Экспертиза ценности документов

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

- при разработке и составлении номенклатуры дел;

- при регистрации документов;

- при направлении исполненных документов в дела;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

 

 

3. Порядок проведения экспертизы ценности документов

 

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем  делопроизводстве в процессе формирования дел.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.

В это же время в  структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

Сдача дел в архив  организации проводится не позднее  чем через 3 года после окончания  их делопроизводством.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения - с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных  подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы - выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор  документов для хранения и выделения  к уничтожению только на основании  заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях  выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются  ошибочно оставленные в делах  черновики, дублетные экземпляры.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение  по результатам экспертизы принимает  ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

- составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

- проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

- запись ЭД на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание ЭД;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном  подразделении являются годовые  разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение  включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Акт составляется, как  правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны  дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение  документов возможно только после составления  годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий  период и утверждения их руководителем.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется  различным их значением. Одни из них  отражают развитие науки, культуры, народного  хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а  также производственную, научную, общественную деятельность отдельных лиц.

Эти материалы могут  служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому их ценность носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности организации и отдельных граждан. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах организаций и по истечении сроков возможного их использовании уничтожаются.

Поэтому главной задачей  экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной система  принципов, методов и критериев отбора документов.

Экспертиза ценности – это один из основных видов  работы с документами, так как  ее целью является формирование Национального  архивного фонда Республики Беларусь. 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы и нормативных актов:

1. Приказ от 19 января 1995 г. N 2 об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

2. Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

3. Основные правила работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

4. Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263)

5. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007.

6. Спивак В.А. «Документирование  управленческой деятельности (Делопроизводство)»  СПб.: ПИТЕР, 2007.