обеспечению защиты информации.

В состав ЦЭК целесообразно  включить представителя архивного  учреждения, для которого данная организация  является источником комплектования.

В положениях об ЭК и ЦЭК  изложены правовые аспекты, функции  комиссий и порядок работы.

ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.

Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения  вступают в силу после утверждения  протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений  и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых  и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Методическое руководство  работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного  управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.

Если ЭК и ЦЭК - первая, то ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.

В государственных архивах  есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:

- экспертиза ценности документов внутри госархива;

- рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;

- работа по комплектованию госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

- архивных учреждений -- ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;

- прочих учреждений -- ЭК, ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

- рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

- организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;

- рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра-нения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

- рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

 

 

 

 

2. Критерии экспертизы ценности

 

Отнесение документов к  составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам  экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности -- это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения  относятся:

- роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;

- значимость выполняемых ими функций;

- время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет  разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три  группы.

К первой группе относятся  организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации  местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и  целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются  в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно  организации вспомогательного и  обслуживающего характера. Документы  этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

- значимость отраженных в документах событий;

- значение информации, содержащейся в документе;

- повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

- вид документа;

- подлинность документа.

Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

- организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

- справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу.

Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное  и справочное значение через определенный период - от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость  информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных  подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.

К критериям внешних  особенностей относятся:

- форма фиксирования и передачи содержания;

- удостоверение и оформление документа;

- физическое состояние документа.

Кроме общих критериев  экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные  критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая  эффективность разработки или открытия и др.

Работа по организации  экспертизы ценности документов проводится в три этапа.